Logiciels de Comptables et Experts-Comptables : guide d'achat
Qu'est-ce qu'un logiciel pour cabinet comptable et expert-comptable ?
Définition
La catégorie des logiciels pour cabinet comptable et expert-comptable concerne tous les outils utilisés par ces professionnels durant leur activité quotidienne.
Premièrement, ces logiciels de comptabilité permettent d’enregistrer les écritures comptables nécessaires à la réalisation des états financiers et documents fiscaux de leurs clients.
Par ailleurs, cette catégorie de logiciel inclut les outils de gestion du cabinet :
- Gestion de la relation client
- Gestion des ressources humaines
- Gestion des facturations
- Gestion documentaire (GED)
Comment ça marche ?
Les outils de gestion de cabinet sont largement disponibles en ligne. Avec ses identifiants, l’utilisateur se connecte sur le site de l’éditeur de la solution et accède aux différents modules auxquels le cabinet a souscrit. Chaque module permet de réaliser des actions spécifiques :
- Le CRM gère le fichier client
- Le module de gestion des RH gère les temps de présence et les fiches de paie des consultants
- Le module financier permet d'enregistrer la comptabilité du cabinet
- Le module facturation facilite la rédaction et l'envoi des factures aux clients
- Etc.
Les outils comptables quant à eux permettent d’enregistrer la comptabilité des clients depuis une interface en ligne.
Quelles sont les principales fonctionnalités d'un logiciel pour cabinet comptable et expert-comptable ?
Tenue d’une comptabilité générale et analytique
Les outils comptables permettent aux comptables et experts-comptables de réaliser le journal des clients à partir des factures qui lui sont envoyées. Depuis l’interface de l’outil, le comptable enregistre les écritures comptables à partir des informations caractéristiques de la transaction : date, libellé, comptes impliqués (issus du PCG), montant.
Le logiciel réalise la comptabilité en partie double et modifie la balance comptable en temps réel.
À la clôture des comptes, il crée automatiquement les livres comptables, les états financiers (bilan, compte de résultat, annexe) ainsi que tous les documents demandés par l’administration fiscale (liasse fiscale, déclaration sociale, etc.).
Synchronisé avec le compte bancaire du client, le logiciel récupère automatiquement les relevés de banque pour faciliter le rapprochement bancaire.
La collaboration avec les clients
Certains outils comptables sont dotés d’une application mobile. Elle permet aux clients du cabinet de prendre en photo ses factures et les transmettre automatiquement au cabinet pour que le comptable enregistre la transaction au journal.
Certaines applications sont dotées de la technologie ROC (pour Reconnaissance Optique de Caractères) pour automatiser la création des écritures comptables. Le comptable n’a plus qu’à contrôler et valider l’enregistrement.
Pour faciliter le pilotage financier d’une organisation, le client du cabinet dispose généralement d’un accès à un tableau de bord pour suivre en temps réel l’évolution de la situation financière de son organisation :
- Chiffre d'affaires, trésorerie
- Créances clients, dettes fournisseurs
- Etc.
Il peut communiquer avec son expert-comptable pour ajuster la stratégie et les budgets prévisionnels de l’organisation.
Le conseil en stratégie
Ces outils permettent aux experts-comptables de se libérer des écritures comptables manuelles laborieuses qui sont enregistrées rapidement (parfois automatiquement). Ces experts peuvent se concentrer sur des tâches plus qualitatives :
- Analyse et diagnostic financier
- Audit
- Recherche de financement, élaboration d'un business plan, etc.
Certains outils intègrent le rôle de consultant de l’expert-comptable. Par exemple, des outils de gestion financière des projets clients rationalisent la recherche de financeurs. Le consultant inscrit les informations liées au projet (coût, type de financement souhaité, subventions, etc.) sur la plateforme qui se charge ensuite de trouver les financeurs potentiels et réaliser le montage financier.
D'autres outils intègrent par exemple la veille juridique.
La gestion du cabinet
Généralement sous forme de modules, les outils de gestion de cabinet centralisent toutes les fonctions nécessaires au pilotage d’un cabinet.
Un CRM permet d’accéder aux informations sur les clients. Chaque client dispose d’une fiche propre qui consigne toutes ses informations (nom, société, contact, contrat, rendez-vous, etc.) et interactions avec le cabinet.
Un module de gestion des temps de présence est indispensable dans un cabinet d’expertise comptable :
- Il permet de gérer en temps réel l'agenda des consultants
- Il permet de centraliser et formaliser l'affectation des tâches
- Il permet aux consultants de consigner les temps passés sur chacune des missions
Synchronisé avec le tableau de bord du cabinet :
- Il permet de suivre la rentabilité des missions et donc la rentabilité du cabinet
- Il permet de piloter le coût de chaque mission et simplifier la facturation des clients
Souvent en déplacement, un gestionnaire de notes de frais est particulièrement utile pour un cabinet d’expertise comptable. Il permet aux collaborateurs en déplacement de saisir les notes de frais en temps réel à partir d’une simple photo. Une simple validation et la demande est transmise à la hiérarchie.
Qui utilise un logiciel pour comptable et expert-comptable ?
Au coeur du cabinet, les comptables, assistants comptables, experts-comptables et audits utilisent les outils comptables et autres outils de conseil stratégique pour accompagner leurs clients :
- Enregistrer la comptabilité des clients
- Gestion financière des projets clients
- Réaliser l'analyse et le diagnostic financier des clients
Les fonctionnalités de comptabilité analytique sont utiles pour les contrôleurs de gestion externes afin de calculer le coût de revient d’un produit et élaborer les différents budgets des clients.
