Les outils juridiques prennent de plus en plus d’ampleur dans la gestion des dossiers administratifs. Un logiciel de secrétariat en ligne compte parmi les indispensables.
Gestion efficace de documents juridiques. Solution SaaS spécialisée pour simplifier la gestion documentaire.
Avec QBD.Net, profitez d'une plateforme intuitive adaptée à la gestion documentaire juridique. Optimisez vos processus et gagnez en productivité.
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Quelle que soit la forme ou la taille d’une société, sa vie est dictée par de nombreuses formalités juridiques. Un tel logiciel va les aider dans le processus de constitution de l’organisation jusqu’à sa dissolution. Il s’agit d’une solution informatisée visant à rendre pratique la demande d’approbation des comptes, la rédaction d’actes juridique et la signature des contrats. Elle permet d’optimiser la gestion de titres des clients et d’améliorer le travail collaboratif.
L’utilisateur n’a qu’à saisir les informations requises sur la société. Ces dernières vont s’afficher automatiquement sur les actes une fois la création lancée.
Concrètement, une fois le logiciel mis en place, l’utilisateur pourra se connecter à son compte pour accéder aux modules. Des listes y sont proposées avec tous les éléments et les actes liés à la vie de la société. Ce sont ces listes qui vont permettre au secrétaire juridique de réaliser des contrats rapidement et en toute conformité.
Utiliser un logiciel de secrétariat juridique permet à l’utilisateur de personnaliser les dossiers de la société à prendre en charge en fonction de ses activités. L’outil lui propose une gestion des dossiers clients, des dossiers des intervenants et des dossiers juridiques.
La fonctionnalité de gestion des dossiers est combinée étroitement avec le partage des documents et la gestion des accès pour permettre un travail collaboratif. En effet, le logiciel offre à l’utilisateur un outil de gestion de fichiers. Il s’agit d’un indispensable pour assurer la conservation des documents de manière à ce que personne ne puisse y accéder sans autorisation. Pour ce faire, le logiciel propose un portail client pour faciliter l’échange de document entre les avocats responsables du dossier et la société pour qui ils travaillent.
Utiliser ce genre de logiciel permet un meilleur suivi juridique des sociétés. L’outil offre généralement une base documentaire sur les rendez-vous et les tâches à réaliser. Il facilite les annotations et classe automatiquement les dossiers par importance ou par date pour que l’utilisateur puisse se concentrer au cœur de son travail tout en assurant les tâches secondaires.
La gestion des documents juridiques nécessite un outil performant et fiable pour assurer à la fois la pérennité des entreprises et des directions juridiques. Un logiciel automatisé est indispensable pour améliorer la gestion des dossiers.
Un logiciel de gestion de documents juridiques permet d'organiser, de stocker et de gérer les documents juridiques de manière numérique. Il permet également de rassembler les informations nécessaires à la rédaction de documents juridiques et de les partager avec les parties concernées.
Les fonctionnalités clés à rechercher incluent l'indexation et la recherche avancée, la sécurité des documents, la gestion des versions, la collaboration, l'automatisation des workflows, la personnalisation des champs de métadonnées, l'intégration avec les systèmes existants, et l'accessibilité mobile.
Les avantages incluent une meilleure organisation, une réduction des coûts de stockage et d'impression, une amélioration de la collaboration, une réduction des risques de non-conformité et une augmentation de l'efficacité opérationnelle.
Parmi les meilleures options de logiciel de gestion de documents juridiques, on peut citer NetDocuments, iManage Work, et eFileCabinet.
Parmi les alternatives gratuites, on peut citer Google Drive, Dropbox et OneDrive. Cependant, il est important de noter que ces alternatives ne sont pas spécifiquement conçues pour la gestion de documents juridiques et peuvent ne pas répondre à tous les besoins de votre entreprise.
