To do list, 8 idées pour ne pas improviser au travail

Nous entendons ou disons tous "je n'ai pas le temps", "je suis débordé" ou "je suis occupé". Pourtant, certaines personnes ne se sentent jamais débordées et en font plus que nous. Le premier changement à opérer pour être efficace dans sa vie professionnelle et personnelle passe par l' organisation personnelle, en commençant par une liste de tâches bien adaptée.

La liste de tâches est un outil simple et particulièrement efficace pour organiser la vie quotidienne au travail et à la maison. Nous vous proposons donc cette sélection d'outils d'organisation et de bonnes pratiques destinés à vous faire gagner du temps et à vous redonner de la sérénité. Nous verrons également dans cet article que la to-do list n'est pas seulement là pour gérer vos tâches et qu'elle peut parfois être amusante et satisfaisante.

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Définition : qu'est-ce qu'une liste de choses à faire ?

"To do" signifie "faire" en anglais. Une to do list est donc une liste de choses à faire. Par extension, elle est associée à une gestion minimaliste qui doit être simple à mettre en œuvre et efficace pour atteindre les résultats escomptés.
Nous verrons ci-dessous que la to-do list peut prendre différentes formes selon que l'on se trouve dans un environnement personnel ou professionnel ou que l'on souhaite mettre en œuvre une méthode simple ou un outil plus évolué.

Pourquoi faire des listes de tâches ? Voici quelques exemples

Un médecin m'a rappelé un jour que personne ne pense avoir 24 heures par jour: 8 pour le sommeil, 8 pour le travail et 8 pour la vie privée.

Si, comme beaucoup de gens, vous avez l'impression que lorsque vous additionnez le temps passé à dormir, au travail et dans votre vie privée, vous n'arrivez pas à 24 heures, c'est que vous avez certainement un problème d'organisation ou de productivité. C'est exactement ce que la liste de tâches permet de résoudre (lorsqu'elle est bien utilisée).

Voici les raisons pour lesquelles une liste de choses à faire est utile :

• Ne pas oublier les choses à faire
• Gagner du temps sur les tâches inutiles
• Savoir où vous en êtes dans votre liste de choses à faire
• Toujours connaître la prochaine étape
• Obtenir une productivité et une tranquillité d'esprit (ne plus être débordé)
• Être efficace dans son organisation personnelle
• Garder le contrôle de la situation
• Décomposer un travail ou un projet en tâches plus petites et plus rapidement réalisables
• S'organiser en équipe en répartissant les tâches
• Ne plus procrastiner. Ne pas faire demain ce qui peut être fait aujourd'hui

Dans un contexte professionnel, c'est avant tout la recherche de la productivité collective et de la sérénité qui est recherchée. La liste des choses à faire permet de concentrer son temps et son énergie sur une activité productive plutôt que sur une tâche organisationnelle. Encore faut-il savoir comment créer la liste de tâches parfaite : c'est l'objet de la suite de cet article.

Conseils d'organisation pour la gestion des tâches et des listes

Avant de se lancer dans la mise en place d'une liste de tâches, voici une liste de conseils pour organiser son contenu.

Conseil n° 1 : prioriser ce qui est important

Non, vous n'êtes pas des super-héros même si vous pouvez faire beaucoup de choses ! La première règle est donc de définir pour chaque jour (au maximum) 1 tâche prioritaire, plusieurs secondaires et enfin celles de peu d'importance. Exemple :

• Priorité : comptabilité mensuelle
• Secondaire : réapprovisionner le stock et modifier les prix sur le site internet.
• Tâches mineures : vider les poubelles, arroser les plantes, acheter des post-it

La hiérarchisation des activités est un élément essentiel qui fait la différence entre les personnes qui vont vite et celles qui vont loin. Pour prendre pleinement conscience des priorités que vous accordez aux activités, une méthode simple consiste à les placer sur une matrice à deux axes : la matrice d'Eisenhower .

Source : Luxafor.com

Lors de l' établissement des priorités, il est également important de trouver un équilibre entre les tâches rapides et les tâches plus importantes. S'il est bon de cocher des tâches car cela permet de se sentir moins pressé, il est également nécessaire de consacrer du temps aux tâches qui prennent du temps, car ce sont elles qui permettent d'aller plus loin et d'avoir une vision à long terme. Pour garder le plaisir de cocher des tâches, il est nécessaire de diviser le travail en petites charges.

Conseil n°2 : évaluer le temps et l'effort

Dans la méthode de gestion de projet Agile Scrum, il est conseillé d'estimer le temps que l'on va passer sur une tâche, ce qui permet de prioriser les activités et de savoir ce que l'on peut raisonnablement faire en une journée ou une semaine. Exemple : dans une journée de travail de 7 heures, il est possible de réaliser une activité de 4 heures et 2 activités de 1,5 heure.

