Les cartes de paiement virtuelles révolutionnent la gestion des dépenses

Comparées aux virements, aux prélèvements et aux crypto-monnaies, les cartes de paiement restent un moyen de paiement très répandu et très utilisé en Europe et dans la zone euro. En 2019, 572 millions de cartes de paiement étaient en circulation en Europe, ce qui représente 1,7 carte par habitant (BCE 2020). Les cartes de paiement peuvent être utilisées pour effectuer des achats dans des magasins physiques ou des boutiques en ligne et pour retirer de l'argent dans des distributeurs automatiques.

Toutefois, ces dernières années, de plus en plus de cartes de paiement et de méthodes virtuelles font leur apparition sur le marché. Selon une étude de la Banque centrale européenne de décembre 2020, un paiement en ligne sur quatre dans la zone euro est désormais effectué à l'aide de solutions de paiement électronique. Une tendance qui s'est encore accélérée avec la pandémie Corona.

Qu'est-ce qu'une carte de paiement ?

Une carte de paiement permet de payer sans argent liquide dans les magasins ou sur Internet. Lors d'un paiement par carte classique, on peut généralement identifier quatre acteurs différents. Le premier est le titulaire de la carte, qui l'utilise pour payer. Ils paient par exemple leurs achats hebdomadaires au supermarché ou leur t-shirt dans une boutique sans argent liquide avec la carte.

Le deuxième acteur du trafic des paiements par carte est le bénéficiaire du paiement. Ils acceptent la carte comme moyen de paiement pour leurs achats et participent ainsi au trafic des paiements sans numéraire.

Outre ces deux acteurs directs d'une transaction, d'autres parties prenantes sont impliquées dans un paiement par carte. D'une part, l' établissement émetteur de la carte et, d'autre part, les partenaires contractuels du bénéficiaire du paiement, qui sont responsables de l'acceptation et des décomptes du paiement.

Lorsque tous ces acteurs sont impliqués dans le trafic des paiements, on parle souvent d'un système à 4 parties. Toutefois, il existe également des systèmes de paiement qui ne font appel qu'à deux parties. Les cartes de fidélité ou les cartes de bonus dans le commerce de détail sont un exemple de ce système. Pour ces cartes, la fonction d'émetteur de la carte et celle de point d'acceptation sont assumées par la même personne physique ou morale.

En résumé, les cartes de paiement sont des cartes qui autorisent leurs titulaires à participer à la procédure de paiement sans numéraire des entreprises affiliées.

Contrairement aux autres moyens de paiement sans numéraire, les cartes de paiement mettent en concurrence différentes méthodes de paiement. Parmi les procédures connues et reconnues dans le monde entier figurent American Express, Master Card et Visa. Ces procédures vont généralement de pair avec une carte de crédit valable dans le monde entier et facturant les transactions de manière différée. Outre les procédures reconnues dans le monde entier, il existe également des procédures de paiement dont la validité est limitée localement. Parmi ceux-ci, on trouve la Girokarte, encore très répandue en Allemagne, qui a succédé à l'ancienne EC-Karte. Cette carte permet de payer sans problème sur le territoire allemand ou de retirer de l'argent liquide aux distributeurs automatiques correspondants.

Cartes de débit ou cartes de crédit, quelle est la différence ?

Les cartes de débit et de crédit font partie des cartes de paiement et permettent aux titulaires de carte de payer sans argent liquide. Une différence essentielle entre ces deux types de cartes réside toutefois dans le mode de décompte.

Les cartes de débit comprennent les cartes de paiement, telles que les cartes bancaires classiques et les cartes de virement. La carte de débit n'accorde pas de crédit aux titulaires de carte et facture directement les transactions. Il n'est donc pas possible de payer avec une carte de débit si le compte correspondant n'est pas crédité. Certaines banques sanctionnent le dépassement du plafond de compte par des intérêts de découvert - payer sans avoir de solde sur son compte courant est donc une affaire coûteuse. En exagérant, cela signifie que le solde du compte d'une carte de débit détermine la limite de la carte.

