Pomodoro : la base parfaite pour savourer la productivité

Vous avez "trop de choses à faire", "je suis débordé" ou "je n'ai jamais assez de temps" ? Avez-vous déjà entendu cela ? Il n'est pas rare de vouloir allonger nos journées, parfois trop courtes à notre goût. Mais le temps n'est pas extensible, nous le savons. L' art de maîtriser son emploi du temps réside dans notre capacité à faire bon usage des heures dont nous disposons.

Dans cet article, nous verrons qu' une bonne productivité va de pair avec une gestion efficace du temps. Parmi les différentes méthodes existantes, nous avons retenu la technique Pomodoro pour savoir comment gérer son temps, ses activités et ses tâches, en segmentant son travail en cycles de deux heures, entrecoupés de courtes pauses. Avant de passer à la sauce, focus et concentration !

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Une gestion efficace du temps : l'une des clés du succès

Votre temps vaut de l'or

Nous savons tous que notre temps est précieux. C'est pourquoi il est dans notre intérêt d'en exploiter chaque minute de manière productive. Cependant, l'être humain n'est pas une machine et aspirer à le devenir est irréaliste et utopique. Il existe des moyens d'exercer un certain contrôle sur notre temps, mais comment y parvenir sans allonger nos journées ou renoncer à de précieuses heures de sommeil ?

Gérer son temps

Il est faux de croire que nous sommes plus efficaces lorsque nous faisons plusieurs choses à la fois. Jongler avec nos activités peut nous donner un sentiment illusoire de contrôle.

Face à l'excès d'informations à traiter, le cerveau est saturé et la productivité réelle diminue.

La solution consiste à organiser le cycle de travail en séquençant, en hiérarchisant et en planifiant les tâches de manière réaliste, en veillant à ce que les plus urgentes soient prioritaires. L'objectif ultime est de faire plus avec moins de travail.

Travailler plus en travaillant moins : 3 mythes, 3 vérités et 3 applications.

Inspiré par le tableau de Christine Carter "Achieve More by Doing Less".

...en respectant vos capacités

Mais comment faire plus sans se laisser distraire? Passer d'une tâche à l'autre nous donne une fausse impression d'efficacité, notamment parce que cela consomme de l'énergie mentale. Être concentré, c'est non seulement mobiliser ses capacités mentales sur un seul élément, mais aussi être plus résistant aux stimuli extérieurs qui peuvent détourner notre attention.

Le cerveau dispose naturellement d'un système anti-distraction : en "mode concentration", les neurones communiquent entre eux plus clairement et plus intensément. Ainsi, si notre cerveau est surchargé, nous risquons davantage de commettre des erreurs, comme le montre une étude publiée en 2015 par des chercheurs de l'université du Michigan, qui ont analysé le quotidien de médecins urgentistes. Il est donc important de respecter ce fonctionnement, en essayant au maximum d' éliminer les sources de distraction et de filtrer toutes les activités sans rapport avec la tâche à accomplir.

"La lenteur fait la différence" : ne sous-estimez pas les bienfaits des pauses!

Nous avons tous besoin d' air frais pour éviter la fatigue mentale: faites une pause pour augmenter votre productivité et mieux assimiler les informations par la suite. Nous recommandons

• d'intégrer les pauses dans votre agenda ;
• de répartir les tâches tout au long de la journée en fonction de leur priorité et de leur degré de difficulté ;
• de varier l'intensité de votre travail afin de ne pas toujours fournir le même effort ;
• se rappeler qu'il est dans notre intérêt de prendre conscience de nos capacités personnelles.

La méthode Pomodoro : la gestion du temps par intervalles

Qui a créé la technique pomodoro ?

L'Italien Francesco Cirillo est le créateur de cette méthode de travail (la technique Pomodoro, littéralement la technique de la tomate, aujourd'hui une marque déposée). Étudiant dans les années 1980, il s'est rendu compte qu'il pouvait être plus productif en essayant de rester concentré sur une seule tâche, plutôt que d'essayer d'en faire plusieurs en parallèle.

Pour se chronométrer, il a utilisé un minuteur en forme de tomate, d'où son nom (pomodoro signifie tomate en italien). En pratique, il s'agit de diviser son travail en intervalles de 25 minutes, appelés tomates, entrecoupés de pauses de 5 minutes.

Comment fonctionne la méthode pomodoro ?

La partie principale de cette méthode est la segmentation des tâches en pomodori (pluriel du terme pomodoro), qui représentent des cycles de travail ciblés d'une durée limitée. L'idée est de diviser les grands projets en petites tâches limitées et de les réaliser sans interruption.

Une grande autodiscipline est nécessaire. Il faut donc se motiver ! Mais ne vous inquiétez pas : toutes les pensées distrayantes peuvent être remarquées au fur et à mesure et mises de côté pour plus tard, l'idée étant de réduire les distractions.

Séparer la réflexion et l'exécution afin d'exécuter plus rapidement et de mieux penser.

"Séparer la pensée et l'exécution pour exécuter plus vite et penser mieux" - Sol Tanguay, Imarklab

De la tomate à l'action : la technique étape par étape

Voyons maintenant les étapes pour adopter la méthode pomodoro. Matériel minimum : un crayon et une feuille de papier, ou un outil "todo" ou un tableur, par exemple.

