RGPD Compliant : comment protéger les données personnelles de votre entreprise ?

Données personnelles, normes européennes, consentement explicite… De quoi donner des sueurs froides à ceux qui considèrent les règles juridiques comme une énigme indéchiffrable 📚🤔.

Pas de panique : voici nos conseils pour vous aider à devenir RGPD Compliant. Spoiler : la conformité n’est pas un fardeau, mais un véritable levier de croissance !

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Étape 1 : Tenir un registre RGPD Compliant de traitement de données

Le registre de traitement est un document destiné à l’analyse et au recensement des données personnelles au sein de l’entreprise, y compris celles relevant des responsables de traitement et des sous-traitants.

De la sorte, vous identifiez qui a accès aux données et pour quelles raisons.

Recueillir les détails de chaque activité de traitement RGPD Compliant

Les données récoltées dans ce registre se concentrent notamment sur :

• l’objectif de chaque activité de traitement ;
• les catégories de données personnelles traitées ;
• les destinataires des données ;
• les transferts de données hors UE ;
• les mesures de sécurité mises en place.

☝️ Notez que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose de tenir ce registre à jour et de le mettre à disposition des autorités. Son format doit être compréhensible et facile d’accès dans le cas d’une demande de consultation.

Les informations obligatoires à consigner dans le registre

Le registre RGPD Compliant contient des informations détaillées sur chaque activité de traitement de données personnelles réalisée par l’entreprise. D’après la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), il faut y inclure :

• les coordonnées du responsable de traitement (RT) ainsi que celles du délégué à la protection des données (DPD) si l’entreprise désigne un DPD ;
• une description précise et détaillée des raisons pour lesquelles vous procédez à un traitement des données ;
• les catégories de données personnelles traitées ;
• les catégories de personnes concernées par ces traitements ;
• les destinataires ou les catégories de destinataires des données ;
• les éventuels transferts de données vers des pays tiers, et les garanties encadrant ces transferts ;
• le temps de conservation des données, conforme aux exigences réglementaires ;
• les processus techniques et organisationnels mis en place pour garantir la sécurité et limiter les risques d’atteinte aux libertés fondamentales.

💡 Sachez que des modèles de registres d’activités sont mis à disposition par la CNIL, les Chambres de Commerce et d’Industrie (CCI) ou le portail gouvernemental France Num. Vous pouvez aussi vous appuyer sur des outils spécialisés.

Par exemple avec Witik, plateforme de mise en conformité RGPD, vous créez en quelques clics seulement des registres personnalisés selon vos spécificités, à partir d’une base conçue et pensée par un cabinet d’avocats expérimentés. En plus de ça, le logiciel vous accompagne dans d’autres aspects de votre RGPD Compliant : réalisation d’audits, gestion des consentements, sécurité des données, etc.

Étape 2 : Trier et catégoriser les données personnelles pour assurer la conformité RGPD

Le RGPD exige la transparence et la conformité dans le traitement des données personnelles. Pour y parvenir, vous devez identifier toutes les activités de traitement, puis les trier et les classer par catégories.

D’une part, vous garantissez votre conformité au RGPD et réduisez les risques de confusion lors de contrôles encadrés par la CNIL ou d’autres autorités compétentes. D’autre part, vous améliorez la collecte, l’utilisation, la conservation et la protection des données personnelles des utilisateurs.

Les différents types de données sensibles

Le RGPD distingue les données personnelles ordinaires des données sensibles. Pour ces dernières, il s'agit des informations concernant :

• la santé ;
• les origines ethniques ;
• les opinions politiques ;
• les croyances religieuses ;
• les tendances sexuelles ;
• et d’autres aspects de la vie privée de l’individu.

Le RGPD interdit le traitement de ces données, sauf s’il est justifié par une base légale spécifique, comme le consentement explicite de la personne concernée ou lorsqu’il est nécessaire pour protéger ses intérêts vitaux.

👉 Avant de procéder au traitement de données sensibles, il convient d'obtenir l’accord des utilisateurs, et de mettre en place des mesures de sécurité supplémentaires pour garantir leur protection.

Méthodes de tri et de conservation des données RGPD Compliant

Pour aider les entreprises, le portail France Num propose un modèle de classification basé sur le niveau de sensibilité des données :

• Niveau 1 : les données qui n’ont aucun caractère sensible particulier. Ex. : coordonnées professionnelles ;
• Niveau 2 : les données qui présentent un risque modéré pour la sécurité. Ex. : données de transaction (numéro de commande, montant, date, etc.) ;
• Niveau 3 : les données sensibles qui présentent un risque élevé pour les personnes concernées. Ex. : données financières comme le numéro de carte de crédit.

Plus le niveau est élevé, plus leur traitement exige une attention et une protection accrues.

Il est également impératif de déterminer des périodes de conservation appropriées pour chaque type de données, selon le temps nécessaire à l’atteinte de l’objectif initial pour lequel elles ont été collectées. Une fois cette période écoulée, elles doivent être supprimées de manière sécurisée.

