Quels sont les outils bureautiques à absolument maîtriser dans votre entreprise ?
Ce qu’on appelle le travail de bureau a beaucoup évolué ces dernières années. Mais alors, quels sont les outils bureautiques utilisés dans votre entreprise : Word, Excel, PowerPoint ?
Ces logiciels sont-ils adaptés à votre entreprise, à votre niveau de compétences et de maîtrise ? Ont-ils d’une certification de qualité ?
À l’heure où mobilité et synchronisation s’imposent, sachez qu’il existe un grand nombre d’alternatives.
Confrontons les suites bureautiques ! 🥊
Qu’entend-on par outils bureautiques ?
La bureautique désigne les logiciels et programmes qui aident l’entreprise dans la création et la rédaction de documents, de feuilles de calculs ou de présentations.
Ces logiciels incluent nos fameux outils bureautiques, essentiels pour :
- améliorer l'efficacité,
- la productivité,
- la collaboration au sein des entreprises,
- la création et le partage de document,
- l’automatisation des tâches répétitives,
- la gestion efficace de l’information.
L'informatique en bureautique, ou simplement la bureautique, joue donc un rôle crucial dans la gestion des opérations quotidiennes et la réussite globale de l'entreprise.
Les 8 outils bureautique à absolument maîtriser
Parmi les outils bureautiques de base et leurs usages, Microsoft Office et Google WorkSpace sont la suites bureautiques les plus connues.
De nombreux outils les composent, en faisant deux suites complète dont il devient rapidement de se passer.
⚠️ La suite Office de Microsoft est payante, mais est en général installée sur l’ordinateur à l’achat, à condition de posséder un logiciel sous Windows.
#1 Excel ou Sheet
Excel est un incontournable du monde de l’entreprise et de la bureautique, utilisé pour :
- l'analyse de données,
- la gestion de bases de données simples,
- ou encore la création de tableaux de bord.
La maîtrise des formules, des tableaux croisés dynamiques et des graphiques est cruciale.
L’équivalent d’Excel chez Google ? 👉 Google Sheet
💡 Il existe néanmoins de nombreuses alternatives gratuites à Excel ou GSheet.
#2 Word ou Docs
Word ne démérite pas face à Excel, lui aussi étant très répandu, utilisé pour la rédaction de :
- de documents,
- de rapports,
- de lettres, et de tout autres textes.
Il est essentiel de connaître les fonctionnalités de base comme la mise en forme, le suivi des modifications et l'insertion d'éléments multimédia.
L’équivalent de Word chez Google ? 👉 Google Docs.
💡 Tout comme Excel, il existe de nombreuses alternatives gratuites à Word.
#3 PowerPoint ou Slides
PowerPoint est idéal pour la création de présentations professionnelles.
Savoir concevoir des diapositives attrayantes et intégrer des animations peut faire une grande différence !
L’équivalent de PowerPoint chez Google ? 👉 Google Slides.
#4 Outlook ou Gmail
Outlook est le centre de communication de la suite Microsoft. Il est idéal pour la gestion :
- des courriels,
- des calendriers,
- et des contacts.
La connaissance des fonctionnalités de gestion des tâches et de planification de réunions est également importante !
L’équivalent d’Outlook chez Google ? 👉 Gmail.
#5 OneDrive ou Google Drive
Intégré à Microsoft Office, OneDrive permet le stockage et le partage de fichiers en ligne, facilitant la collaboration et l'accès aux documents depuis n'importe quel appareil.
L’équivalent de OneDrive chez Google ? 👉 Google Drive.
En recherche d’alternatives ? Jetez un œil à notre comparatif sur les meilleurs logiciels GED. 👀
#6 Access
Non loin du principe d’Excel, Access est utile à la gestion de bases de données relationnelles.
La maîtrise des tables, requêtes, formulaires et rapports est essentielle pour les utilisateurs qui doivent manipuler de grandes quantités de données.
En recherche d’alternatives ? Nous avons listé les meilleurs logiciels de BI pour vous. 🏆
#7 Publisher
Publisher met l’accent sur la création de publications professionnelles telles que :
- des brochures,
- des bulletins d'information,
- des affiches,
- ou des cartes de visite.
Sa simplicité et ses modèles intégrés en font un outil pratique pour les besoins de publication rapide.
#8 Teams ou Meet
Enfin, Teams combine des fonctionnalités de messagerie, de vidéo-conférence et de collaboration en temps réel.
C'est un outil essentiel pour le travail collaboratif à distance, permettant des intégrations avec d'autres applications Office.
L’équivalent de Teams chez Google ? 👉 Google Meet.
Choisir son camp en évaluant les besoins en entreprises
La mobilité devenue incontournable
La mobilité est au cœur des enjeux professionnels, il faut pouvoir travailler :
- en équipe même quand celle-ci est délocalisée ;
- en déplacement : les commerciaux notamment, mais pas seulement ;
- à distance : le télétravail est (plus que jamais) un mode apprécié tant par les collaborateurs que par l’entreprise en matière d’organisation du travail ;
- en mode BYOD (Bring Your Own Device) qui consiste à utiliser un terminal informatique personnel, smartphone, tablette ou ordinateur, pour un usage professionnel.
