Comment gérer les dépenses de ses équipes ?

En entreprise, la gestion des dépenses est toujours un point de frustration et de tension important. Cela vaut tant pour les salariés (manque d’autonomie, processus de remboursement trop long, avancement des frais sur leurs économies personnelles) que pour les managers (dépassement des budgets, manque de traçabilité des dépenses, absence de justificatifs). Pour gérer au mieux les dépenses, il est nécessaire de fixer une politique interne claire et de s'appuyer sur des logiciels adaptés.

Quelle politique interne mettre en place ? Quels logiciels sont à la disposition des professionnels ? L’offre s’est considérablement élargie ces dernières années, il convient de choisir celle qui répondra qui le mieux à votre société et à vos équipes.

S’interroger sur les pratiques internes de l’entreprise

Avant même de se focaliser sur les différents logiciels existants, il est primordial d’examiner les pratiques internes et d’identifier celles devant être modifiées.

Gestion des dépenses, les erreurs à ne pas commettre

Par habitude, par simplicité ou par manque de temps, les pratiques liées aux dépenses internes sont rarement travaillées ou remises en cause, elles peuvent pourtant être à l’origine de nombreuses tensions au sein de l’entreprise. Parmi les pratiques à éviter, cinq sont particulièrement répandues :

Erreur n°1 : une seule carte voyageant de main en main

Cette pratique est celle la plus répandue et qui est instinctivement pratiquée lorsque la structure se développe. Une carte professionnelle liée aux dépenses de l’entreprise mais qui n’a pas de propriétaire attitré et est communiquée aux différents membres de l’équipe au gré des dépenses. Ce système implique plusieurs dangers : une traçabilité des dépenses rendue plus difficile, une plus forte probabilité de perte ou de vol et une absence de responsabilisation des employés.

Erreur n°2 : un détenteur unique de carte au sein de l’équipe

Ce mode de fonctionnement est l’opposé de la pratique précédente. Ici la carte de paiement est détenue par une seule personne qui sera constamment sollicitée par ses collègues pour gérer leurs dépenses. Cette pratique beaucoup trop rigoureuse fait perdre en flexibilité aux collaborateurs et sur-sollicite un employé.

Erreur n°3 : absence du contrôle des dépenses

Certaines structures ne mettent pas en place de plafonds de dépenses sur leurs cartes bancaires ou encore n’indiquent pas de plafond par typologie de dépenses. Cela implique généralement un dépassement des budgets mis en place et une difficile hiérarchisation des dépenses.

Erreur n°4 : absence de gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais est un point central pour les CFO. Ils doivent être en leur possession et les lier à l’ensemble des dépenses. S’il n’existe aucun processus pour récupérer ces notes de frais, l’entreprise ne pourra pas les justifier auprès de l’administration fiscale. Si l’employé a avancé cette dépense, il ne pourra donc pas être remboursé.

Erreur n°5 : les avances personnelles de la part des employés

Dans de nombreuses structures, c’est aux employés d’avancer l’argent lié aux dépenses professionnelles, ils se verront par la suite remboursés. Cette pratique peut être source de tension et de stress de la part des employés. Il est préférable de ne pas y recourir.

L’ensemble de ces pratiques sont très répandues et sont celles vers lesquelles on se tourne instinctivement. Il est nécessaire de mettre en place une politique interne liée à la gestion des dépenses pour s’assurer une bonne gestion des dépenses professionnelles.

Mettre en place une politique interne

Le premier point sur lequel travailler est la mise en place d’un budget. Il est impossible de gérer ses dépenses et de responsabiliser ses équipes sans budget. Il est possible de le catégoriser par type de dépenses, ceci permettra au CFO d’avoir une meilleure lisibilité. Une fois ce budget arrêté, il est plus aisé de fixer des plafonds de dépenses aux cartes bancaires mises à disposition des employés. Le point clé de cette pratique est de fixer un budget limitant le gaspillage tout en permettant à vos employés de réussir leurs missions.

Une fois le budget défini, il est nécessaire d’établir des process internes pour permettre aux informations de circuler et pour uniformiser les techniques. Pourquoi utiliser un même process pour l’ensemble des employés ? Pour gagner en efficacité et mieux communiquer entre les différents services. La multiplication des méthodes de travail, implique des zones de friction et une mauvaise communication entre les employés. Prenez garde à bien communiquer sur ce changement de process et assurez vous que les nouveaux venus soient eux aussi mis au courant. Attention, un même process interne n’implique pas un même mode de paiement pour l’ensemble des employés. Il vous sera encore possible de diversifier les modes de paiement.

Qu’il s’agisse du budget, du mode de paiement ou encore des process interne à l’entreprise, il s’agit surtout de la partie touchant vos employés mais une partie importante des dépenses n’a pas encore été abordée : les notes de frais. Elles concernent votre CFO et votre équipe financière. La récupération et le tri des notes de frais sont des tâches administratives et répétitives, c’est pourquoi il est important d’y réfléchir en amont pour soulager au maximum vos équipes. Centralisez la récupération des notes de frais et munissez-vous d’une application permettant à vos employés de les dématérialiser. 
Attention, même si vos employés prennent en photo les notes de frais et les attachent à leurs dépenses, ils sont obligés de vous procurer le document papier.

