[Interview] Votre mémoire et votre patrimoine audiovisuel : réussir votre projet DAM

Aujourd’hui, de nombreuses solutions sont mises en place afin d’optimiser le fonctionnement d’une entreprise, d’un service ou le temps des collaborateurs. Il est important de connaître les enjeux de ces outils et de les analyser, afin d’anticiper tous les paramètres à prendre en compte pour le bon fonctionnement d’un projet.

Pour la mise en place de votre DAM, de nombreuses étapes clés sont à prévoir. Ce projet nécessite un travail de réflexion, d’écoute et de partage avec vos collaborateurs.

Nous avons posé 3 questions à Martin Malapert, Chef de Projet Production et Iconographe au sein d’Einden. Expert dans le domaine du Digital Asset Management, il va vous donner ses recommandations afin de garantir la bonne mise en place de votre solution de DAM.

Qu’est-ce qu’un projet DAM ? Que couvre-t-il ?

Les projets DAM recouvrent aujourd’hui de nombreux pans du management de la connaissance et de l’informatique en général. Ce sont de plus en plus de grands projets, qui s’inscrivent dans une démarche globale au sein d’un système d’information comprenant souvent :

• des sites web,
• des logiciels ayant besoin de médias,
• des outils fournisseurs d’indexation pour le DAM,
• des sources multiples de données,
• et des acteurs aux besoins spécifiques.

Un logiciel DAM :

• s’inscrit dans des processus de collecte des médias parfois automatisés,
• permet la recherche dans plusieurs bases de données simultanément,
• organise la connaissance tout en permettant une gestion des droits fine, autant aux personnes qu’aux systèmes.

Enfin, il organise la diffusion et pourvoit au besoin des utilisateurs et des systèmes ayant besoin de médias pour remplir leur rôle propre.

Le sujet de la centralisation des médias et de leur classement est donc toujours là, mais c’est un acquis. La structure documentaire reste toujours stratégique, mais elle est maintenant en lien direct avec tout le cycle du média : quelles informations le producteur de médias va-t-il renseigner, quelle plus-value l’expert pourra apporter, quelle exploitation va-t-on faire des statistiques générées par l’exploitation des médias, quels sont les critères de versement à un autre système comme des archives ? Les projets DAM doivent répondre aujourd’hui à de nombreuses questions.

Le DAM est donc en adaptation permanente à une structure qui, elle-même, va évoluer dans le temps : via ses plugins, ses extensions, son API, sa structure documentaire, sa gestion des droits et workflows ou encore sa capacité à évoluer avec son temps et les enjeux numériques qui se présentent sans cesse aux acteurs du monde de l’image.

Les phases d’un projet DAM sont souvent les suivantes :

• la centralisation des données,
• la création de la structure documentaire et de la politique documentaire,
• la mise en place des workflows,
• la création d’une interface de diffusion,
• l’interopérabilité : s’interfacer avec tous les outils qui ont besoin de médias.

Parfois, on peut aussi y ajouter la connexion du DAM avec un outil qui lui apportera également des éléments d’indexation des médias ou des référentiels ensuite utilisés pour l’indexation.

Par exemple, un musée dispose presque toujours d’un outil de description de ses collections. Pour décrire les images d’œuvre versées au DAM, souvent identifiées par un numéro d’inventaire, il est intéressant de nourrir le DAM avec le travail d’indexation déjà fourni dans cet outil. Ainsi, on capitalise sur un travail humain déjà effectué qui sert au DAM. Les restes de l’indexation produite dans le DAM uniquement seront centrés sur l’image elle-même (orientation, détail, angle de prise de vue, etc.).

👉 Pour en savoir un peu plus à ce sujet, vous pouvez retrouver notre retour d’expérience avec le Musée d’Orsay, qui avait pour demande de s’interfacer avec des solutions applicatives tierces.

Pour un bailleur ou un constructeur, il dispose également en général d’une base de données de son patrimoine ou de ses chantiers. Autant utiliser ces informations et les mettre à disposition de l’indexeur dans le DAM, qui pourra alors disposer de référentiels officiels et communs à plusieurs outils dans un souci d’uniformisation des données de description.

Ces référentiels peuvent être maintenus à jour automatiquement par l’outil tiers, qui livrera l’information au DAM qui, à son tour, la mettra à disposition de l’utilisateur dans le cadre de la description des médias qu’il verse.

Tout projet DAM est aussi assorti d’une campagne de formation complète ainsi que d’une conduite du changement à plusieurs niveaux.

Quelles sont les raisons principales pour utiliser un DAM ?

Les raisons principales d’utiliser un DAM, tel qu’Ephoto Dam, sont de plusieurs ordres.

Tout d’abord, c’est la volonté de valoriser son patrimoine audiovisuel. Dans un monde de l’image, toute activité humaine donne lieu à son témoignage en image. Ces images, animées ou fixes, sont autant d’occasions de rendre compte, de partager, de donner à voir et de valoriser, ce faisant, l’activité d’une entreprise, d’une collectivité, d’un service ou d’une association.

Pour valoriser vos médias de bonne manière, il convient donc d’organiser le cycle de vie du média avec tout ce qu’il comprend. C’est le rôle du DAM, notamment via une structure documentaire qui se doit d’être pensée au cœur d’une politique documentaire globale, tenant compte de tous les aspects modernes de la vie d’un média.