Étape 3 : Garantir et faciliter l’exercice des droits des utilisateurs

La conformité RGPD de votre entreprise implique le respect des droits individuels sur les données personnelles.

Les droits individuels au cœur du RGPD Compliant

Les utilisateurs ont le droit de demander l’accès, la rectification, la suppression et la portabilité de leurs données personnelles. Ils peuvent également s’opposer à ou limiter leur traitement.

Quels sont les principaux droits individuels ?

• Le droit à l’accès signifie que l’utilisateur peut demander à l’entreprise les données personnelles qu’elle détient à son sujet. Si ces données sont incorrectes ou inexactes, l’utilisateur peut exiger leur rectification ou leur mise à jour.
  
  
• Le droit à la suppression des données personnelles permet à l’utilisateur de demander à l’entreprise de les supprimer dans certaines circonstances, comme lorsqu'elles sont inexactes, inutiles ou lorsque l’utilisateur retire son consentement.
  
  
• Le droit à la portabilité des données donne à l’utilisateur le droit de transférer ses données personnelles d’une entreprise à une autre.

✅ La liste complète des droits est disponible sur le site de la CNIL.

Vous disposez d’un délai maximum de 30 jours pour répondre aux demandes des utilisateurs.

Mettre en place des procédures claires

Pour permettre aux utilisateurs d’exercer leurs droits en matière de données personnelles, vous devez :

• assurer l’authenticité de la demande et la confidentialité de l’information transmise ;
• mettre en place des processus rapides pour répondre aux demandes d’exercice de ces droits.

Pour aider les entreprises dans cette démarche, la CNIL propose un guide complet en 4 étapes pour mieux comprendre les spécificités des droits des personnes. Parmi ces recommandations figurent :

• la mise en place de tableaux de suivi des demandes ;
• le développement de processus de contrôle et de validation des demandes ;
• des formations destinées aux collaborateurs pour mieux appréhender ces demandes.

Étape 4 : Sécuriser les données et prévenir les risques

La sécurité des données personnelles est une exigence fondamentale pour être RGPD Compliant. En veillant à la protection adéquate des données, les entreprises minimisent les risques d’atteinte aux droits et aux libertés des personnes concernées.

Les obligations de sécurité sous le RGPD

La conformité RGPD implique la mise en place de mesures de sécurité appropriées pour assurer la protection des données personnelles.

Vous devez donc :

1. Identifier les risques pour les données ;
2. Garantir l’intégrité et la qualité des données personnelles tout au long de leur traitement (vérifications régulières, audits de sécurité, etc.) ;
3. Préparer des plans de réponse en cas d’incident (mécanismes de détection d’intrusion, etc.) ;
4. Vous assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux données personnelles, à l’aide de mécanismes d’authentification forts (mots de passe robustes, systèmes biométriques, données chiffrées, etc.) ;
5. Signaler immédiatement tout incident éventuel à la CNIL.

☝️ Retenez que le non-respect de la réglementation RGPD est synonyme d’amendes (très) lourdes et peut aller jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé.

Les sanctions varient selon la gravité de l’infraction, et vont de l’avertissement à la compensation des personnes concernées, en passant par la suspension ou le retrait d’autorisation d’exercer, les injonctions de faire cesser les traitements concernés de données, etc.

Les bonnes pratiques de sécurisation des données

Voici quelques-unes des meilleures pratiques à appliquer pour devenir RGPD Compliant :

• Effectuez une évaluation des risques pour déterminer les vulnérabilités de votre système, ainsi que les impacts potentiels en cas d’incident de sécurité ;
  
  
• Désignez un agent de protection des données, responsable de la gestion des données personnelles et de la conformité au RGPD ;
  
  
• Déployez des politiques de confidentialité indiquant comment les données personnelles sont gérées, traitées et stockées ;
  
  
• Sensibilisez les employés aux meilleures pratiques et aux règles de confidentialité ;
  
  
• Vérifiez que les politiques et les procédures de l’entreprise sont conformes à la réglementation RGPD (notamment via des audits de conformité) ;
  
  
• Surveillez les comptes d’utilisateurs à risque potentiel, tels que ceux ayant accès aux données personnelles critiques de l’entreprise, et mettez en place des mesures de protection supplémentaires (contrôle d’accès, chiffrement des données, etc.) ;
  
  
• Sauvegardez régulièrement toutes les données personnelles pour que les informations ne soient pas perdues.

En cas de violation avérée ou soupçonnée, vous pouvez être tenu de notifier les autorités compétentes et les utilisateurs potentiellement affectés dans les 72 heures suivantes.

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Les points clés pour être RGPD Compliant

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose des normes strictes en matière de protection de la vie privée et des données personnelles. En ce sens, être RGPD Compliant implique la transparence, la responsabilité et la continuité de la protection des données.

Bien qu’elles semblent contraignantes, les mesures de protection des données permettent d’améliorer la qualité de l’expérience utilisateur et garantissent la protection de leur vie privée.

Les logiciels de conformité RGPD peuvent faciliter cette mise en conformité. Ils vous permettent de protéger les données personnelles de vos clients tout en travaillant dans un environnement sécurisé.