Il en va autrement pour les cartes de crédit. Les cartes de crédit accordent à leurs titulaires un crédit correspondant à la limite de crédit de la carte. Ce crédit permet d'effectuer de nombreux achats et transactions avec la carte de crédit au cours d'un mois. Ces achats sont ensuite facturés à la fin dans un décompte de carte de crédit. Ce service n'est pas gratuit et les titulaires de carte paient une cotisation annuelle pour ce décompte différé.

Comment classer les P-Cards parmi les cartes de paiement ?

Une purchasing card, également appelée p-card ou carte de commande, fait partie des cartes de paiement commerciales. D'autres cartes au fonctionnement similaire sont par exemple la Corporate Card, la carte de flotte ou la carte d'agence de voyage.

Les P-Cards permettent aux entreprises de régler les petites dépenses professionnelles ou les petits besoins qui surviennent fréquemment dans le cadre des activités quotidiennes. Ces cartes sont utiles pour commander des fournitures de bureau ou d'autres biens et services de faible valeur. Chaque centre de coûts peut commander directement ce dont il a besoin et une facture globale est envoyée à l'entreprise à la fin du mois. Après réception du paiement, les fournisseurs de cartes d'achat transmettent la confirmation de commande au fournisseur, qui livre ensuite la commande à l'entreprise. En Allemagne, les cartes d'achat sont encore relativement peu connues, alors qu'elles sont déjà utilisées avec succès depuis plusieurs années dans les pays anglophones.

Les cartes d'achat ont l'avantage de pouvoir être intégrées sans grand effort dans les procédures de commande existantes. De plus, elles permettent de réduire drastiquement les coûts de gestion, notamment pour les besoins des centres de coûts avec des produits qui ne posent pas de problèmes.

Les cartes de commande sont un bon levier pour accélérer les processus procure-to-pay d'une entreprise et pour réduire les coûts de transaction. En effet, les frais de transaction sont souvent plus élevés que la valeur réelle de la commande ou de la marchandise, surtout pour les marchandises de faible valeur, et les P Cards permettent de remédier à ce problème !

Fonctionnement des cartes de paiement virtuelles

Les cartes de paiement virtuelles conviennent pour des transactions et des achats spécifiques que les cartes de paiement classiques ne peuvent pas offrir de cette manière. Vous pouvez obtenir une carte de paiement virtuelle auprès des prestataires de services de paiement ou des banques. Elle peut ensuite être utilisée pour payer en ligne et hors ligne, conformément à la programmation.

Comme son nom l'indique, la carte de paiement virtuelle est virtuelle et n'existe donc pas physiquement. Lors de la demande de carte, les émetteurs de cartes créent un paquet de données spécifique à la carte de paiement. Ce paquet contient le nom du titulaire de la carte, le numéro de la carte de crédit ainsi qu'une date d'expiration et un numéro de sécurité (CVV).

Les cartes de crédit virtuelles peuvent être configurées et émises pour des transactions individuelles. Dans ce cas, elles ont une date d'expiration prédéfinie et ne peuvent plus être utilisées pour payer après leur expiration.

Divers avantages des cartes de paiement virtuelles pour les entreprises

Les cartes de paiement virtuelles permettent aux entreprises d'avoir un meilleur contrôle sur les transactions effectuées avec ces cartes. Selon la programmation, les cartes de paiement virtuelles permettent de bloquer certains détaillants ou de fixer des limites supérieures pour les transactions. Dès le départ, les collaborateurs ne peuvent effectuer des achats que dans les boutiques en ligne autorisées et ce, jusqu'à la limite maximale prédéfinie.

De plus, en cas de vol, les cartes virtuelles peuvent être désactivées directement par l'entreprise dans le logiciel bancaire ou par le collaborateur dans l'application. Le vol de données est plutôt rare avec les cartes virtuelles, il demande plus d'efforts que le vol classique de cartes dans le porte-monnaie. Les cartes physiques sont nettement plus faciles à voler que le jeu de données électroniques d'une carte de paiement virtuelle.

