Maîtriser l’art du tableau de bord en management pour conduire votre service vers le succès

Au regard des responsabilités qui lui échoient, impossible pour un manager de diriger son service à l’aveugle. Il doit pouvoir s’appuyer sur des éléments factuels, autrement dit des données précises, si possible retranscrites de façon synthétique et visuelle.

Ça tombe bien, puisque le tableau de bord en management, notre sujet du jour, répond parfaitement à ces impératifs. Véritable soutien pour le personnel encadrant, il aide à appréhender la situation actuelle de l’entreprise pour mieux anticiper les réalités futures.

Mais comment fonctionne réellement cet outil ? Et surtout, quelles sont les étapes d’élaboration d’un tableau de bord ?

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Qu’est-ce qu’un tableau de bord en management ?

Définition du tableau de bord en management

De façon générale, le tableau de bord, également appelé dashboard, désigne un outil qui retranscrit les données clés de l’entreprise, dans le but d’obtenir une vision globale de ses performances, plus précisément de ses KPIs.

Le tableau de bord en management se focalise alors sur un service précis (RH, finances, marketing, ventes, etc.).

Il permet à son responsable :

• de savoir s’il se dirige dans la bonne direction (les objectifs seront-ils atteints ?) et si le chemin sera semé d’embûches ;
• de faciliter ses prises de décision, car basées sur des informations concrètes ;
• d’identifier les écarts entre les objectifs fixés et le réel ;
• de stimuler l’amélioration continue et d’encourager la diffusion de meilleures pratiques chez les collaborateurs ;
• de fluidifier la communication interne entre les différents services ;
• d’anticiper les tendances ou modèles émergents qui auront un impact sur l’organisation.

En gros, le tableau de bord en management constitue un instrument de contrôle parfait pour piloter les équipes et organiser plus intelligemment le travail quotidien.

😃 Les mots c’est bien, mais les visuels c’est encore mieux ! Voici alors un exemple de tableau de bord en management, plus précisément d’un service commercial, pour vous faire une meilleure idée de ce à quoi il ressemble :

Les différents types de tableaux de bord

On différencie plusieurs genres de tableaux de bord en management, mais la principale distinction s’opère entre les deux types de dashboards suivants :

• Le tableau de bord opérationnel : il soutient le pilotage des activités quotidiennes et des processus de l’entreprise. En gros, il sert à s’assurer que les tâches sont bien exécutées, dans les délais impartis. Ici, on est davantage sur une démarche « au jour le jour ».
  👉 Exemples d’indicateurs opérationnels pour un tableau de bord commercial :
  • nombre de visites clients,
  • délai de cycle de vente,
  • nombre de devis émis.
    
    
• Le tableau de bord stratégique : là, comme son nom l’indique, on est dans la stratégie, dans l’évaluation de l’atteinte des objectifs sur du plus long terme. Ce tableau se concentre donc sur des KPIs mettant en lumière la vision de l’entreprise.
  👉 Exemples d’indicateurs stratégiques pour un tableau de bord commercial :
  • parts de marché,
  • valeur vie client (Lifetime Value),
  • taux de croissance annuel du chiffre d’affaires.

Comment faire un tableau de bord en management ? Les 5 étapes

Vous comprenez à présent tout l’intérêt de la mise en place d’un tableau de bord en management. Mais comment vous y prendre concrètement pour le construire ?

En suivant tout simplement les 5 étapes décrites ci-dessous 🤓 :

Étape 0 : Impliquez les collaborateurs concernés tout du long

Comme à chaque fois qu’il est question d’introduire un nouvel outil dans l’entreprise, il convient d’impliquer les collaborateurs concernés tout au long du projet. Sinon, comment assurer la parfaite adoption du tableau de bord ?

En outre, les managers restent les mieux placés pour déterminer les indicateurs les plus pertinents selon la réalité du service et les objectifs à atteindre.

☝️ Notez également qu’au moment du choix du support (Excel, logiciel SaaS, etc.), il importe de consulter les utilisateurs pour faciliter la prise en main.

Étape 1 : Déterminez l’objectif du tableau de bord en management

Avant de vous lancer dans le choix de vos KPIs, il vous faut comprendre l’objectif du tableau de bord, afin de construire l’outil le plus efficace.

👉 Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes :

• À quel manager ce tableau de bord s’adresse-t-il ?
• Quelles sont les priorités pour ce manager ? Par exemple l’amélioration des performances, la prise de décision, la communication, etc.
• À quelle fréquence le dashboard doit-il être mis à jour ? De façon quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle ?
• Quelle période couvre-t-il ? S’agit-il d’une vue à court, moyen ou long terme ?

Les réponses à ces diverses interrogations permettent de poser un cadre pour élaborer votre tableau de bord, et surtout de déterminer deux composantes essentielles :

• les KPIs,
• les sources de données.

Étape 2 : Sélectionnez les bons indicateurs

Le choix des bons indicateurs constitue un enjeu de taille dans l’établissement de votre tableau de bord en management. Mais quelle méthodologie appliquer ?

Déjà, focalisez-vous sur un nombre limité de KPIs essentiels, pour éviter de vous noyer dans un dashboard totalement illisible. Certains experts recommandent de ne pas en sélectionner plus de trois par objectif.

