5 erreurs récurrentes dans la gestion de projet et comment les éviter

Pourquoi les projets échouent-ils ? Un projet peut échouer pour plusieurs raisons. Chaque projet, petit ou grand, comporte des éléments mobiles qui peuvent faire ou défaire une initiative. En général, ce n’est pas une seule grande catastrophe qui fait dérailler un projet viable. Dans de nombreux cas, ce sont des petites déviations et des fautes naïves qui peuvent laisser les équipes désordonnées pour mener à bien une initiative autrefois prometteuse.

Quelles sont donc les principales erreurs commises par les chefs de projet ? De la planification des ressources, à la portée du projet et la gestion des risques, les chefs de projet doivent prendre en compte de nombreux éléments lors de la planification et l’exécution des tâches.

Dans cet article, nous révélons cinq erreurs récurrentes dans la gestion de projet. Et nous expliquons comment les éviter dès le départ.

1. Une mauvaise planification des ressources nuit aux résultats des projets

Vos ressources sont vitales et, pour la plupart, limitées. La gestion stratégique des ressources est non seulement cruciale pour la santé d’un projet, mais aussi pour la santé d’une structure. De plus, les entreprises sont souvent en concurrence pour les ressources (personnes, argent, équipement, etc.), c’est pourquoi les chefs de projet doivent faire preuve de stratégie dans leurs efforts de répartition des ressources.

Une mauvaise planification des ressources se produit lorsque les chefs de projet ne voient pas la situation dans son ensemble. Voici quelques exemples de difficultés que peuvent rencontrer les équipes en raison d’un processus de planification de ressources inefficace.

• Des charges de travail déséquilibrées (par exemple, un membre de l’équipe est à 95 % de sa capacité alors qu’un autre est à 30 %, en raison d’une affectation de travail excessive à l’un des deux collaborateurs. Cela peut également conduire à l’épuisement professionnel et à la rotation du personnel.)
• Des ressources non disponibles (les délais sont affectés si la disponibilité des ressources n’est pas correctement prise en compte.)
• Des budgets gonflés (le coût des heures supplémentaires, des contractants extérieurs et d’autres dépenses imprévues peut s’accumuler avec un mauvais processus de gestion des ressources).

Comment améliorer la planification des ressources :

Trouvez un outil qui vous permet de planifier les ressources grâce à des fonctionnalités telles que des diagrammes de Gantt, des calendriers d’équipe, des tableaux de bord, etc. La plupart du temps, une mauvaise gestion des ressources est le symptôme d’une faible visibilité sur les charges de travail, la disponibilité, etc.

Vous ne pouvez pas planifier ce que vous ne pouvez pas voir, alors mettez en lumière les charges de travail des équipes et la bande passante avec un outil de gestion de projet axé sur les ressources.

2. Ne pas avoir un plan de gestion des risques peut avoir des conséquences graves

Comme le souligne le PMI, seulement 27 % des entreprises déclarent avoir un plan de gestion des risques « toujours » en place. C’est assez peu. Surtout lorsqu’on pense à tous les événements qui, dans la vie courante, tournent souvent mal.

Par exemple, vous partirez de chez vous peut-être plus tôt que d’habitude si vous avez un entretien d’embauche ou une présentation importante. Vous savez que vous aurez une forte chance d’arriver en retard s’il y a des embouteillages ou des retards avec les transports en commun.

De même, de nombreuses personnes disposent d’un fonds d’urgence en cas de perte d’emploi ou de maladie. Ils ne s’attendent pas à ce que ce type de situation se produise ou alors ils ne l’anticipent pas. Mais ils ont un plan pour aller de l’avant au cas où cela se produirait. Ce dernier est aussi un exemple de gestion des risques.

Cela devrait être pareil pour la gestion des projets. Considérez la loi de Murphy et supposez que tout ce qui peut mal tourner tournera mal - alors prévoyez-le.

Comment créer un plan de gestion des risques :

Évaluez les risques du projet dès le début. Identifiez les risques du projet et élaborez un plan de gestion des risques. De cette façon, vous pouvez minimiser les confusions de dernière minute et les changements coûteux. En cas de problème, il existe un protocole documenté sur la manière dont l’équipe va pivoter et tracer une nouvelle voie.

Un outil de gestion de projet doté d’une gestion documentaire robuste et basée sur le cloud peut héberger une telle documentation, créant ainsi une « source unique de vérité » centralisée et un point de référence vers lequel revenir.

3. Une visibilité limitée du projet crée le chaos

Une mauvaise visibilité est un tueur de projets. Elle a un impact sur presque tous les aspects d’une initiative.

