[Interview] L'onboarding, un processus clé pour optimiser la gestion des ressources humaines.

L 'onboarding est un processus clé lorsqu'il s'agit d'accueillir un nouvel employé, et peut même devenir le premier obstacle lorsqu'il s'agit de décider d'intégrer ou non un nouveau profil. L'onboarding est avant tout le reflet de la culture d'une entreprise, mais comment faire une bonne première impression et s'assurer que le nouveau membre de l'équipe est là pour rester ? Aarón Cogolludo répond à nos questions.

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1- Quelles sont les conséquences d'un onboarding inadéquat ?

L' onboarding est un processus clé lorsqu'il s'agit d'accueillir un nouveau collaborateur afin qu'il puisse intégrer, dans un certain laps de temps, un maximum de valeurs, de processus, de méthodologie et de culture de la nouvelle entreprise. En ce sens, une mauvaise mise en œuvre a un impact direct sur les performances et les tâches de l'employé, les erreurs dans le processus d'onboarding et le manque de communication fluide et efficace tout au long du processus ont des répercussions sur les résultats de l'équipe qui incorpore le nouvel employé.

C'est pourquoi nous soulignons ci-dessous les points clés à garder à l'esprit au cours des premières semaines de travail :

Ce sont les petites choses qui comptent

La ponctualité :

Au début de la journée de travail, vous devez faire preuve de respect à l'égard de votre nouveau collègue en arrivant également à l'heure. Il arrive souvent qu'un nouveau collègue arrive au bureau à l'heure, mais que la personne chargée de l'aider soit encore en réunion pour quelques heures. Pour éviter à vos nouveaux collègues le chaos typique du lundi matin et avoir suffisamment de temps de préparation pour vous, permettez-leur simplement de commencer le travail une heure plus tard que d'habitude.

Culture de bienvenue :

Le cadeau de bienvenue doit être préparé avant le premier jour de travail du nouvel employé (voir ci-dessus), et laissez jouer l'effet de surprise. Dès le premier instant, de petits gestes comme celui-ci favorisent le sentiment d'appartenance du nouveau membre de l'équipe et deviennent un souvenir mémorable. De petits gestes peuvent avoir un fort impact.

Les présentations :

Pour bien commencer, nous vous recommandons d'organiser une petite réunion de présentation. Bien entendu, cela ne signifie pas que toute l'entreprise doive attendre le nouveau collègue dans le bureau le premier jour. Toutefois, les collègues avec lesquels il travaillera directement dans le même service et le mentor devraient au moins se présenter et discuter de leurs domaines de responsabilité. Cela permettra au nouveau collaborateur d'établir plus facilement le contact et de réduire les réticences qu'il pourrait avoir à demander directement de l'aide à quelqu'un.

Esprit d'équipe :

Le fait de déjeuner avec des collègues du même service le premier jour de travail renforce le sentiment d'appartenance à une communauté et crée une base de confiance pour travailler ensemble à l'avenir.

2- Pourquoi l'accueil des nouveaux employés devrait-il être "numérisé" ?

Un département RH numérisé donne à l'entreprise un avantage concurrentiel décisif, car il jette les bases de processus de travail efficaces dans l'ensemble de l'entreprise. Pour les responsables des ressources humaines, cela signifie avant tout plus de temps pour se concentrer sur ce qui compte vraiment : leurs employés. Malheureusement, les RH sont encore un département où les décisions sont prises très lentement, surtout lorsqu'il s'agit de développer de nouveaux processus, initiatives et outils. À cet égard, la crise de la pandémie a forcé les entreprises à mettre en œuvre la technologie appropriée pour numériser leurs procédures, en particulier en ce qui concerne l'accueil des nouveaux arrivants.

Quelques chiffres importants à prendre en compte :

• 88 % des employés pensent que leur entreprise ne dispose pas d'un bon processus d'intégration.
• Seuls 30 % reçoivent une formation interne au cours des deux premières semaines.
• Seuls 50 % reçoivent des informations sur les tâches et les processus.
• Seulement 60 % trouvent que leur lieu de travail est prêt à fonctionner.
• Un bon processus d'intégration permet de fidéliser 82 % du personnel.
• 70 % de productivité en plus grâce à un processus d'intégration efficace dès le premier jour.

Les entreprises doivent comprendre que l'intégration commence avant le premier jour et, pour une mise en œuvre réussie, nous recommandons les étapes suivantes :

Avant le premier jour :

• Salutations de la future équipe par courrier.
• Informations sur le premier jour (heure, programme, liens vers les sessions à distance).
• Informer les employés actuels de l'arrivée des nouveaux membres de l'équipe.
• Préparer le partenaire désigné à se sentir à l'aise.
• Rédiger un plan d'orientation.
• Assurez-vous que le nouvel employé est familiarisé avec les outils d'appel vidéo, afin de ne perdre personne pendant les sessions d'initiation. Organisez des appels et des sessions séparés pour expliquer les outils au préalable, si nécessaire.
• Envoyez le kit de bienvenue (équipement technique, clés, cadeau de bienvenue) par la poste ou par un service de messagerie.

Pendant la première semaine :

• La communication est plus importante que jamais.
• Envoyez un courriel ou un court message vidéo du PDG pour réduire les craintes personnelles concernant la santé de l'entreprise et la sécurité de l'emploi.
• Assurez-vous que l'équipement technique est complet, que tous les outils et VPN nécessaires sont installés et que les casques sont fournis pour les appels vidéo. Les nouveaux membres ne peuvent pas passer par le service informatique pour régler les problèmes rapidement.
• Un outil de réunion à distance (Zoom, Hangout, etc.) est essentiel pour que les nouveaux membres ne manquent pas leur session d'accueil le premier jour.
• Les relations personnelles favorisent la culture d'accueil.
• Un accueil structuré favorise la productivité.
• Des contrôles réguliers donnent une structure.

