[Étude de cas client] L’histoire de Sciences Po au cœur d’Ephoto Dam

Les entreprises ont aujourd’hui des milliers de médias à gérer, organiser, stocker et valoriser. Leurs besoins concernant le classement et la diffusion de leurs médias sont tous différents et leurs attentes sont toujours à replacer dans leur contexte d’activité.

La solution de DAM mise en place au sein de leur service doit donc toujours s’adapter à leur projet et à leur corpus documentaire. Sciences Po, l’Institut d’études politiques de Paris, a choisi la solution Ephoto Dam afin de gérer ses actifs numériques. Grâce à cette success-story, retrouvez toutes les étapes du projet et ses perspectives d’évolution.

Le projet DAM de Sciences Po, valorisation d’un patrimoine audiovisuel

Fondée en 1872, Sciences Po est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche reconnu dans le monde entier qui délivre des formations de Bac+3 au doctorat.

Ce sont :

• 14 000 étudiants répartis sur 7 campus (dont la moitié est d’une nationalité autre que française),
• 1 000 collaborateurs,
• 3 900 maîtres de conférences,
• 220 enseignants, réunis autour de 5 disciplines des sciences sociales (histoire, sociologie, économie, droit, politique).

Le projet DAM de Sciences Po est de développer une solution de gestion des assets numériques accessible à l’ensemble des salariés, capable de gérer le volume et la diversité des médias actuels et à venir, produits dans le cadre de son activité.

Parmi les enjeux satellites gravitant autour de cette mise en place, on a aussi :

• organiser un usage légal et documenté des médias ;
• renforcer au sein de l’institution la sensibilisation au droit des images.

Le DAM est administré par la DRIS (Direction des Ressources et de l’Information Scientifique) dans un environnement en SaaS.

La mise en œuvre de l’expertise Ephoto Dam

Einden et sa solution Ephoto Dam ont été retenus pour un début de projet en 2017.

La solution a été sélectionnée pour :

• sa capacité à couvrir la quasi-totalité des exigences fonctionnelles attendues ;
• la finesse de la gestion des droits utilisateurs ;
• l’accompagnement offert par l’équipe Ephoto Dam, notamment dans la phase de reprise des données existantes.

La solution mise en place par Einden est tout d’abord une conduite de projet mettant en œuvre une méthodologie de travail étape par étape avec des livrables identifiés.

L’équipe Ephoto, forte de l’expérience de centaines de projets DAM, a pu une fois de plus mettre en œuvre un processus qui découpe le projet en plusieurs phases avec des objectifs et des livrables intermédiaires. Permettant ainsi de cibler correctement les avancées et les points de difficultés dans un projet de cette envergure.

Une structure documentaire au cœur du projet

Ephoto Dam a donc été installé et la structure documentaire existante produite par Sciences Po intégrée à celui-ci.

À ce stade, l’idée est de valider un socle applicatif pour démarrer si nécessaire des développements à partir de celui-ci.

Concernant la structure documentaire, Ephoto Dam ayant des spécificités comme la gestion des droits par collection, le langage documentaire existant a été rénové et adapté à l’occasion de son intégration dans la solution logicielle.

Les responsables de projets d’Einden prévoient une formation préprojet dans ces cas-là afin de partager un vocabulaire commun avec le client et de fluidifier les échanges pendant le projet.

Reprendre et organiser les fonds documentaires

S’en est suivi une longue phase de reprise des données existantes, à la fois sur le plan matériel et du stockage, mais également du point de vue de l’indexation à récupérer et à réinjecter.

La première phase d’une reprise de données est le transfert des médias en vue de leur dédoublonnage. Sur la base de leur contenu « pixels », les médias sont comparés afin d’obtenir la liste des doublons à éliminer pour obtenir une base propre.

L’un des enjeux ici est d’assurer la transition d’un système de données à un autre via des correspondances, des transformations ou des normalisations. C’est un travail toujours sur mesure et dont le plan de reprise d’indexation construit avec le client se doit d’être agile et adaptable. L’expertise de l’équipe d’Einden s’exerce ici à plein. Il a d’ailleurs été réalisé plusieurs reprises de données depuis la phase initiale du projet, la DRIS ayant pu collecter d’autres fonds à intégrer depuis.

Le principe général est d’établir des règles de versement d’un système à l’autre, moyennant parfois :

• des normalisations,
• des transformations,
• des corrections de l’indexation existante.

Cette table de correspondance doit prendre en compte les spécificités d’Ephoto Dam et les besoins d’interopérabilité concernant les métadonnées, tout en garantissant une restitution de 100 % de l’indexation produite par le client dans son ancien outil.

Le portail de consultation pour diffuser les médias

Un portail de consultation a également été construit, vitrine présentant au public final les médias disponibles selon leurs droits dans une interface chartée et ne nécessitant pas de formation.

Cette construction se base sur un socle établi mettant en œuvre les fonctionnalités essentielles d’une banque d’images via l’API d’Ephoto Dam. Sont ensuite ajoutés les éléments graphiques de personnalisation du client.

Le métier comme axe de développement d’Ephoto Dam

Dans le cadre de ce projet, Sciences Po et la DRIS, en tant qu’experts des contenus et de la gestion documentaire, ont également travaillé avec l’équipe d’Einden pour transposer leurs besoins d’experts documentaires en fonctionnalités adaptées à tous les utilisateurs de la solution DAM, tout en conservant une cohérence avec le métier documentaire. Une collaboration qui a abouti sur plusieurs fonctionnalités stratégiques et pérennes pour Sciences Po et la solution Ephoto Dam.

Grâce à de nombreux et riches échanges, Sciences Po a été et est encore un utilisateur clé d’Ephoto Dam, très écouté et participant activement à la conception des futures fonctionnalités s’inscrivant dans la roadmap de développement du logiciel.

Initialement, le fonds géré par Sciences Po était de 4 To. Aujourd’hui, ce sont plus de 15 To qui sont gérés dans Ephoto Dam, notamment via des phases de reprise de données successives.

L’authentification SSO CAS a également été mise en place afin d’offrir une continuité dans l’accès aux plateformes par les salariés.

Une deuxième version du portail de consultation est en cours de validation pour une diffusion toujours plus intuitive des médias aux salariés et un workflow a été mis en place pour la gestion simplifiée des contenus produits par le Pôle production et expérimentation numérique de l’Institut des Compétences et de l’Innovation (ICI) de Sciences Po permettant à la DRIS de centraliser, décrire et mettre à disposition ces fonds.

Caroline Maufroid, Iconographe au sein de Sciences Po, nous explique à travers cette interview l’histoire de Sciences Po avec la solution Ephoto Dam.

Améliorer et faciliter le travail des gestionnaires de fonds documentaires

Parmi les projets futurs, Science Po participe à l’aventure du laboratoire de recherche DAMIA Lab, 1er ANR Labcom dédié au DAM et visant à développer de l’intelligence artificielle qui viendra en aide aux gestionnaires et utilisateurs du DAM.

Et les premiers résultats arrivent déjà, le laboratoire ayant pu travailler avec Sciences Po à la reconnaissance de toutes les personnalités apparaissant sur les médias sans faire appel à des Big datas ou librairies tierces, faisant ainsi progresser la maîtrise interne de la reconnaissance faciale de personnes sur plusieurs décennies.