Grâce aux cartes de paiement virtuelles, qui sont dans le meilleur des cas directement intégrées dans le système ERP de l'entreprise à l'aide d'un logiciel de carte de crédit, les entreprises obtiennent un meilleur contrôle du budget. Des directives de dépenses concrètes pour les cartes de paiement virtuelles empêchent certains services ou collaborateurs de dépenser plus d'argent que ce qui a été convenu. Si la carte virtuelle est une carte de crédit, les collaborateurs bénéficient en outre de tous les avantages d'une carte de crédit d'entreprise classique. Il est facile de retirer de l'argent à l'étranger et de régler les dépenses directement dans la monnaie étrangère, sans avoir à se soucier des taux de conversion ou de disposer de suffisamment d'argent liquide.

La transparence et le contrôle des coûts ne sont que quelques-uns des nombreux avantages.

Un autre avantage des cartes de paiement virtuelles est qu'elles peuvent être créées par l'entreprise sans grande charge administrative et en fonction de ses besoins. Cela est particulièrement avantageux lorsque les collaborateurs ne voyagent que sporadiquement à l'étranger et ont besoin d'une carte d'entreprise pour une utilisation spécifique.

Les cartes virtuelles peuvent être créées rapidement et en nombre illimité, et désactivées tout aussi rapidement. Les responsables n'ont qu'à communiquer le jeu de données et la carte virtuelle peut déjà être utilisée pour le paiement. Le temps d'attente entre la demande de carte et la réception de la carte de paiement est ainsi considérablement réduit.

En passant aux cartes de paiement virtuelles, les entreprises disposent donc d'une méthode de paiement flexible et évolutive. En outre, les collaborateurs ne doivent plus avancer les dépenses professionnelles de leur propre poche et peuvent utiliser directement la carte d'entreprise numérique pour le paiement. L'automatisation des processus liés aux cartes de paiement est souhaitable pour tous les acteurs de l'entreprise.

Une bonne intégration avec les systèmes informatiques de gestion financière

Lorsque les entreprises optent pour des cartes de paiement virtuelles, il convient également de se pencher sur l'automatisation et l'intégration informatique. Avec la bonne connexion, les entreprises peuvent réaliser des économies d'échelle non négligeables et optimiser les processus. En outre, l'autonomie des différents collaborateurs et services augmente, tout comme la transparence des coûts pour le service financier.

Les logiciels de cartes de crédit évoluent constamment et proposent aux entreprises des ensembles de fonctions de plus en plus sophistiqués. La présentation des chiffres d'affaires de toutes les cartes de paiement de l'entreprise sur une plate-forme et la gestion des cartes sur celle-ci apportent aux entreprises un contrôle financier et une transparence améliorés :

• Elles peuvent suivre les dépenses et les transactions de toute l'entreprise sur une plate-forme centrale.
• L' examen et l'approbation des différents achats sont nettement plus faciles pour les managers et les responsables financiers grâce au regroupement des informations.
• Les transactions effectuées avec une carte de paiement peuvent être retracées jusqu'à l'approbation de la carte de paiement.

Au final , tous les niveaux hiérarchiques profitent de cette transparence dans les logiciels financiers intégrés.

L'archivage numérique rend les documents papier superflus !

L'un des avantages des cartes de paiement intégrées est que les justificatifs papier deviennent superflus et que les preuves sont directement sauvegardées et archivées sous forme numérique. Chez Expensya, les cartes de paiement virtuelles peuvent être créées directement à partir du compte admin et les entreprises bénéficient d'une application native pour gérer leurs dépenses professionnelles. Quelques clics suffisent pour établir des décomptes et faire approuver des achats par des collaborateurs directement en déplacement. Dans Expensya, les entreprises peuvent définir leur politique de dépenses en quelques étapes et automatiser le respect des règles de dépenses.

Grâce à des logiciels de gestion des dépenses intégrés comme Expensya, les justificatifs papier peuvent être numérisés et archivés directement dans le cloud. L'archivage numérique et conforme à la législation dans le cloud réduit également le risque de perte de données.

Une solution SaaS comme Expensya améliore la transparence, la productivité et offre aux entreprises le meilleur de l'automatisation pour la gestion de leurs dépenses grâce à de nombreuses fonctionnalités. Les collaborateurs peuvent utiliser facilement des cartes de paiement virtuelles lors de voyages d'affaires et d'achats en ligne et bénéficient d'une utilisation simple, d'une grande sécurité de paiement, de processus accélérés et d'une réduction du risque de fraude.