8 outils de management incontournables pour devenir un manager au top
Il existe une multitude d’outils de management avec des objectifs différents, liés à l’organisation, la communication ou encore la collaboration.
En tant que manager, il est utile de connaître ces outils, les essayer pour ensuite créer votre propre boîte à outils.
Mais comment s’y retrouver dans cette jungle d’informations et de désinformations ?
N’ayez crainte, nous vous avons concocté une petite liste des outils de management indispensables !
1. Le diagramme de Gantt
On ne le présente plus, le diagramme de Gantt est un des outils de management, et plus précisément de gestion de projet, le plus connu.
Il permet, en un simple coup d’œil, de visualiser clairement l’avancée des tâches en indiquant la durée, la date de début et la date de fin de chaque tâche.
On retrouve dans ce diagramme :
- les tâches en ordonnée du tableau ;
- les unités de temps (jours, semaines, mois) choisies pour séquencer le projet en abscisse.
Le diagramme de Gantt a été créé pour répondre aux diverses problématiques en gestion de projet. La facilité de compréhension qu’il offre grâce à ses éléments visuels, en fait un outil de gestion de projet indispensable.
Voici un exemple de diagramme de Gantt :
Vous cherchez un outil pour créer des diagrammes de Gantt simplement ?
Avec monday.com, planifiez vos projets, assignez des tâches à vos équipes, et suivez leur progression en temps réel. L'interface intuitive permet de créer des diagrammes de Gantt en quelques clics, facilitant ainsi la gestion des délais et des ressources. De plus, les fonctionnalités collaboratives de monday.com assurent une communication fluide entre les membres de l'équipe, améliorant ainsi la coordination et l'efficacité globale du projet !
monday.com
2. L’agenda partagé
L’agenda partagé, ou calendrier partagé, est un outil collaboratif, vous permettant de planifier vos réunions et de visualiser celles de vos collaborateurs.
Cet agenda va être d’une grande utilité pour :
- diminuer les échanges de mails ;
- visualiser les disponibilités des collaborateurs ;
- vérifier et ne pas rater de réunions ;
- suivre le planning de vos collaborateurs ;
- en bref, gagner du temps et de la productivité.
Des logiciels disponibles gratuitement tels qu’Outlook, Google Calendar ou Microsoft Teams sont utilisés par une grande majorité des entreprises pour planifier leur réunion.
Plus personne ne peut se passer d’un agenda partagé !
Et n’oubliez pas que ces solutions font souvent partie de suites logicielles complètes, comme Google Workspace, qui vont au-delà du simple agenda, avec une messagerie instantanée (Google Chat), un outil de visioconférence (Google Meet), une suite bureautique (Google Docs, Sheets et Slides)… bref, des outils collaboratifs interconnectés pour favoriser votre productivité !
3. La cartographie des acteurs
La cartographie des acteurs est un bon outil pour évaluer les pour et les contre au sein de votre équipe. Son principe est simple, il suffit de tracer 2 axes (pour/contre, passif/actif) et de situer les acteurs concernés par une situation que vous souhaitez analyser.
On obtient généralement 4 types d’acteurs :
- Les alliés : à intégrer complètement dans le projet. Ce sont vos ambassadeurs.
- Les attentistes : à motiver et à pousser à mieux travailler.
- Les sceptiques : à rassurer dans le but de lever toutes les inquiétudes.
- Les hostiles : réduire leur influence sans y consacrer trop de temps ni trop d’énergie.
Voici le style de cartographie que vous pouvez utiliser :
L’objectif est d’avoir une vision synthétique de l’engagement de chaque collaborateur pour conclure où positionner vos efforts. Inutile d’essayer de convaincre la totalité des récalcitrants, appuyez-vous plutôt sur vos ambassadeurs pour amener les sceptiques à devenir attentistes puis pourquoi pas alliés !
☝ « Un tiers de forces positives suffit à emporter l’adhésion », a déclaré Paul Devaux.
4. L’écoute active
Le principe de l’écoute active ne date pas d’aujourd’hui, Confucius a déclaré « Si l’homme a deux oreilles et une bouche, c’est pour écouter deux fois plus qu’il ne parle ».
Cette citation est à la base de l’écoute active, qui consiste plus précisément à désirer comprendre l’autre, et à le lui montrer.
Son processus peut être divisé en 4 étapes :
- L’écoute : laisser l’autre parler et écouter attentivement ses propos. Créez de l’empathie et montrez votre attention.
- La clarification : demander des précisions sur les choses qui vous paraissent floues en posant des questions ouvertes.
- L’investigation : creuser la pensée de votre collaborateur pour comprendre réellement le problème.
- La reformulation : reformuler ses propos pour s’assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde.
☝ Vous vous demandez dans quelle situation mettre en place l’écoute active ?