Conseil n° 3 : se concentrer sur ce qui est réalisable

Le temps et l'attention sont des ressources limitées. Il est donc contre-productif de se fixer des tâches qui nécessitent plus de ressources et de temps que ce dont on dispose à un moment donné. Par exemple, il est irréaliste de créer une entreprise en un jour.

Une autre erreur fréquente consiste à inscrire les objectifs sur la liste des choses à faire au lieu d'un plan d'action (to-do = choses à faire et non objectifs à atteindre). Exemple : "réussir l'examen" est un objectif. Dans cet exemple, il est préférable de se concentrer sur 4 activités réalisables telles que : acheter le livre, lire le livre, s'entraîner, passer l'examen.

Conseil n° 4 : laissez de la place pour l'imprévu

Tout ce que nous faisons dans une journée n'a pas forcément été planifié la veille, heureusement (sinon la vie serait ennuyeuse....). Il est recommandé de réserver entre 10 et 25 % de la journée pour faire face aux imprévus, ce qui vous donne aussi plus de chances de réaliser ce que vous avez prévu.

Conseil n° 5 : privilégiez l'aspect visuel

Que vous gériez vos tâches sur des Post-it ou dans un gestionnaire de tâches, utilisez des couleurs pour visualiser la liste. Si vous y réfléchissez, il s'agit d'un système de codage très utilisé à l'école avec les surligneurs ; il s'agit d'utiliser les couleurs pour se rappeler des informations grâce à la mémoire visuelle.

Le tableau Kanban est également un outil très puissant, car il vous permet de voir la progression des tâches depuis leur création jusqu'à leur achèvement (de gauche à droite). Enfin, regroupez les tâches cohérentes les unes à côté des autres pour augmenter la productivité.

Conseil n° 6 : éviter de remettre à plus tard les tâches que l'on n'a pas envie de faire

Il s'agit des choses auxquelles nous pensons lorsque nous ne voulons pas les faire et auxquelles nous revenons régulièrement jusqu'à ce qu'elles soient accomplies. Cela crée du bruit dans notre tête et un sentiment de culpabilité inutile.

Conseil n° 7 : relire la liste dans son intégralité

Reprendre régulièrement la liste des choses à faire de fond en comble permet de l'actualiser et de la réorganiser logiquement en fonction des changements de contexte. Vous aurez également l'agréable sentiment de maîtriser votre planning.

Conseil n° 8 : ne pas mélanger les listes de tâches personnelles et professionnelles

Mélanger les listes de tâches personnelles et professionnelles présente quatre inconvénients :

• Vos activités professionnelles empiètent sur votre vie privée.
• Votre vie privée vous détourne de votre travail.
• Des activités qui n'ont rien à voir l'une avec l'autre (rythme, efforts, revenus, parties prenantes, etc.).
• Des activités privées peuvent être partagées par inadvertance avec vos collègues.

Voyons maintenant les aides et les outils pour s'organiser avec une liste de tâches.

Comment faire une liste de tâches ? 6 outils

Voici 6 façons de faire une liste de tâches, de la moins efficace à la plus efficace :

Le fichier texte

Le fichier texte de Word est efficace pour fixer les idées, mais terriblement rigide pour une liste de tâches : il est impossible de cacher des détails ou de les réorganiser facilement. Le résumé automatique peut éventuellement aider à résumer les tâches à effectuer.

La feuille de calcul Excel

Excel n'est ni bon ni mauvais. Il permet de lister proprement les tâches, de les filtrer, de les rechercher rapidement, mais il est très compliqué de les détailler sans nuire à la lisibilité du fichier.

L'agenda électronique

L'agenda électronique est une application qui peut être utilisée comme outil de planification des tâches. Il pose cependant un problème important : une liste de tâches n'est pas nécessairement liée à un jour et à un créneau horaire.

Si ce n'est pas votre cas, Google Agenda vous offre des fonctionnalités intéressantes. Voici comment cela fonctionne : créez un nouveau calendrier en plus de votre calendrier par défaut, appelé "Liste de choses à faire". Partagez le calendrier avec vos collègues si vous le souhaitez, sinon gardez-le privé.

Attribuez une couleur distincte à votre calendrier personnel et définissez des rappels pour recevoir un e-mail lorsqu'un événement se produit. Vous pouvez ensuite créer des tâches à effectuer en choisissant soigneusement votre agenda "à faire".

Post-it de couleur

Des post-it et un tableau blanc suffisent à organiser parfaitement votre liste de tâches. C'est un support visuel qui permet de visualiser en un coup d'œil l'avancement des tâches et d'en avoir une parfaite maîtrise. Le seul inconvénient est que les Post-its restent à l'endroit où vous les collez....., ce qui n'est pas évident si vous êtes souvent absent de votre bureau.