Nous parlons aujourd’hui de sobriété énergétique, mais la question de la rationalisation du stockage existe depuis longtemps dans l’informatique, avec l’accroissement du volume des données numériques depuis plusieurs décennies. Dans un souci d’interopérabilité avec des intranets, sites web, logiciels PIM, CMS, etc., le DAM s’impose comme la brique du Système d’Information experte en gestion des médias. C’est le DAM qui délivre la donnée « image », dans les formats attendus et ce, sans multiplier le stockage sur les différentes plateformes. Une bonne raison d’adopter le DAM est donc aussi la volonté de contrôler son stockage et d’optimiser la diffusion de son contenu audiovisuel.

Une autre bonne raison d’utiliser un DAM est la mémoire. Il est acquis qu’un DAM sert à centraliser et organiser des médias afin de rassembler et utiliser son patrimoine audiovisuel. C’est la mémoire audiovisuelle d’une structure. On ne pense que rarement à tous les gains que cela apporte de manière générale autour de la mémoire humaine.

Dans un premier temps, les personnes qui gardent la mémoire de ce patrimoine peuvent apporter cette connaissance au DAM. Cela donne à ceux qui n’ont pas cette connaissance, l’autonomie de pouvoir naviguer dans un contenu riche et désormais accessible. C’est aussi une charge mentale qui ne pèse plus sur les épaules de ces « sachants ». Il est souvent dommageable que le départ d’une personne entraîne aussi la perte de ce patrimoine. Les nouveaux arrivants dans une structure pourront aussi se reposer sur ce contenu pour mieux comprendre une histoire ou un contexte donné.

Une bonne raison d’utiliser un DAM est donc aussi de fédérer une équipe ou une structure autour d’une histoire et d’un avenir commun dont témoigne un patrimoine audiovisuel accessible à tous. Un DAM participe grandement à la culture de votre entreprise, en mettant en avant vos valeurs et votre expertise.

3 conseils pour la mise en place d’un DAM réussi ?

1) Bien définir ses besoins et ses enjeux

Cela passe par l’audit des différentes parties prenantes du projet DAM, mais aussi des personnes ou métiers plus satellites, qui pourraient avoir un besoin ou un intérêt à utiliser la solution.

Il ne faut jamais négliger l’aspect informatique d’un tel projet, car il a des impacts nombreux sur les outils déjà en place. C’est d’ailleurs son rôle : s’intégrer au sein d’un SI existant pour le rendre plus efficace et sobre.

Cela permet la rédaction d’un cahier des charges précis, prenant en compte l’existant, l’objectif recherché, mais aussi l’avenir. Faire ce travail c’est déjà commencer à définir sa politique documentaire et mener le changement.

Une collectivité doit par exemple penser sa collecte de médias à travers ses photographes ou ses prestataires, le déploiement d’Ephoto Dam pour les graphistes via les plugins de la Suite Adobe, via l’application smartphone pour tous les communicants proches des cabinets d’élu par exemple et même penser le reversement des ses médias aux Archives municipales ou départementales.

2) Définir sa politique documentaire

Le sujet est souvent un peu éludé alors que la mise en place d’un DAM doit absolument s’assortir de cette réflexion pour être un succès dans le temps.

C’est une réflexion longue, mais vivante, car la politique documentaire ne cessera, tout au long de la vie du DAM, d’être aménagée et amendée.

Il est important de définir son cycle de vie des médias, les acteurs de ce cycle, mais aussi l’archivage ou la « sortie » des médias du DAM.

Qu’est-ce qui fait qu’un média doit être versé au DAM :

• A-t-on un besoin de partage immédiat ?
• Quelles personnes peuvent verser, indexer, apporter une expertise sur l’indexation ?
• Quels sont les droits à l’image que nous devons gérer ?
• Quels sont les critères de sortie du DAM pour un média ?

Autant de questions dont les réponses évoluent dans le temps, mais qui sont indissociables de la pérennité du projet DAM.

Le prestataire qui met en place un DAM maîtrise parfaitement les tenants et aboutissants logiciels. En revanche, pour la politique documentaire, il peut vous accompagner par son expertise et son expérience, mais chaque projet est unique et doit faire l’objet de cette réflexion métier.

3) Mener la conduite du changement

Des experts dédiés peuvent vous apporter leur conseil si dans l’étude de votre besoin, il apparaît que cela sera un enjeu fort.

Ce que l’on peut toutefois dire, c’est qu’impliquer les acteurs dès le départ permet de prendre en compte leur besoin et de les fédérer autour du projet. Avoir une politique documentaire construite en collaboration avec eux aura un effet pédagogique sur l’intérêt et les gains apportés par un DAM.

Aussi, la conduite du changement c’est faire la preuve de l’utilité et de la performance du DAM. Il ne faut donc pas hésiter à mettre en place plusieurs phases d’intégration, où la phase pilote sera la preuve auprès de tous, qu’ils ont intérêt à participer et à en être acteurs.

De plus, fonctionner en plusieurs étapes de mise en place, tout en ayant pensé son projet globalement, peut permettre l’étalement des budgets dans le temps et donc de faire moins de compromis sur la reprise et l’intégration des fonds existants par exemple.

Pour conclure sur le changement, un projet DAM, une fois mis en place, reste vivant. Une structure, quelle qu’elle soit va développer de nouvelles activités, intégrer de nouveaux métiers, être confrontée à de nouveaux défis numériques. Il faut donc régulièrement interroger sa politique documentaire et ses workflows pour maintenir un gain fort à l’utilisation d’un logiciel DAM.