Il n’y a pas une situation unique, essayez de pratiquer l’écoute active régulièrement, lorsqu’un collaborateur rencontre une difficulté, en réunion, et d’autant plus si vous êtes manager d’une équipe projet.
5. Le tableau de bord
Le tableau de bord fait également partie des outils phares à mettre en place pour piloter la performance de votre équipe. Il est utile pour :
- le pilotage de l’activité de l’entreprise,
- la visualisation des résultats,
- l’aide à la décision pour mener des actions correctives.
Sur le fond, le tableau de bord doit regrouper 10 à 15 indicateurs maximum, pour éviter le surplus d’informations et la contre productivité de l’outil.
Sur la forme, il vaut mieux recourir aux couleurs et aux graphiques afin que votre tableau de bord soit plus lisible.
☝ Conseil : construisez un historique pour garder une trace des situations antérieures et pouvoir effectuer des comparaisons.
6. La méthode des 5, 10, 15, 30
Rémi Juët, le fondateur de la méthode des 5, 10, 15, 30, indique le temps que vous avez intérêt à accorder en tête-à-tête avec vos collaborateurs, c’est-à-dire, au minimum :
- 5 minutes par jour,
- 10 minutes par semaine,
- 15 minutes par mois,
- 30 minutes par trimestre.
L’objectif de cette méthode : encourager, accompagner et débriefer avec l’ensemble de vos collaborateurs.
Le fait d’accorder un peu de temps à vos collaborateurs peut être un bon moyen d’établir un cadre et de sécuriser vos équipes.
7. La méthode SMART
La méthode SMART est un outil bien connu des managers permettant de formuler et d’atteindre des objectifs.
Que ce soit en management, en RH ou en marketing, les éléments définis par les objectifs SMART s’appliquent de la même manière.
Une image vaut mille mots (encore ce cher Confucius) :
8. L’outil DISC
La communication est indispensable dans la réussite du management de vos équipes. Certains outils de management peuvent aborder cet aspect. L'outil DISC est une bonne méthode pour améliorer la communication interne.
Son objectif : adapter votre message au comportement de votre interlocuteur.
L’outil DISC identifie 4 types de comportements à mémoriser. Chaque type a des besoins psychologiques et des valeurs spécifiques.
- Dominant : il déborde d’énergie, est centré sur l’action et toujours en mouvement. Il est également indépendant et exigeant. Ses sources de motivation sont la performance et la responsabilité.
- Influent : il est soucieux d’avoir de bonnes relations personnelles et prend plaisir à être en compagnie des autres. Il est également enthousiaste et démonstratif. Ses sources de motivation sont le défi et la nouveauté.
- Stable : il apprécie la cohérence dans sa vie et peut combattre pour une cause avec obstination. Il est également attentionné et coopérant. Ses sources de motivation sont le travail d’équipe et le dialogue.
- Conformiste : il réfléchit avant d’agir et peut être perçu comme froid et indifférent. Il est également réservé et prudent. Ses sources de motivation sont l’expérience et la connaissance.
☝ En tant que manager, votre rôle est à la fois de distinguer les styles, de les reconnaître pour chaque collaborateur et enfin d’adapter votre communication en fonction du style de chacun.
Et si un logiciel vous aidait à mieux manager ?
Des logiciels peuvent également vous accompagner dans votre rôle de manager.
Les outils de gestion de projet sont un bon moyen pour planifier les missions et les tâches d’un projet donné et organiser les ressources dans des contraintes de temps et de budget. Vous pouvez trouver dans certains logiciels de gestion de projet : le diagramme de Gantt, les tableaux de bord ainsi que l’agenda partagé évoqués précédemment.
Par exemple, Teamleader vous aide à terminer vos projets dans les temps et budget fixés.
L’outil dispose de nombreuses fonctionnalités pour vous faciliter la gestion de vos projets :
- Échéances et tâches : attribution, notifications, modèles, etc. ;
- Vision globale de la performance : collaborateurs, délais, budget ;
- Suivi du temps : taux horaires, rapports, factures, etc. ;
- Accès externe : consultants et clients.
En tant que manager, vous apprécierez les multiples possibilités proposées par l’outil. Doté de fonctionnalités collaboratives et automatisées, il intègre pleinement vos équipes dans un calendrier commun !
Teamleader
Les outils de management, en résumé
Il existe une multitude d’outils de management, que ce soit pour vous aider à mieux gérer des projets, améliorer les relations avec vos équipes ou encore optimiser votre organisation.
Nous avons abordé les principaux outils de management, ceux indispensables pour bien manager vos équipes.
Vous n’êtes pas obligé·e de tous les utiliser, c’est désormais à vous de constituer votre propre boîte à outils du manager !