Pourquoi choisir un ERP ?

L'expression ERP (Entreprise Resource Planning) est souvent mentionnée. Mais en quoi consiste-t-elle exactement ? Quand devriez-vous l'envisager pour votre entreprise ? Et comment identifier ce dont vous avez besoin ?

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Que fait un logiciel ERP ?

Les ERP sont des logiciels de gestion qui centralisent tous les flux des fonctions de l'entreprise : comptabilité, commerce, ressources humaines, etc.

Diriger une jeune entreprise

Au départ, le choix d'un logiciel ERP est assez rare. L'entrepreneur commence généralement par organiser sa base de données sur Excel. Il évolue éventuellement vers un outil adapté à son travail lorsque le besoin s'en fait sentir : un outil de CRM (Customer Relationship Management) pour la gestion de l'entreprise, ou un logiciel de comptabilité pour la tenue des comptes. Jusque-là, aucun ERP n'est utilisé et a priori le besoin ne se fait pas sentir. Alors, où cela change-t-il ? Quand l'entreprise peut-elle - ou doit-elle - commencer à réfléchir à un logiciel ERP ?

Des besoins croissants

La nécessité d'un outil ERP devient évidente lorsque :

• les problèmes internes commencent à s'accumuler
• les processus deviennent redondants ou laborieux.

Supposons que l'un de vos commerciaux apprenne qu'un client a déménagé. Il le note de son côté, mais oublie d'entrer l'information dans les dossiers, de sorte que les reçus et le courrier continuent d'être envoyés à l'ancienne adresse. Afin de favoriser les échanges internes, les réunions de service peuvent avoir pour objectif d' aborder des questions de ce type. Mais elles risquent de les ignorer. Le nez dans le guidon, il est facile, voire courant, d'oublier de transmettre des informations à ses collègues.

La nécessité d'un outil commun

Ce n'est pas la taille de votre entreprise mais le volume des flux traités qui vous fera atteindre le seuil nécessitant la mise en place d'un logiciel ERP. Lorsque les informations saisies par une personne de l'entreprise deviennent accessibles à l'ensemble de vos services, vos problèmes de transmission d'informations disparaissent instantanément. Plus autonome, chacun a accès à l'information dont il a besoin et peut la fouiller si nécessaire. D'un point de vue structurel, l'ERP devient la colonne vertébrale de l'organisation. Accessible à tous les employés, il est au cœur des tâches et de l'avancement de chacun. Collaboratif, il introduit une plus grande transparence. Et pour la direction et les différents chefs de service, il facilite le pilotage de l'activité. Les chiffres, disponibles en un seul endroit, peuvent être recoupés pour offrir une vision concrète de la situation de l'entreprise, tant sur le plan financier que concurrentiel et humain.

Comment choisir votre logiciel ERP ?

En fonction de votre secteur d'activité

Les entreprises ont globalement des processus similaires : prospection, vente, facturation, gestion interne... Cependant, chaque entreprise fonctionnera différemment, à des degrés plus ou moins importants. Une agence de consultance, par exemple, ne fonctionnera pas de la même manière qu'une entreprise de construction : scénarios de prospection, soumissions de devis, appels d'offres, facturation à la tâche ou à l'heure... Certains logiciels ERP peuvent également être destinés à un ou plusieurs secteurs d'activité. Ainsi, IOvision s'adresse plutôt aux sociétés de services comme les agences et les cabinets, tandis qu'Archipelia se positionne plutôt sur les activités de commerce de détail, de négoce et de production.

Fonctionnalités

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Ces logiciels ERP, comme les boîtes à outils industrielles, sont des solutions clés en main. Lorsque vous travaillez dans un domaine d'activité, l'outil est a priori fait pour vous. Cependant, il est possible que, tout en travaillant dans un domaine donné, vous ayez votre propre modèle d'entreprise ou mode de fonctionnement qui vous différencie de vos pairs. Dans ce cas, un logiciel prêt à l'emploi peut ne pas vous convenir. Deux solutions s'offrent alors à vous :

• opter pour un ERP qui réponde à vos besoins spécifiques. Si vous avez identifié que la gestion de vos ressources humaines est un élément clé de la réussite de votre modèle, il serait judicieux d'opter pour un outil destiné à cet élément en particulier, comme Zéphir par exemple.
• optez pour un logiciel modulaire. Il se peut que vos commerciaux soient habitués à travailler avec un seul outil, que votre comptabilité soit gérée d'un moment à l'autre. En optant pour un ERP transversal, vous devrez demander à vos équipes de changer leurs habitudes et leur environnement de travail. C'est délicat... Et il se peut que certains trouvent le nouvel outil moins performant. Heureusement, de plus en plus d'ERP sont équipés d'API pour pouvoir s'interfacer avec des solutions tierces. Cette compatibilité entre les outils vous permet de choisir de conserver la solution nécessaire à chacun de vos services, tout en unifiant le système informatique de la structure.

Si une entreprise peut se passer d'un ERP, il arrive toujours un moment où il devient nécessaire. Le logiciel ERP fluidifie les flux internes et permet d'augmenter la productivité, à condition qu'il soit adapté au secteur d'activité ou aux besoins spécifiques.