En termes de productivité, les entreprises devraient envisager de mettre en place des plateformes logicielles RH pour réduire les tâches administratives afin que le département RH puisse se concentrer sur l'actif le plus important : les personnes.

Un bon onboarding nécessite :

• Plus de 50 tâches différentes.
• Effectuées dans le bon ordre.
• Par cinq départements ou employés différents.
• Au bon moment.

Un processus d'intégration structuré :

• assure un bon départ dans la nouvelle entreprise, dès le premier jour.
• Augmente la productivité et l'engagement.
• L'utilisation d'un logiciel peut simplifier les tâches administratives.
• Donne plus de temps pour les tâches d'appréciation, telles que les cafés d'accueil.

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3- Pouvez-vous nous donner 5 conseils pour que les entreprises mettent en place un onboarding à distance réussi ?

L'un des défis les plus importants auxquels sont confrontés les départements RH face à la nouvelle normalité a été de réussir l'onboarding des nouveaux employés à distance dans le sillage de la crise COVID-19. Dans ce contexte, les professionnels des RH doivent plus que jamais se concentrer sur leurs employés, mais pour ce faire, ils doivent gagner du temps sur les tâches administratives, qui occupent généralement 42% de la journée selon une étude menée par l'entreprise en 2019. Est-il donc possible de rendre les processus d'onboarding chaleureux et efficaces à la fois ? Il s'agit certainement d'un paysage complètement nouveau pour lequel il faut trouver des outils qui facilitent le travail.

L'un des principaux défis auxquels sont confrontés les départements des ressources humaines dans la nouvelle normalité a été de gérer avec succès l'intégration des nouveaux employés à distance, à la suite de la crise COVID-19.

Dans ce contexte, rejoindre une équipe depuis son domicile et créer un sentiment d'appartenance est l'un des plus grands défis, car le nouveau membre ne sera pas en mesure de connaître personnellement le lieu de travail et ses collègues. Que pouvez-vous faire ? Faciliter leur intégration grâce à un processus d'intégration à distance bien structuré. Il est donc essentiel de prendre en compte les clés suivantes pour s'assurer que le tandem employé-entreprise continue de fonctionner dans les nouvelles circonstances qui nous accompagnent :

1- Communication: pour de nombreux employés, le fait de devoir travailler à domicile en raison des contraintes de mobilité actuelles peut être une situation tendue. Par conséquent, afin d'apaiser leurs craintes, il est important que l'équipe des RH reste en contact étroit avec les nouveaux employés et les informe ouvertement de la situation. Pour éviter qu'ils ne s'inquiètent, il est préférable d'anticiper la situation. Par exemple, le manager ou le responsable RH peut envoyer un e-mail ou une courte vidéo répondant aux questions les plus importantes et souhaitant la bienvenue aux nouveaux arrivants dans l'entreprise.

2- Configurer l'équipement à l'avance : afin de ne pas submerger le nouvel arrivant, l'idéal est qu'il reçoive les ordinateurs portables avec tous les logiciels et outils nécessaires (y compris le VPN) déjà installés, car il sera plus difficile de demander de l'aide au service informatique de l'entreprise depuis son domicile.

3- Organiser des sessions de formation: demandez toujours au nouvel employé, avant le premier jour, s'il connaît les outils de réunion et de chat les plus courants tels que Google Hangouts, Zoom et Slack. Organisez des sessions de formation avant qu'ils ne commencent à travailler afin que chacun puisse participer aux réunions virtuelles d'introduction ou créez des guides rapides avec les principales fonctions de chaque outil. Tout le monde n'a pas ces connaissances.

4- Proposez un on-boarding personnalisé : encouragez l'échange d'informations entre les RH, les managers et les nouveaux collègues aussi souvent que possible. Il faut garder à l'esprit que les présentations qui se faisaient autrefois en personne se font désormais par le biais d'un ordinateur portable. Il est donc conseillé d'encourager les contacts avec l'équipe, que ce soit autour d'un café, d'un déjeuner ou d'une bière virtuelle. Des outils tels que Wellbeing Warrior peuvent également contribuer à promouvoir les contacts interdépartementaux. Cet outil suggère au hasard des collègues avec lesquels vous pouvez prendre une pause ou un déjeuner virtuel. N'oubliez pas que la communication n'est pas seulement importante pour calmer les inquiétudes et les craintes au début.

5- Désigner un mentor pour maintenir la proximité : Personio a mis en place un programme de mentorat, à la fois à distance et en personne, pour accueillir les nouvelles recrues. Chaque nouvel employé se voit attribuer un mentor qui l'aidera lors de son intégration et mettra à sa disposition ses conseils, son expérience et ses compétences. Dans le contexte actuel du travail à domicile, cette figure prend encore plus d'importance. Il s'agit non seulement d'un partenaire affectif, mais aussi de celui qui sera chargé de présenter les autres équipes et la culture de l'entreprise.

Les temps sont durs pour les spécialistes des ressources humaines comme pour les nouveaux membres de l'équipe, mais un processus d'intégration professionnel et bien adapté permet d'augmenter considérablement la productivité des employés dès le premier jour et la fidélisation du personnel.