Cahier ou carnet de notes

Les papiers volants sont à éviter, car ils sont par définition susceptibles d'être perdus. Un carnet de notes en papier ou un bloc-notes électronique (par exemple "Notes" dans Mac OS) sont plus sûrs. Les managers les plus productifs ont très souvent un carnet de notes à portée de main, car il leur permet de saisir rapidement les choses auxquelles vous pensez : pas de problème de batterie ou d'ordinateur à allumer.

Gestionnaire de tâches

Enfin, nous arrivons au gestionnaire de tâches (en ligne s'il vous plaît !) conçu spécifiquement pour la gestion des listes de tâches. Outre des fonctions telles que la création de listes de tâches, ils offrent des options de mobilité (application d'accès mobile, ordinateur personnel et professionnel), de synchronisation avec votre messagerie et votre calendrier, de collaboration (attribution d'une tâche à un collègue), de visualisation (Kanban, étiquettes de couleur) et de reporting. Les meilleurs gestionnaires de tâches sont énumérés ci-dessous, mais concentrons-nous d'abord sur leurs caractéristiques.

Caractéristiques d'une application de liste de tâches en ligne

Les logiciels et applications de gestion de listes de tâches que nous allons trouver dans la section suivante offrent presque toutes les fonctionnalités suivantes :

• Tâches, sous-tâches et groupes de tâches pour clarifier et organiser votre travail ;
• Rayer une fois terminé ;
• Affectation des tâches aux personnes responsables ;
• Historique des événements, également appelé "Changelog" dans la gestion de projet. Cette fonction vous permet de garder une trace des actions entreprises (changement de description, changement de date d'échéance, changement de responsable, etc.)
• Commentaires : cette fonction permet d'ajouter des notes supplémentaires pour partager des informations sans avoir à décider d'intervenir sur le contenu lui-même ;
• Attribution des rôles : cette fonction permet de désigner le responsable principal et les personnes qui doivent être informées de l'avancement de la tâche ;
• Date limite : il s'agit de la date à laquelle la tâche doit être terminée ;
• Catégories et étiquettes : permet d'organiser l'activité avec d'autres du même type/projet (Marketing, Comptabilité, Externe, Interne) ;
• Gestion des documents : ajout de documents en tant que pièces jointes pour compléter les tâches ;
• Tableau de bord : une série de rapports pour suivre l'activité de la liste des tâches ;
• Agenda : permet d'afficher les tâches dans un calendrier lorsqu'elles ont une échéance prévue ;

Les gestionnaires de tâches en ligne sont extrêmement puissants car ils sont ergonomiques, accessibles de partout et très collaboratifs. Ils sont également proposés à des tarifs très bas.

Logiciels de gestion de tâches

Trello

• Prix : gratuit pour la version la plus populaire, puis 9,99 $ pour des fonctions supplémentaires de sécurité et d'administration.
• Avantage : le panneau Kanban est très visuel et remplace le diagramme de Gantt qui n'est pas adapté à une utilisation collaborative. L'ergonomie est parfaite
• Utilisateurs : start-ups, TPE, agences créatives (web design, marketing, etc.)
• Application mobile : oui
• Origine : Etats-Unis

Basecamp

• Prix : 99 $ par mois, quel que soit le nombre d'utilisateurs
• Avantage : combine les fonctionnalités de Slack + Asana + Dropbox + Google Docs et Google Calendar. Pour les grandes équipes, le prix est très bas.
• Utilisateurs : Petites entreprises, PME
• Application mobile : oui
• Origine : États-Unis

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Smartsheet

• Prix : à partir de 12€ par mois
• Avantage : Plate-forme extrêmement complète qui peut s'intégrer à d'autres logiciels. Fourchettes de prix élastiques en fonction des besoins
• Utilisateurs : Tous
• Application mobile : oui
• Origine : États-Unis

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Conclusion

La to-do list est le premier outil à mettre en place pour organiser ses journées afin de gagner en productivité et en sérénité. En revanche, une to-do list efficace doit s'appuyer sur quelques méthodes et bonnes pratiques pour éviter les phénomènes de procrastination ou même de désorganisation. Ces pratiques simples vous permettront de choisir un outil efficace pour réaliser votre to-do list en fonction de vos contraintes budgétaires et de votre niveau d'exigence.

Les personnes à la recherche de résultats concrets opteront pour un gestionnaire de tâches en ligne, dont les plus populaires sont listés ci-dessus. Ces outils offrent principalement des gains de productivité, la possibilité de se coordonner, de s'organiser en équipe et de ne rien oublier. La grande majorité de ces outils proposent une version gratuite qui donne une idée claire du service rendu.

Pourquoi fuir la solution à vos angoisses ?