Expérience salarié : comment déployer un parcours collaborateur fluide et sans embûches ?

Pénurie de talents, bien-être au travail, rétention des salariés… voici autant de sujets régulièrement à la Une de la presse RH, et qui démontrent à quel point la gestion des ressources humaines gagnent une position plus que jamais centrale.

Bref, elles ont du pain sur la planche, et doivent désormais se pencher sur de nouvelles stratégies pour se distinguer des entreprises concurrentes. Parmi elles : le parcours collaborateur, directement inspiré du marketing.

En effet, en déterminant quelles opérations mener à chaque étape du cycle de vie de l’employé dans l’organisation, au moyen d’actions ciblées et pertinentes, les RH parviennent à mieux attirer les candidats, mais aussi à fidéliser et à engager leurs salariés actuels.

Mais de quoi parle-t-on exactement et quelles sont les différentes phases qui jalonnent ce parcours ? Comment mettre en place une expérience collaborateur optimale ?

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C’est quoi l’expérience employé et le parcours collaborateur ?

Le parcours collaborateur, également appelé cycle de vie du collaborateur, définit toutes les étapes de sa vie chez son employeur, de son recrutement à son offboarding.

Plus précisément, on retrouve les phases suivantes :

• le recrutement,
• l’onboarding,
• le développement,
• la rétention,
• l’offboarding.

La notion de parcours collaborateur se rapproche alors de celle d’expérience employé, qui se rapporte à ses interactions avec l’organisation, à ses ressentis quant à son entreprise.

💡 Tout ceci n’est évidemment pas sans rappeler les concepts d’expérience client et de parcours client chers aux marketeur·ses ! Le principe reste le même : mieux appréhender les attentes d’un individu à un instant T, afin de lui apporter des réponses adaptées au contexte.

L’objectif pour les RH est alors de réfléchir à la manière d’agir au mieux à chacune de ces étapes, en vue de garantir le bien-être, l’engagement et la productivité des équipes.

Les 5 étapes du parcours collaborateur

# 1 Le recrutement

Cette étape englobe tout le processus de recrutement tel que le perçoit le candidat, de sa prise de connaissance de l’annonce ou du poste vacant, jusqu’à la signature de son contrat.

Elle englobe alors plusieurs moments stratégiques :

• le premier contact,
• les différents entretiens d’embauche (lors desquels le candidat est souvent amené à découvrir les locaux pour la première fois),
• la rencontre avec les équipes, etc.

Autant dire qu’à ce stade, le futur collaborateur se fait déjà une idée précise de vous… bonne ou mauvaise. D’où l’intérêt de soigner le parcours candidat.

# 2 L’onboarding

Il s’agit du moment où le nouveau salarié est intégré dans la société et découvre ses collègues, son environnement de travail, son matériel, etc.

Cette phase se révèle primordiale, car un « mauvais accueil » joue clairement sur son envie de poursuivre l’aventure.

D’ailleurs, selon Workelo, 80 % des nouvelles recrues décident de rester ou non dans l’entreprise au cours des six premiers mois. Et celles qui ont bénéficié d’un onboarding digne de ce nom ont 58 % de chance en plus de continuer par rapport aux autres.

Malheureusement, de nombreux recruteurs délaissent encore cette étape…

# 3 Le développement

Cette période correspond au travail quotidien, à l’évolution du salarié au sein de l’organisation. Du coup, nous avons affaire à une étape continue du parcours collaborateur.

Ici, votre objectif tient en une phrase : faire tout votre possible pour qu’il se sente bien chez vous et ait envie de rester.

Comme nous le verrons plus tard, il existe une multitude d’actions à déployer en ce sens, afin d’agir sur :

• son bien-être,
• son environnement de travail,
• sa montée en compétences et ses désirs d’évolution, etc.

# 4 La rétention

Œuvrer pour la rétention des salariés, c’est faire en sorte de diminuer un turn-over important qui pèse lourd sur la société, en particulier à l’échelle :

• des coûts (le processus de recrutement a un prix !),
• de la productivité,
• de la conservation des savoir-faire.

