Définition et avantages de l’EDI, l’échange de données informatisé

À l’ère du zéro papier, l’EDI est une initiative permettant de standardiser, d’automatiser et de faciliter les échanges numériques en BtoB.

Rapidité du traitement de l’information, traçabilité, fiabilité, sécurisation des données et réduction des coûts font partie des enjeux permis par la dématérialisation des échanges.

Particulièrement bénéfiques dans les secteurs industriels, logistiques et commerciaux, les messages électroniques normalisés sont transmis d’ordinateur à ordinateur, pour traiter facilement les différents documents métiers.

Mais qu’est-ce que l’EDI exactement ? Quels sont les avantages à utiliser une plateforme EDI en logistique ou en commerce ? Et comment le flux EDI fonctionne-t-il ?

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Qu’est-ce que l’EDI ?

EDI : définition

L’échange de données informatisé, ou Electronic Data Interchange en anglais, est un échange d’informations automatique entre deux machines, par le biais de messages standardisés.

EDI : comment ça marche ?

L’EDI est donc une solution digitale permettant d’échanger des documents dans un format électronique standard entre partenaires (clients, fournisseurs, experts-comptables, administrations, banques) et ainsi d’éviter les envois par courrier, mail ou fax.

Ces documents peuvent être :

• commerciaux (commandes, factures, bons de livraison, avis d’expédition, devis, demandes de prêt, etc.),
• administratifs et comptables (liasse fiscale, DAS2, etc.).

Les informations recueillies sont interprétées et intégrées directement dans les systèmes d’information, pour un traitement immédiat, sans intervention humaine.

Manutan résume bien ce qu’est l’EDI dans cette courte vidéo :

Qu’est-ce qu’un message standardisé ou normalisé ?

Les messages normalisés sont codifiés au niveau de la syntaxe et du vocabulaire.

Par exemple, une date s’écrit toujours sous la forme JJMMAAAA, pour éviter les erreurs, les omissions, et pour que les ordinateurs puissent les lire et les interpréter grâce à un langage commun.

Les informations sont collectées et traduites par éléments de données, tels que :

• l’ID de l’émetteur (identité),
• l’ID du destinataire,
• l’adresse,
• la nature du document (facture, devis, etc.),
• le numéro du document,
• la date,
• la référence du produit,
• la quantité,
• le prix unitaire,
• le pays (un code dédié),
• le type de partenaire (fournisseur ou client, un autre code),
• la clé de contrôle (comme sur les codes barres), etc.

Voici la traduction d’un bon de commande au format EDI, selon la norme EDIFACT :

Chaque secteur a son organisation de standardisation et de normalisation, par exemple, ODETTE pour le secteur automobile européen et GS1 pour la grande distribution, entre autres.

Quelles sont les normes EDI ?

Les données sont structurées selon des normes techniques.

Parmi les plus connues, EDIFACT est l’une des normes des Nations Unies.

Elle décrit les modalités techniques pour l’échange de données informatisé dans les secteurs de l’administration, du commerce et du transport, mais aussi de l’industrie pharmaceutique.

On peut également citer RailML, basée sur le langage XML (Extensible Markup Language, métalangage informatique de balisage générique), qui permet d’échanger des données dans le secteur ferroviaire, ou encore la norme ODETTE EDI, développée pour l’industrie automobile allemande mais diffusée auprès d’autres fabricants européens.

Quels sont les protocoles utilisés dans l’EDI ?

Tout d’abord, il y a plusieurs conditions requises pour l’usage de l’EDI. En effet, l’émetteur et le destinataire doivent tous deux utiliser :

• le même langage standard (ou norme EDI),
• un logiciel EDI pour le lire,
• un système de communication sécurisé et adapté aux spécificités EDI.

Ainsi, les ordinateurs sont connectés soit :

• par liaisons spécialisées : deux ordinateurs ou systèmes se connectent sans intermédiaire sur Internet, via des protocoles sécurisés ;
• par un réseau privatif à valeur ajoutée (RVA) ou VAN en anglais (Value Added Network) : le réseau tiers gère la transmission des données et assure l’authentification de l’émetteur et la validité du message, entre autres.

Il y a plusieurs protocoles de transmission EDI sur Internet, notamment :

• le protocole SFTP (Secure File Transfer Protocol),
• le protocole SOAP (Simple Object Access Protocol),
• le protocole Applicability Statement 2 (AS2), basé sur HTTPS, etc.

EDI : avantages et objectifs

L’EDI comporte de nombreux avantages, répondant aux objectifs de compétitivité, de productivité et de rentabilité des entreprises :

• l’économie financière : la dématérialisation des échanges réduit les coûts en impression, envoi et archivage des documents, mais aussi en ressources humaines nécessaires pour leur traitement ;

Selon GS1, la grande distribution économise 775 millions d’euros chaque année grâce à l’EDI.

• le gain de temps, notamment dans le processus de traitement des commandes ;
• l’automatisation et la rapidité du traitement des échanges commerciaux, instantanés ;
• la fiabilité des données, garantie par une normalisation et un formatage stricts, des protocoles sécurisés, l’automatisation de la collecte des informations et le fait de ne pas avoir à les ressaisir ;
• la réduction des litiges : moins d’erreurs, moins d’omissions, et moins de délais en traitement et en livraison ;
• la visibilité en temps réel des transactions, de la commande à l’encaissement et l’amélioration du flux de trésorerie (order-to-cash).

L’EDI profite autant aux petites qu’aux grandes structures, qui se trouvent sur un pied d’égalité dans leur gestion commerciale.

Pourquoi utiliser un logiciel EDI ?

D’après IBM, les entreprises seront amenées à gérer un nombre exponentiel :

• de formats de documents,
• d’options de transmission.

Aujourd’hui, un fabricant international échangerait régulièrement plus d’une cinquantaine de types de documents différents, avec près de 2 000 partenaires.

Un logiciel EDI facilite tous ces échanges, et permet :

• la gestion de tous les types de formats, c’est-à-dire de toutes les variantes de la norme EDI, mais aussi des fichiers propriétaires comme XML, CSV, etc.,
• la prise en charge des protocoles de communication courants,
• le routage centralisé et sécurisé des messages, etc.

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Connectée avec votre système ERP, la plateforme EDI améliore considérablement votre gestion commerciale et logistique.

Ainsi, choisissez soit :

• un ERP qui propose son propre module EDI, à l’instar d’Hélios, dédié à l’industrie aéronautique,
• un ERP qui puisse s’interfacer avec un module EDI tiers.

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Dématérialisez vos échanges pour accélérer votre business

L’EDI est un outil d’échange de documents incontournable dans le cadre des transactions B2B.

Et il a un bel avenir devant lui ! Avec les technologies de l’Internet des objets (capteurs), la blockchain et l’intelligence artificielle, IBM prédit que l’EDI s’adaptera aux nouveaux besoins, pour une traçabilité, une communication en temps réel et une prévention des risques toujours plus efficaces.