Enfin, les outils de gestion de cabinet comptable et expert-comptable sont transversaux, utilisés par toutes les fonctions :
- Les consultants pour gérer la relation commerciale, enregistrer les temps de présence, gérer les emplois du temps
- Les associés pour manager les missions, attribuer des tâches
- Les dirigeants et autres responsables administratifs pour piloter le cabinet
Pourquoi choisir un outil pour cabinet comptable et expert-comptable ?
Sélectionner un outil pour cabinet comptable permet de gagner en productivité. Cependant, ils présentent également quelques inconvénients.
Avantages
- Moins de temps passé à réaliser un journal au profit de l'analyse financière et de la réflexion stratégique
- Outil de gestion du cabinet "tout-en-un"
- Visibilité en temps réel sur les finances des clients
- Collaboration entre le cabinet et ses clients
- Nouveaux outils qui intègrent les besoins du consulting
Inconvénients
- Besoin d'un accès à internet lorsque l'on utilise un outil en ligne
- Manque de flexibilité de certains outils face aux besoins spécifiques de certains cabinets
Quels sont les avantages d’un expert-comptable en ligne ?
Suivi de votre activité en temps réel
Logiciel en mode SaaS avant tout, un expert-comptable en ligne vous permet d’avoir une comptabilité à jour. Avec des rapports générés en temps réel et des indicateurs de performance actualisés en permanence, vous disposez de valeurs fiables.
Ainsi, avec la synchronisation des données permise par le logiciel, vous obtenez le reflet réel de la situation financière de votre entreprise et une vision structurée et claire de votre activité grâce à des tableaux de bord à jour. Vous pouvez prendre des décisions éclairées et mieux organiser votre stratégie.
Rapport qualité/prix
Un outil de gestion comptable en ligne vous permet de faire des économies non négligeables. Un comptable en ligne vous fait bénéficier de ses conseils à moindre coût : ses frais de fonctionnement sont moindres par rapport à un cabinet physique. Le prix des honoraires est donc souvent avantageux et le conseil tout autant professionnel.
Grâce à la virtualisation des échanges, les prestations de conseil se font à distance (via chat, email, visio, téléphone, etc.), et ainsi votre expert-comptable vous revient moins cher.
Gain de temps
Outre la possibilité de contacter rapidement votre expert, vous vous épargnez tout trajet au cabinet de comptabilité. C’est du temps gagné pour vous concentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée, afin de développer votre activité.
De plus, en proposant une interconnexion avec votre banque, un tel outil vous allège vos tâches de saisie comptable grâce à l’automatisation. L’outil permet de vous épargner ce travail quotidien et d’éviter au maximum le risque d’erreur. La centralisation des données vous évite également de perdre du temps sur diverses interfaces.
Conformité
Faire appel à un expert-comptable en ligne vous permet de respecter les obligations légales qui vous échoient et de rester conforme aux dernières réglementations en vigueur. Grâce à leurs mises à jour automatiques, vous vous assurez notamment d’être en conformité avec la loi antifraude à la TVA entrée en vigueur le 1er janvier 2018.
Sécurité des données
Opter pour la comptabilité dématérialisée peut soulever la question des risques de sécurité. Le stockage de données doit se faire sur des serveurs protégés, qui sécurisent les données dans le cloud.
En optant pour une solution française, ou pour une solution dont les données sont hébergées en France ou en Europe, vous vous assurez que vos données sont traitées et archivées avec de hauts standards de sécurité.
Comment choisir son expert-comptable en ligne ?
Afin de connaître le type d’outil le plus pertinent pour vous, il est important de définir vos besoins et de vous demander ce que doit vous apporter votre outil.
À quelles utilisations l’outil est-il destiné ?
démarches de création d’entreprise (formalités de déclaration, rédaction des statuts, etc.),
tenue de la comptabilité,
établissement des comptes annuels,
clôture comptable,
production de documents obligatoires (liasse fiscale, dont le bilan comptable, etc.),
tenue des registres juridiques obligatoire,
suivi de trésorerie et tableaux de bord, etc.
D’autres modules peuvent également faire partie de vos prérequis comme :
Votre choix tiendra compte également de votre volume de facturation, de vos recettes et dépenses, en fonction de vos besoins spécifiques.
À quel type d’entreprise s’adresse-t-il ?
Avoir recours à un expert-comptable en ligne présente de nombreux avantages, en particulier pour les entrepreneurs, petites entreprises et indépendants. La comptabilité est entièrement tenue au sein d’un outil, sous le suivi d’un œil expert, et la consultation de votre espace en ligne est libre à tout moment.
Différents types d’entreprise peuvent bénéficier de l’expertise-comptable en ligne :
les indépendants, professions libérales et consultants ;
les structures de tailles modestes, comme les TPE, ou certaines PME avec des activités et une comptabilité simple,
les associations,
tous les statuts juridiques, de l’EURL/SARL à la SAS/SASU, en passant par la SCI ou encore la micro-entreprise.
☝️ Bon à savoir : la comptabilité de trésorerie est souvent privilégiée par les comptables en ligne.
Il vous revient de définir avec précision vos besoins et de savoir à quel expert faire appel pour répondre à vos exigences. Mettez-vous en quête de l’expert-comptable idéal afin d’optimiser votre gestion comptable, gagner en productivité et en efficacité.
Êtes-vous prêt·e à tester les services d’un expert-comptable en ligne ?