Sans oublier que des départs trop nombreux finissent souvent par peser sur le moral des troupes, par instaurer un climat délétère qui, par effet boule de neige, incite d’autres collaborateurs à faire de même.

# 5 L’offboarding

Il est question du départ du salarié : saisie d’une nouvelle opportunité, retraite, etc.

Une occasion à saisir, donc, pour laisser une dernière bonne impression ! Mais malgré cet enjeu, trop d’entreprises ratent encore le coche.

Pourtant, un offboarding loupé peut conduire l’ancien salarié mécontent à ternir votre image.

💡 À noter : certains experts identifient une étape préalable à toutes les autres : celle de la communication, lorsque l’entreprise diffuse ses valeurs, sa culture d’entreprise et sa marque employeur à travers différents canaux. Ces actes impactent déjà la future recrue, avant toute interaction directe avec votre organisation.

Quels sont les enjeux du parcours salarié ?

Comprendre les défis qui vous attendent à chaque étape

Comprendre le parcours collaborateur, c’est se poser les bonnes questions à chaque étape, afin d’apporter des réponses alignées sur le besoin du salarié en fonction de sa situation dans son cycle de vie.

💡 C’est d’ailleurs pourquoi certaines entreprises cartographient ce parcours, de façon à :

• comprendre les moments clés,
• mieux structurer leurs processus,
• prioriser leurs actions.

Améliorer l’expérience collaborateur

Une fois les contours du parcours de l’employé dressés, l’objectif final réside en l’amélioration de bout en bout de son expérience, en évitant de vous focaliser sur une seule étape.

Il convient alors de vous demander quelles sont les particularités du collaborateur aujourd’hui, ses attentes à chaque période, dans le but :

• de recruter plus facilement les meilleurs talents,
• de tirer le meilleur de vos salariés,
• de les fidéliser.

Un enjeu de taille donc, face aux nombreuses problématiques que les RH affrontent :

• difficultés de recrutement, notamment dans certains secteurs comme celui de la Tech,
• turn-over croissant des collaborateurs,
• désengagement de certains employés, comme en témoigne le phénomène du Quiet Quitting, etc.

Entreprendre et développer sa transformation digitale

Enfin, l’optimisation de l’expérience collaborateur se heurte aujourd’hui à un défi de taille : le Future of Work et les nouvelles organisations du travail.

En effet, avec la généralisation de nouvelles pratiques, telles que le télétravail, les ressources humaines sont amenées à définir de quelle manière améliorer le parcours salarié… même à distance ! C’est pourquoi accompagner l’employé dans la digitalisation des activités devient une priorité.

En parallèle, la fonction RH se transforme également. La nécessaire rationalisation des processus, face à la complexification de la profession, implique de recourir à des logiciels appropriés, tels qu’UKG. Grâce à l’automatisation des pratiques des ressources humaines permises par la solution, vous gagnez un temps précieux sur des tâches chronophages, afin de vous consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée. Par ailleurs, la gestion des demandes en toute autonomie par les collaborateurs, ainsi que l’accès à une base de connaissances, leur permettent d’obtenir facilement les renseignements dont ils ont besoin, gage d’une amélioration de leur expérience.

Comment améliorer l’expérience collaborateur ? 8 conseils à suivre absolument

Conseil n° 1 : Cartographiez le parcours employé

Comme évoqué précédemment, cette cartographie du parcours employé sert à définir, prioriser et déployer plus intelligemment vos actions.

Pour ce faire, commencez par segmenter vos salariés en fonction de leur position dans leur cycle de vie, afin de vous faire une idée précise de leurs desiderata selon leur situation.

Ensuite, pour identifier quels leviers activer à chaque phase, appuyez-vous sur :

• le feedback des collaborateurs,
• l’analyse de vos indicateurs RH, entre autres recueillis grâce à vos logiciels.