Enfin, dernier conseil mettez en place des systèmes anti fraude. L'obligation d’ajouter son justificatif à toute dépense permet de visualiser les dépenses, de s’assurer qu’un même justificatif n’est pas utilisé plusieurs fois et ainsi de limiter les fraudes.

Nous l’avons vu, plusieurs points doivent être mis en place pour optimiser la gestion des dépenses pros. De nombreux outils et logiciels accompagnent aujourd’hui les entreprises et leur assurent des gain de temps et d’argent.

Rechercher des outils adaptés

Les outils sur lesquels les professionnels s’appuient doivent répondre à deux problématiques : les moyens de paiement et la gestion comptable des dépenses professionnelles.

Les outils de paiement

Les moyens de paiement les plus utilisés sont la carte de débit et la carte de crédit. Elles permettent d’autonomiser les employés et d’assurer une traçabilité des dépenses. Cependant différents types de cartes existent, il faut donc les différencier pour trouver le format le plus adapté.

La première forme, et celle la plus répandue, est la carte de paiement physique. Il s’agit du format classique auquel l’ensemble des employés est habitué. 

La seconde forme est la carte virtuelle. Elle fonctionne de la même manière que la carte physique mais est utilisée pour les achats en ligne. Dès lors, pourquoi opter pour une carte virtuelle ? La perte ou le vol d’une carte bancaire standard sont courants, mais cela est presque impossible pour une carte virtuelle. Pour l’achat de logiciel ou des abonnements, la carte physique ne présente aucun avantage particulier.

Vous avez besoin de cartes de paiement physiques pour vos commerciaux et de cartes virtuelles pour le reste de vos équipes ? Pas de problèmes, de nombreuses structures vous proposent les deux modes de paiement. La néobanque Qonto vous permet notamment de commander de multiples cartes, quelle que soit leur forme.

Nous avons ici distingué deux formes de cartes de paiement mais la carte utilisée par vos employées n’est pas une simple carte bancaire, il s’agit la plupart du temps d’une carte affaires.
Chaque carte affaires peut se voir apposer un plafond personnalisé. Cela permet de gérer le budget alloué de manière très précise et assure une très grande autonomie aux employés. Nul besoin de se référer à son manager pour engager une dépense. Cela ne dispense cependant pas les employés de justifier leurs dépenses. Ils devront attacher les factures à leurs opérations et les remettre à la personne en charge.

Les problématiques des notes de frais et de la comptabilité doivent bien évidemment être prises en compte lorsqu’on aborde le sujet de la gestion des dépenses professionnelles.

Dépenses professionnelles et notes de frais

Les cartes de débit et de crédit permettent certes de mieux suivre les paiements mais ce suivi ne suffit pas à l’administration fiscale. Chaque dépense professionnelle doit être justifiée, il faut donc qu’une facture y soit attachée. Aujourd’hui de nombreux logiciels permettent à vos collaborateurs de prendre en photo leurs justificatifs de notes de frais mais ils doivent également vous rendre la version papier. 

Quel est l’intérêt de ces logiciels ? Ils permettent de réduire la fraude, de réduire le temps passé à remplir des coupons pour justifier les achats et de centralisent l’information pour l’équipe financière. 

La réduction de la fraude est liée à l’obligation de prendre en photo sa facture pour chaque dépense. Il est alors beaucoup plus facile de repérer les dépenses sans facture ou encore les doublons de facture.

Le temps accordé à ces tâches administratives est réduit car très peu d’information est demandé aux employés. Ils ont juste à effectuer leurs achats et à photographier leur justificatif. Aucun papier à remplir une fois revenus au bureau ni de documents annexes à apporter. 

Moins de papiers remplis par les employés impliquent moins de papiers à trier et à lire pour l’équipe financière. De plus, l'utilisation d’un seul et même logiciel pour l’ensemble des employés assure une même méthode de travail et une centralisation de l’ensemble des données. Ces logiciels simplifient donc le traitement des demandes internes.

En plus de la dématérialisation des notes de frais, ces logiciels permettent souvent d’effectuer des exports comptables. Vous pourrez alors transcrire les flux d’argent en écritures comptables. 

L’application Qonto vous permet notamment de prendre en photo vos notes de frais, de mettre en place des labels personnalisés sur chaque dépense et d’effectuer des exports comptables.

Selon les besoins de votre entreprise et de vos équipes, il apparaît donc essentiel de comparer les différents logiciels présents sur le marché. L’audit des besoins de l’ensemble de vos employés est la première étape pour choisir le logiciel adéquat. Il vous suffira ensuite de mener une étude de marché et de sélectionner le logiciel le plus approprié.