Une mauvaise visibilité d’un projet…

• conduit à une mauvaise planification des ressources
• crée de la confusion autour des tâches et des responsabilités
• empêche les chefs de projet de comprendre la performance des collaborateurs
• peut entraîner un désalignement avec les clients

Dans la gestion de projet, la visibilité fait référence à l’accessibilité de l’information. Les membres de votre équipe savent-ils où aller pour obtenir les ressources clés du projet ? En tant que chef de projet, disposez-vous d’un outil qui vous permet de voir qui travaille sur quoi et quelles sont les dates butoirs ?

Ces considérations peuvent sembler négligeables, mais une faible visibilité sur un projet aura un impact sur le flux d’informations, la responsabilité des membres de l’équipe et peut signifier que les clients sont laissés dans le noir en ce qui concerne l’état du projet.

Comment augmenter la visibilité du projet :

Augmentez la visibilité et améliorez la manière dont vous gérez tous vos projets, de la phase de planification des ressources et des tâches à la phase de retour d’information des clients.

Wrike permet aux équipes d’avoir une vue d’ensemble des charges de travail, l’état d’avancement des tâches, ainsi que des mises à jour en temps réel, pour que vous soyez toujours au courant. Les mises à jour personnalisées des tâches avec un code couleur permettent aux membres de votre équipe d’adapter leurs statuts à leurs flux de travail. De plus, des clients externes peuvent être ajoutés aux projets dans Wrike, ce qui permet de raccourcir les cycles de révision (c’est-à-dire mettre fin aux boucles de rétroaction interminables).

4. La dérive des objectifs peut faire grimper les délais de votre projet en flèche

La dérive des objectifs. Ce terme peut faire peur à n’importe quel chef de projet. La dérive des objectifs est un phénomène qui consiste à modifier lentement la portée d’un projet en fonction des demandes des clients, des processus de retour d’information ou d’autres facteurs.

Elle peut se produire lorsque la portée du projet est mal définie ou lorsque les responsables du projet sont désireux de satisfaire et d’accepter des changements qui initialement ne faisaient pas partie du cahier des charges. Selon le PMI, près de 50 % des projets sont affectés par la dérive des objectifs.

Comment éviter la dérive des objectifs :

Tout d’abord, déterminez les causes de ce phénomène dans vos projets. Est-ce que vous sautez des étapes au début du cycle de vie du projet lorsqu’il faut établir les limites de portée (comme établir un cahier des charges efficace) ? Est-ce que votre processus de gestion des clients consiste à simplement dire « oui » à tout, même si cela dépasse le cadre du projet ?

Combattez la dérive des objectifs en précisant les paramètres du projet dès le début. Informez votre client ce qui fait (et ne fait pas) partie du projet et échangez avec lui dès le début et très régulièrement pour éviter un décalage des objectifs.

5. Les processus et les flux de travail inefficaces sont les ennemis de la productivité

Tenez compte de votre charge de travail et de toutes les ressources dont vous avez besoin afin de réaliser le projet. Maintenant, pensez aux processus inefficaces qui font que votre travail prend deux fois plus de temps. Peut-être que votre équipe projet a un processus de réception des demandes qui prête à confusion. Peut-être que ces dernières sont réparties sur un si grand nombre d’applications différentes qu’une communication efficace est presque impossible. Peut-être que vous facturez votre temps, mais vous ne parvenez pas à intégrer votre système de suivi du temps préféré à vos autres outils de gestion de projet.

Des flux de travail inefficaces peuvent ralentir la progression du projet, détourner l’attention des tâches clés et entraîner les membres de l’équipe dans des tâches non facturables qui pourraient être automatisées ou réalisées à l’aide de modèles préconfigurés.

Comment augmenter l’efficacité des flux de travail :

Éliminez les flux de travail inefficaces avec Wrike. De la gestion du temps à la réception des demandes, tout devient moins long, ce qui permet de se concentrer davantage sur l’exécution des projets. Donnez la priorité aux travaux importants au lieu de consigner les tâches administratives et de courir après les demandes.

Évitez l’échec grâce à un outil de gestion de projet flexible et intuitif

Des études ont montré qu’il existe un lien entre les projets très performants et l’utilisation d’outils numériques de gestion de projet — et ce n’est guère surprenant. Wrike est un outil de gestion des tâches basé sur le cloud qui permet aux chefs de projet d’exécuter leurs tâches du début à la fin.

L’échec des projets est courant, mais il n’est pas inévitable. En utilisant des outils flexibles et intuitifs, votre équipe projet peut respecter le budget et les délais à tout moment.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.