Conseil n° 2 : Communiquez sur votre marque employeur et votre culture d’entreprise

Face à la tension croissante du marché de l’emploi, tout RH est amené à se demander comment se différencier des entreprises concurrentes pour attirer les meilleurs talents.

C’est pourquoi expérience collaborateur et marque employeur vont de pair, puisque c’est à travers cette dernière que se diffusent :

• votre culture d’entreprise,
• les conditions de travail proposées,
• les pratiques managériales en place,
• les valeurs, la raison d’être de l’organisation.

Via toutes ces composantes, vous valorisez donc votre société, et ce, dès le début du parcours, au moment du recrutement.

💡 Par ailleurs, renforcer la culture d’entreprise oblige inévitablement à aller davantage dans le sens des aspirations des actifs d’aujourd’hui, et donc à améliorer la vie au travail des collaborateurs déjà en place.

Conseil n° 3 : Optimisez votre processus de recrutement

C’est souvent à travers votre processus de recrutement que le collaborateur interfère pour la première fois avec l’employeur. Ne le négligez pas !

💡 Voici quelques conseils en ce sens :

• Faites preuve de clarté et de transparence sur vos attentes dès l’annonce du poste, pour éviter de faire perdre du temps à un candidat qui ne se révélera finalement pas aligné. Par exemple, les actifs apprécient que mention soit faite du salaire (ou du moins une fourchette)… réalité que beaucoup de recruteurs n’ont malheureusement pas intégrée.
  
  
• Soyez moderne et ludique dans votre manière de faire passer les entretiens. Bien entendu, élaborez des tests pros en accord avec les compétences demandées dans le poste.
  
  
• Informez en détail le candidat sur les étapes du processus, les deadlines, les acteurs de l’entreprise impliqués.
  
  
• Répondez TOUJOURS aux candidatures, même en cas de refus. Rien n’est plus frustrant pour un postulant que de rester en permanence dans l’attente d’une réponse.

💡 Une fois n’est pas coutume, l’exploitation de logiciels spécialisés vous soutiendra dans votre démarche. Non seulement la data automatise l’identification des bons profils au regard de vos attentes, mais ces outils fluidifient aussi les opérations dans leur ensemble, pour gagner en réactivité.

Conseil n° 4 : Soignez l’intégration du collaborateur

On ne le dira jamais assez, mais l’onboarding d’un collaborateur s’avère PRI-MOR-DIAL.

Par conséquent, faites en sorte que son premier jour dans l’entreprise, et les semaines qui suivent, se déroulent sans accroc.

Pour commencer, assurez-vous qu’il dispose de toute l’information nécessaire avant son arrivée : fonctionnement de l’entreprise, horaires, etc. Pourquoi ne pas préparer un livret d’accueil, avec un trombinoscope des salariés, par exemple ?

Le jour J, restez disponible et veillez à ce que son encadrant le soit aussi, de manière à l’accompagner au mieux et à répondre à ses (nombreuses) questions. D’ailleurs, maintenez ces moments d’échange par la suite, par le biais d’entretiens réguliers.

Bien sûr, tout doit être nickel côté préparation du poste de travail, installation des logiciels, etc.

Enfin, comment ne pas penser au traditionnel pot ou déjeuner de bienvenue, parfaits moments de convivialité pour intégrer la recrue dans sa nouvelle équipe.

Conseil n° 5 : Améliorez la Qualité de Vie au Travail (QVT)

Bon, on enfonce peut-être des portes ouvertes, mais le bon développement du salarié dans la société (en gros son quotidien une fois le rush des premières semaines passé) exige une qualité de vie au travail de tous les instants.

Pour y parvenir, il existe une multitude de leviers à activer. Mais voici les grandes tendances du moment :

• Proposez plus de flexibilité et du télétravail. Tout RH sait que l’équilibre vie pro/vie perso se hisse désormais parmi les principales aspirations des actifs.
  