L’utilisation multi-devices
Il est évident que l’on utilise de plus en plus de terminaux… 😮💨
Et si l’on travaille encore majoritairement depuis un ordinateur, on le fait aussi depuis son téléphone mobile, voire depuis une tablette.
Aussi, nos différents supports de travail doivent-ils pouvoir être compatibles avec l’outil utilisé et se synchroniser d’un terminal à l’autre.
Le collaboratif est devenu un impératif
De la même façon, il faut pouvoir accéder simultanément à un même document de travail, le consulter et pouvoir y apporter des modifications.
Cette possibilité a permis de faire un bon en productivité et en efficacité !
Une accessibilité immédiate
C’est à l’ensemble de ces enjeux que votre suite bureautique doit répondre. ☝️
Votre logiciel de traitement de texte, votre outil tableur et votre solution pour créer des présentations doivent être accessibles de manière fluide et en temps réel à l’ensemble des collaborateurs.
Les limites de la suite Office 365
La suite bureautique la plus utilisée en entreprise à l’heure actuelle est bien sûr celle d’Office 365, anciennement appelée Pack Office.
Or, son utilisation dans le cadre professionnel est payante… même si vous souhaitez l’utiliser sur mobile ou tablette.
Les équivalents à Office pour vos outils de bureautique adaptés à votre entreprise
Pour l’entreprise, garantir la continuité et l’accessibilité des outils de travail aux collaborateurs implique de se doter d’une solution logicielle adaptée.
Les équivalents gratuits de la suite Office 365
Peut-être avez-vous équipé votre entreprise de la suite Office de Microsoft, sans inclure les terminaux personnels des collaborateurs au parc informatique couvert ?
Ou bien n’avez-vous pas encore choisi de suite bureautique homogène ? Sachez alors que des alternatives gratuites existent.
- Google WorkSpace est directement accessible gratuitement dans votre navigateur, sans installation ou frais nécessaire.
- Apache Open Office est un logiciel gratuit. Sa version pour Android, AndrOpen Office, peut vous permettre d’équiper les smartphones de vos équipes sans ajout de budget.
- WPS Office est le produit d’un éditeur chinois. Léger à installer, ce logiciel bureautique est reconnu comme le meilleur sous Android. Il est également disponible pour iPhone et sur tout système d’exploitation : OS X, Linux ou Windows.
Seuls bémols :
- la version freemium comprend des publicités ;
- elle n’est pas compatible avec le format LibreOffice ;
- les formules mathématiques du tableur sont en anglais ;
- elle existe seulement on premise et n’a pas de version cloud.
Sur ce dernier point, soulignons cependant qu’elle s’interface très bien avec les solutions cloud existant par ailleurs, comme Dropbox.
Google Workspace, la bureautique online
La bureautique, au sens large, englobe aussi agenda, messagerie, contacts… Avec une solution complète, vous avez tout au même endroit !
La fonction recherche devient ainsi plus pertinente : en tapant le mot clé, vous obtenez mails, documents ou rendez-vous le contenant.
Google Workspace, lancé en 2006 sous le nom Google Apps for Work, est :
- 100 % synchronisée dans le cloud,
- accessible en mode full web, ou téléchargeable en local,
- rapide à installer (paramétrage et création de comptes utilisateurs),
- compatible tous navigateurs et systèmes d’exploitation,
- connectée à Google Drive pour le stockage cloud, etc.
Un bémol :
- l’hébergement de vos données ne se fait pas en France. Sur ce dernier point, rappelons que les contenus sont néanmoins cryptés, donc sécurisés.
Google Workspace
ONLYOFFICE, la suite bureautique open source et collaborative
Parmi les outils bureautiques intéressants, citons aussi ONLYOFFICE.
Constamment mise à jour, la suite offre toutes les fonctionnalités requises pour l’édition en ligne (dont le traitement de texte et le tableur) mais revêt en plus une dimension de plateforme collaborative avec des outils additionnels de :
- gestion de projets et de tâches,
- mails,
- CRM,
- communication interne, etc.
Le logiciel, tout-en-un ou modulable, peut être autohébergé ou en mode SaaS, et s’intègre bien avec l’acteur open source Alfresco, spécialisé dans la gestion de contenus.
Un bémol :
- le format .odt n’est pas pris en charge, il est nécessaire de procéder à une conversion au format .xml.
ONLYOFFICE
Les outils bureautiques, en résumé
La suite bureautique est au cœur du fonctionnement d’une entreprise.
Au moment de la choisir, ne négligez pas le facteur l’humain. Bousculant les habitudes des uns et des autres, son déploiement ne sera fructueux que s’il emporte l’adhésion de chacun.
C’est pourquoi nous vous recommandons de planifier une formation pour que tous profitent pleinement de tous les avantages de l’outil bureautique que vous aurez choisi.