Comment faire une veille réglementaire HSE efficace et assurer votre conformité ?

Face à la multitude de textes réglementaires et d’exigences applicables dans chaque secteur d’activité, le processus de veille réglementaire HSE ne peut pas être pris à la légère : rigueur, méthode et expertise sont de mise.

Pourtant, malgré son caractère indispensable, il n’est pas toujours systématisé dans les organisations, par manque de temps, de moyens, d’outils ou encore de connaissances.

En tant que directeur·rice d’un site, d’un groupe industriel ou fonction HSE dans votre entreprise (responsable Santé et Sécurité, responsable Environnement, coordinateur HSE, etc.), vous avez compris l’importance de cette démarche.

Comment mettre en place une veille réglementaire HSE et définir des plans d’actions efficaces pour gérer votre conformité ? Voici un guide complet sur le sujet !

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Quel est l’objectif de la veille réglementaire ?

Une veille réglementaire HSE consiste en une démarche organisée et formalisée au sein d’une entreprise, dans le but de :

• détecter,
• analyser,
• exploiter des informations relatives aux réglementations applicables à ses opérations.

Elle permet donc à toute organisation de connaître les obligations qui lui incombent, afin d’organiser et de surveiller la conformité de :

• ses activités,
• ses équipements,
• ses infrastructures,
• ses procédés.

Elle sert notamment à limiter les risques de non-conformité, avec des retombées positives telles que :

• la réduction de certains coûts (amendes ou non-indemnisation en cas d’accident ou de sinistre, par exemple),
• une gestion saine des relations sociales,
• la maîtrise du taux d’accident du travail,
• le maintien de la productivité, etc.

☝️ Cette activité de veille devient même une nécessité dans toutes les entreprises disposant de systèmes de management certifiés ISO 14001, ISO 50001, OHSAS 18001, ISO 45001. En effet, elles doivent impérativement se tenir informées des évolutions réglementaires.

Comment faire une veille réglementaire efficace en 6 étapes ?

Étape n° 1 : définir la méthodologie de veille

Vous pouvez organiser votre activité de veille en adoptant le mode projet. En effet, en allouant au processus du temps, des objectifs, des moyens et des personnes responsables, vous garantissez son efficacité.

Commencez ainsi par cadrer votre projet :

• identifiez vos objectifs : qu’attendez-vous de la procédure de veille ? Identifier des résultats opérationnels précis permettra d’optimiser le temps à lui consacrer ;
  
  
• dégagez du temps à sa mise en place : pour déployer votre activité de veille et la faire exister en tant que telle, octroyez-lui un temps formalisé dans les plannings ;
  
  
• désignez un·e chef·fe de projet : délimitez le rôle de la·du responsable veille réglementaire, et des autres acteurs impliqués dans le projet, internes comme externes (directions, représentants du personnel, collectivités, actionnaires, etc.) ;
  
  
• définissez le périmètre de votre veille :
  • Quelles sont les informations recherchées ?
  • Sous quelle forme ou quel format sera-t-elle matérialisée ?
  • Selon quels critères ? (périodicité de mise à jour de la base de données, quelle utilisation en faire pour l’évaluation de la conformité, etc.) ;
    
    
• déterminez les moyens à mettre en place : en plus des ressources humaines et financières, quels sont les moyens requis : outils, formation, budget, etc. ?

💡 Que vous choisissiez de mener votre projet de veille en interne ou de l’externaliser, vous pouvez détailler toutes les attentes liées au projet dans un cahier des charges précis et clair. Ainsi, le processus répondra aux besoins de l’organisation et chacun des acteurs pourra s’y référer.

Étape n° 2 : identifier des sources fiables et pertinentes

En fonction de votre industrie ou domaine d’activités, faites un tri parmi toutes les sources d’informations existantes, afin de retenir seulement les plus pertinentes.

Pour cela, listez l’ensemble des règlements et textes applicables aux activités de votre site ou groupe industriel en matière de conformité HSE.

Lors de votre sélection, privilégiez les sources réglementaires (textes de loi, arrêtés ministériels, etc.) plutôt que le contenu vulgarisé, plus accessible, mais souvent simplifié. Ce type de source peut faciliter la compréhension et la synthèse des exigences, mais le texte officiel doit prévaloir.

Enfin, concentrez votre veille sur les exigences réglementaires applicables à l’activité de votre entreprise.

Étape n° 3 : élaborer son référentiel réglementaire

Une fois les sources identifiées, vous pouvez construire votre référentiel réglementaire, afin de structurer votre collecte d’informations. Il s’agit d’un registre ou fonds documentaire contenant toutes les obligations réglementaires applicables à votre organisation et à ses spécificités :

• secteur d’activité,
• nombre d’employés,
• statut juridique,
• classement ICPE, etc.

Pour baliser votre travail de recherche et classifier l’information, vous pouvez créer une arborescence logique, en utilisant des thématiques propres à votre organisation, puis subdiviser en sous-répertoires.

Répertoriez tous les textes applicables et assurez-vous de les associer avec des informations clés telles que :

• leur type,
• leur titre,
• leur date de création/mise à jour,
• la source dont ils sont issus, etc.

💡 Il sera également important d’identifier quel support utiliser (tableau, logiciel de gestion de projet/de tâche, etc.) pour un référentiel pratique, utile à tout le monde et facile à mettre à jour.