  
• Développez un style managérial moderne, à l’exemple du management participatif, de l’holacratie ou encore de l’entreprise libérée.
  
  
• Offrez une rémunération juste, à la hauteur du travail accompli, et équitable entre les divers collaborateurs.
  
  
• Ne négligez pas l’environnement de travail, tant au niveau des locaux, des espaces, que du matériel et des logiciels mis à disposition.

💡 Pour vous inspirer, piochez dans notre boîte à idées du bien-être au travail !

Conseil n° 6 : Accompagnez l’évolution du salarié dans l’entreprise

De nombreux salariés finissent par quitter leur entreprise, malgré de bonnes conditions de travail, car une certaine lassitude s’installe. Ils ne parviennent plus à trouver du sens à leurs activités.

C’est pourquoi il convient de réfléchir à la manière de proposer de véritables perspectives d’évolution : promotion vers un poste supérieur, intégration de nouvelles missions, etc.

💡 Pour ce faire, déployez une solide gestion des compétences, pour pallier au mieux vos besoins tout en satisfaisant les désirs de changement de certains collaborateurs. Complétez ce travail avec un plan de formation servant à établir quelles sont les nécessités en la matière puis à prendre les mesures nécessaires.

Conseil n° 7 : Favorisez la communication RH/salarié

En recueillant du feedback, vous mettez le doigt sur les points bloquants qui entravent la bonne expérience collaborateur. Sans compter le fait qu’un salarié qui se sent écouté sera plus engagé.

Ici, on pense en premier lieu aux entretiens professionnels et aux entretiens annuels. Si les seconds ne sont pas obligatoires, ils restent recommandés pour faire le point sur l’opérationnel, sur l’atteinte des objectifs. De plus, ils constituent un moment privilégié pour prendre connaissance des envies d’évolution de l’employé.

Mais une fois par an, c’est bien peu ! C’est pourquoi de plus en plus d’organisations organisent un système de feedbacks réguliers, via des logiciels, afin de libérer la parole.

Conseil n° 8 : Terminez sur une bonne note avec l’offboarding

Rater un offboarding, et donc laisser une dernière image ternie au collaborateur, c’est prendre le risque qu’il vous fasse une mauvaise presse.

La communication doit donc rester optimale et saine jusqu’au bout. Montrez-vous à l’écoute des raisons de son départ, et faites preuve de transparence tant à son égard qu’à celui du reste de l’équipe.

Veillez également à ce que la passation s’effectue de manière fluide et sans heurts, pour ne pas surcharger plus que nécessaire les collaborateurs restants et le successeur.

Pour son dernier jour, le salarié appréciera la présence de son manager ainsi que des remerciements pour ses bons et loyaux services. Côté RH, pensez à préparer tous les documents administratifs dont il aura besoin, afin d’éviter qu’il vous coure après par la suite.

Enfin, si le ou la concernée est d’accord, l’organisation d’un pot de départ, accompagnée d’une petite attention, sont toujours bienvenues 🥂🎉.

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Que retenir ?

Recrutement, onboarding, développement, rétention et offboarding, voici les 5 étapes du parcours collaborateur. À chacune d’elle, comme pour un client, il convient d’associer une stratégie ciblée, en vue d’offrir la meilleure expérience possible. L’objectif : attirer les meilleurs talents… et les garder !

Pour ce faire, vous avez la possibilité d’agir sur de nombreux facteurs : qualité de vie au travail, marque employeur et culture d’entreprise, processus de recrutement, gestion des compétences… À vous de définir vos priorités en fonction de vos enjeux ainsi que des feedbacks récoltés.

En revanche, une chose reste certaine : utiliser une solution logicielle adaptée permet de faire vraiment la différence. En centralisant vos data et en automatisant une bonne partie de vos opérations, vous disposez de plus de bande passante pour vous atteler à des tâches à plus forte valeur… pour chouchouter vos équipes en somme 😉.