Illustration de l'application de la méthode pomodoro. ©️ elvidantes.com

Étape 1 : Choisissez une tâche

Utilisez votre liste de tâches pour la journée et définissez vos tomates. Prévoyez le nombre de pomodori ou de tomates (cycles de 25 minutes) dont vous aurez besoin pour chaque tâche. C'est à vous d' évaluer le temps consacré à vos activités. Au début, cela peut sembler compliqué, mais avec de l'entraînement, vous améliorerez vos prévisions.

Par exemple : diapositives d'une présentation PowerPoint = 3 tomates ; suivi d'un concurrent = 2 tomates, etc.

Étape 2 : Réglez votre minuteur sur 25 minutes

Pendant 25 minutes (le temps de chaque pomodoro), toute votre attention sera consacrée à votre tomate. Le minuteur peut être mécanique, comme ceux de la cuisine, ou logiciel, comme nous le verrons plus loin.

Étape 3 : Se mettre au travail

Mettez-vous au travail. L'idée est de se concentrer sur une tâche pendant les 25 prochaines minutes sans se laisser distraire.

Étape 4 : Arrêtez votre travail

Dès que le minuteur sonne, arrêtez-vous ! Même si vous n'avez pas terminé. N'oubliez pas que vous pouvez utiliser plusieurs tomates pour une même tâche.

Étape 5 : Notez vos progrès

Prenez des notes à la fois pour suivre l'évolution de la tâche en question, mais aussi pour suivre votre progression tout au long de chaque cycle de travail et, de manière générale, tout au long de la journée.

💡 Une bonne idée : les notes sont aussi un moyen de vider votre esprit de toutes les pensées qui se sont produites pendant votre travail.

Étape 6 : Faites une pause de 5 minutes

Profitez de cette pause pour vous éloigner de l'écran, aller aux toilettes, boire un thé ou de l'eau, vous dégourdir les jambes, bref, d'autres choses qui vous permettent de vous détendre et de vous distraire mentalement.

Étape 7 : Se remettre au travail

Recommencez le cycle pour 25 minutes supplémentaires.

Étape 8 : Après 4 périodes de travail, prenez une pause plus longue

Après 4 équipes, faites une pause d' environ 15 à 30 minutes, en fonction de vos besoins.

Étape 9 : Commencez un nouveau cycle de travail

Commencez un nouveau cycle de travail de 4 tomates, entrecoupé de courtes pauses. Travaillez à ce rythme jusqu'à ce que vous atteigniez un volume satisfaisant pour votre journée.

Les avantages de la méthode Pomodoro

À qui s'adresse-t-elle ?

Cette technique est particulièrement adaptée aux personnes qui se reconnaissent dans l'un des cas suivants :

• vous avez du mal à vous concentrer sur une même tâche pendant une longue période ;
• vous êtes facilement sujet à des distractions extérieures ;
• vous avez une propension à remettre à plus tard ou à procrastiner ;
• lorsque vous avez l'impression que ce que vous aviez prévu de faire ce jour-là, vous n'avez pas réussi à le faire.

Intensité et efficacité : la recette du succès

Les avantages de cette méthode sont nombreux et vous récolterez les fruits de votre engagement.

Discipline contre gaspillage

L' autodiscipline est au cœur du fonctionnement de la méthode : en s'imposant des restrictions, on rompt avec les habitudes improductives.

Une tâche à la fois contre le multitâche

La technique nous incite à nous concentrer sur une seule tâche à la fois, divisée en sous-tâches (si nécessaire). Finies les tâches simultanées.

Concentration vs. distraction

Elle nous entraîne à travailler sans interruption : 100 % de notre attention sur l'activité choisie. Il encourage également l'alternance entre des périodes de forte concentration et de courtes pauses régulières, essentielles pour relâcher la pression et permettre une meilleure concentration par la suite.

Conseil : Notez les résultats obtenus et identifiez les améliorations possibles, par exemple la manière de gérer les interruptions (téléphone, collègues, perte de motivation).

Application pour la technique pomodoro

Il existe des applications pour Mac et Chrome, comme Pomotodo, disponible en version web, sur Android, iOS, macOS et en tant qu'extension pour Chrome. Avec une interface minimaliste, Pomotodo présente à la fois une liste de tâches et un système de minuterie. Des statistiques sont disponibles pour visualiser le nombre de tâches réalisées, ainsi que leur historique.

Autres applications pour la technique pomodoro :

• Clear Focus ;
• Planificateur ;
• Pomodoro Focus Timer ;
• PomodoneApp ;
• Focus Booster ;
• FocusList.

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Prêt ?

La technique pomodoro est une méthodologie qui aura un impact non seulement sur votre gestion du temps, mais aussi sur votre productivité et votre efficacité. Elle peut contribuer à une vie quotidienne moins stressante et mieux organisée. Une fois les premières difficultés passées, vous serez satisfait de vos premiers gains de productivité et des nouvelles habitudes (positives) que vous aurez prises. Mettons-le à l'épreuve !