Étape n° 4 : traiter et analyser les informations HSE

Une fois toutes les informations recueillies, centralisées et classées, l’objectif est alors de les traiter pour les rendre exploitables pour les besoins de l’entreprise.

Cela requiert une analyse approfondie des textes réglementaires, qui doit parfois s’appuyer sur des compétences juridiques ou techniques, pas toujours détenues par la fonction HSE de l’entreprise.

Vous devrez alors identifier des experts capables d’analyser scrupuleusement chaque document, de recouper les informations et de les rendre compréhensibles pour toutes les personnes concernées dans l’entreprise.

💡 Vous pouvez également envisager d’avoir recours à un outil dédié pour cette étape fastidieuse et complexe, surtout si vous n’avez pas toutes les compétences particulières dans un domaine technique, ni de bagage juridique suffisant. Nous reviendrons sur cette question des logiciels spécialisés plus bas dans l’article.

Étape n° 5 : partager le contenu de la veille

Les résultats et les livrables de votre veille réglementaire doivent être diffusés à toutes les personnes concernées dans l’entreprise, dont les activités sont directement impactées :

• mettez en place une stratégie et des moyens de communication pour effectuer cette transmission (email, feed thématique sur l’intranet, logiciel de gestion de projet ou plateforme collaborative, etc.) ;
  
  
• divulguez toutes les informations pertinentes : textes de référence, mais aussi leurs éléments d’interprétation par des experts, les recommandations, ainsi que le délai attendu ;
  
  
• prévoyez des référents ou de la documentation complémentaire pour accompagner la mise en œuvre des nouveautés réglementaires.

Étape n° 6 : préparer l’évaluation de la conformité HSE

La veille réglementaire HSE constitue aussi une étape préparatoire à l’évaluation de conformité. L’observation continue et rigoureuse du paysage normatif technique et juridique permet de comparer les exigences théoriques et la mise en pratique dans votre organisation.

L’activité de veille doit rendre les informations recueillies exploitables afin :

• d’anticiper les évolutions réglementaires dans le but de préparer la mise en conformité, le cas échéant ;
  
  
• de mesurer le taux de conformité de l’entreprise en vérifiant que les procédés, les infrastructures, les équipements, etc. sont conformes au cadre réglementaire ;
  
  
• de démontrer les opérations de mise en conformité en cours, en cas de contrôle, avec l’établissement d’un plan d’action, pour chaque non-conformité relevée.

Quels outils pour simplifier votre veille réglementaire HSE ?

Vous l’aurez compris, la gestion de la veille réglementaire HSE est cruciale pour toute entreprise soucieuse de respecter la loi et de protéger ses employés. Cependant, ce travail s’avère vite une tâche ardue et chronophage, nécessitant une organisation rigoureuse.

Dans ce contexte, les technologies numériques, en particulier les logiciels spécialisés, présentent de multiples avantages.

Déjà, les éditeurs de ces solutions intègrent ce travail de veille, afin de les maintenir à jour conformément aux évolutions des réglementations. De plus, ces outils permettent de centraliser les informations (vos référentiels, votre document unique, etc.), les rendant ainsi plus accessibles et gérables. Enfin, un bon logiciel QHSE inclut des tableaux de bord dynamiques fournissant des données actualisées quant à la situation de l’organisation et aux actions entreprises pour la mettre en conformité.

De quoi gagner en temps et en précision dans votre travail de veille HSE !

⚒️ Exemples d’outils :

• Previsoft est un logiciel en ligne puissant et collaboratif, dédié à la gestion de la santé et de la sécurité au travail. Les consultants Previsoft effectuent en permanence une veille réglementaire, afin de vous accompagner au mieux dans votre politique QHSE et maintenir la solution conforme. Côté fonctionnalités, la plateforme vous aide notamment à évaluer les risques, à éditer votre DUERP, puis à déployer les actions nécessaires pour les réduire, en accord avec les réglementations de votre secteur.

• Red-on-line est une solution complète et flexible incluant du contenu sur mesure et des services personnalisés afin de faciliter votre veille réglementaire HSE. Profitez notamment de référentiels réglementaires exhaustifs adaptés à chacun de vos sites opérationnels, de l’accompagnement d’experts juristes HSE, basés à l’international ainsi que d’outils pour mieux piloter vos processus de mise en conformité.

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Derniers conseils pour assurer votre conformité réglementaire HSE

Pour terminer, voici quelques bonnes pratiques à mettre en application pour tirer le meilleur profit votre veille réglementaire :

• maintenez la base de données à jour : installez un suivi et paramétrez des alertes sur les textes de votre fonds documentaire, afin de rester à jour et de réévaluer régulièrement votre niveau de conformité ;
  
  
• définissez des indicateurs pour mesurer aussi bien l’état de votre veille que l’avancement de votre plan d’action, en évaluant les impacts de vos actions correctives, et en ajustant si nécessaire ;
  
  
• hiérarchisez les exigences et les risques associés pour toute non-conformité, afin de mieux prioriser vos actions ;
  
  
• capitalisez sur le travail collaboratif : récoltez du feedback sur la mise en œuvre de la démarche afin de toujours remettre en perspective son efficacité et sa valeur ajoutée. Vous vous inscrivez dans une démarche d’amélioration continue, afin d’optimiser le processus global pour que tout le monde soit gagnant.