Ensuite, veillez à la pertinence de ces indicateurs. Pour ce faire, pourquoi ne pas vous reposer sur la méthode OVAR, une approche structurée d’évaluation de la performance ?

Elle se décompose en plusieurs étapes :

1. Déterminer le but à atteindre. Il s’agit d’une formulation claire et précise de ce que vous souhaitez réaliser. Bien entendu, cet objectif doit être SMART.
   👉 Ex. : Augmenter vos ventes en ligne de 10 % sur le prochain trimestre.
   
   
2. Identifier les variables d’action, c’est-à-dire les divers leviers et ressources à mobiliser pour atteindre l’objectif ci-dessus.
   👉 Ex. : Optimiser le site web pour l’usage du mobile.
   
   
3. Définir le résultat attendu, autrement dit la traduction chiffrée du variable d’action, souvent sous forme de KPIs.
   👉 Ex. : taux de rebond mobile, taux de conversion mobile, etc.

Étape 3 : Identifiez les différentes sources de données

À cette étape, demandez-vous où vous allez récupérer les données nécessaires à l’alimentation de votre tableau de bord, et de quelle manière vous vous y prendrez.

Côté sources, les informations proviennent en grande partie des différentes applications utilisées dans l’organisation (ERP, CRM, logiciel de comptabilité, etc.).

Quant au process, déterminez comment faire remonter les data dans l’outil qui servira à réaliser votre dashboard : import manuel à partir d’un CSV ou d’un fichier Excel, intégration native entre les deux dispositifs, développement d’une API, etc.

☝️ Dans tous les cas, travaillez toujours à partir de données fiables et standardisées !

Étape 4 : Soignez la forme de votre tableau de bord en management

La structure

La convivialité et l’ergonomie du tableau de bord management garantissent sa bonne exploitation. Il convient donc de structurer et hiérarchiser au mieux les informations qui y figurent.

👉 Par exemple :

• par importance (top-down), avec les données les plus critiques directement visibles en haut du document ;
• par catégories spécifiques. Par exemple, pour un service RH : administration du personnel, gestion des talents, engagement collaborateur, etc. ;
• par séquence temporelle, avec une organisation des idées de la plus ancienne à la plus récente ou vice versa, pour faciliter la compréhension des évolutions ;
• par comparaison côte à côte, si vous souhaitez mettre en évidence des contrastes.

Les graphiques

Le choix des graphiques compte aussi beaucoup.

Selon ce que vous voulez représenter, vous ne partirez pas sur les mêmes visuels :

• le camembert pour une répartition,
• les colonnes/bâtons pour des données catégorielles ou des séries temporelles,
• les nuages de points pour la relation entre deux variables quantitatives,
• les diagrammes en entonnoir pour des étapes séquentielles d’un processus, montrant la réduction progressive des informations, etc.

Les couleurs

Enfin, il importe d’opter pour les bonnes couleurs, tant elles influencent grandement la lisibilité ainsi que l’interprétation du tableau de bord.

Utilisez donc une palette offrant un bon contraste, et évitez les nuances trop vives qui distraient et fatiguent les yeux du lecteur. Optez plutôt pour des teintes douces, si possible alignées sur votre charte graphique.

☝️ Pensez aux significations culturelles des couleurs. Par exemple, le rouge traduit l’intensité, tandis que le bleu évoque davantage la réassurance, la transparence.

Étape 5 : Optez pour les bons outils

Beaucoup d’entreprises débutent en tableaux de bord avec Excel. En même temps, ce dernier reste omniprésent dans les entreprises, familier pour la plupart des utilisateurs, et il ne nécessite aucun investissement supplémentaire.

Toutefois, à mesure que ces organisations grandissent et que leurs exigences en matière de données se complexifient, elles se confrontent aux nombreuses limites du tableur en matière :

• d’intégration de la data,
• de mise à jour en temps réel,
• de capacités de visualisation avancées,
• de livraison du tableau de bord aux individus concernés.

Mais grâce à un logiciel spécialisé, en particulier un logiciel de Business Intelligence, toutes ces barrières sont levées, même si vous traitez un volume d’informations conséquent.

🛠️ Par exemple, une solution comme MyReport accompagne tous les managers de PME (DAF, DRH, directeur commercial, etc.) dans leurs prises de décision. Elle se charge pour vous de collecter automatiquement les informations pertinentes depuis différentes sources, de les fiabiliser, de les analyser puis de générer des tableaux de bord dynamiques et visuels selon les critères de votre choix. Il ne vous reste plus qu’à les partager en quelques clics au bon destinataire. Le tout sans avoir besoin de compétences techniques en gestion des données !

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Le tableau de bord en management : on résume !

Le tableau de bord en management se révèle un outil indispensable pour tous les encadrants et autres directeurs de service. Bien construit, tant sur le fond que sur la forme, il garantit de meilleures prises décisions stratégiques et opérationnelles.

Mais exploiter pleinement la valeur de cet outil magique implique une grande rigueur dans sa production ainsi que dans son alimentation. En ce sens, les logiciels spécialisés vous aideront grandement. Ils automatisent de nombreuses actions, en particulier tout le travail de récupération et d’analyse des données… souvent fastidieux 😮‍💨.

Dernier conseil pour la route : faites évoluer votre dashboard ! Les besoins, les objectifs et l’environnement de votre entreprise changent, votre dashboard doit suivre le mouvement !