8 étapes essentielles pour réussir l’adoption des logiciels et outils en entreprise
L'adoption des logiciels est une étape cruciale pour les entreprises modernes. Que vous soyez manager, directeur, CEO, gérant d'entreprise ou DSI, comprendre et maîtriser l'adoption digitale est essentiel pour propulser votre organisation vers de nouveaux sommets.
En revanche, ce parcours vers l'adoption digitale n'est pas aussi simple qu’il paraît. Il requiert une planification stratégique minutieuse pour qu’un nouveau logiciel soit accepté et adopté rapidement par vos équipes. L'adoption digitale requiert un engagement continu de toutes les parties prenantes pour favoriser son implémentation dans une entreprise.
Fort heureusement, nous détaillons dans cet article 8 étapes simples à suivre pour une adoption des logiciels réussie dans votre entreprise, et au sein de vos équipes ! 🤝
Qu’est-ce que l’adoption des logiciels ?
Définition de l'adoption des logiciels
L’adoption des logiciels, également appelée adoption digitale, définit un processus consistant à intégrer des outils numériques dans un environnement de travail pour améliorer :
- la connectivité des individus,
- leur efficacité,
- leur productivité.
Cela inclut l'implémentation de logiciels et de technologies, qui doivent être acceptés et utilisés avec succès par les employés pour améliorer leur productivité par la pleine exploitation des avantages de ces solutions.
💡 Par exemple, une entreprise de consulting adopte un logiciel offrant un espace de travail centralisé pour améliorer la collaboration. Après une formation des employés, l'utilisation de de ce logiciel pour les réunions et le partage de documents devient courante.
Quels avantages l’adoption digitale propose-t-elle ?
Aujourd'hui, la transformation digitale est devenue une priorité stratégique pour de nombreuses entreprises. L'intégration de technologies avancées telles que l'intelligence artificielle (IA), l'Internet des objets (IoT) et la blockchain permet aux entreprises :
- d'automatiser des tâches routinières,
- d'améliorer la prise de décision,
- d'innover dans leurs processus.
Focus sur les avantages de l’adoption des logiciels en entreprise :
Automatisez vos processus
L'automatisation permet aux employés de réduire le temps consacré aux tâches répétitives. Par exemple, les logiciels de gestion de la relation clients (CRM) automatisent les suivis et rappels, améliorant ainsi la gestion du temps et des ressources.
Elle permet de réduire les erreurs humaines et les délais : à vous les économies significatives ! De plus, la maintenance sur le cloud est bien plus facile que sur des systèmes de stockage traditionnels, réduisant les coûts de support informatique. 🤑
Optimisez vos ressources
Les outils numériques offrent une meilleure gestion des ressources, qu'il s'agisse :
- de la planification des tâches,
- de la gestion des stocks,
- de l'allocation des ressources humaines.
Et qui dit meilleure gestion des ressources, dit, une fois encore, économies pour l’entreprise et meilleure efficacité !
Facilitez la communication
Certains outils numériques améliorent la communication entre les collaborateurs par le biais du Cloud, permettant aux équipes présentes de partager et retrouver des documents rapidement.
🎥 Pour explorer en détails les enjeux de l’adoption d’un logiciel dans le cas de la mise en place d’un logiciel RH, nous vous recommandons ce webinar de Parlons RH :
Comment mettre en place une stratégie d'adoption digitale dans votre organisation en 8 étapes ?
0 - Pré-requis que vous ne devez pas négliger
Il est important d’allouer assez de ressources et d’avoir un budget suffisant pour l’adoption des logiciels, y compris la formation de vos équipes à l’utilisation des outils et le support technique.
👉 Prévoyez une enveloppe pour embaucher des formateurs externes spécialisés dans le logiciel déployé, ou pour développer des ressources de formation en ligne accessibles à tous les employés.
Place aux étapes !
1 - Recherche et évaluation des outils digitaux
La première étape du processus d'adoption digitale consiste à rechercher et à évaluer les logiciels disponibles sur le marché. Vous devrez identifier les outils qui répondent le mieux à vos besoins. Il est essentiel de prendre en compte divers critères tels que :
- la richesse fonctionnelle : l’outil vous sera-t-il réellement utile ?
- la compatibilité avec les systèmes existants,
- la facilité d'utilisation,
- le coût,
- le support technique disponible.
Cette étape permet de faire des choix éclairés, assurant que l'outil digital adopté sera un atout plutôt qu'un obstacle pour l'entreprise et les employés.
😀 Notre conseil : utilisez des sites comme Appvizer pour comparer les logiciels par catégories et faire le bon choix, selon vos critères. Si vous lisez cet article, vous avez déjà réussi l’étape 1 !
2 - Analyse de l'impact potentiel
Il est important d'évaluer l'impact potentiel de la mise en place de nouveaux logiciels sur les employés et d’anticiper leurs réactions pour ne pas être pris au dépourvu.
💡 Par exemple, l'implémentation d'un nouveau système numérique de gestion des performances peut susciter des craintes parmi les employés concernant la transparence et leur évaluation.
En anticipant ces réactions, il est possible de mettre en place des mesures de communication et de formation pour réduire l'impact négatif potentiel.
3 - Phases de mise en œuvre
Établir un plan de déploiement
Divisez le déploiement en phases claires avec des objectifs précis et des jalons atteignables. C’est indispensable pour un projet comme celui-là !
La première phase peut consister à déployer le logiciel dans un seul département, suivie d'une extension progressive à d'autres départements en fonction des retours et des ajustements nécessaires.
En introduisant le logiciel dans un seul département pilote avant de l'étendre, les risques de perturbations majeures sont réduits. Cela permet de détecter et de résoudre les problèmes à petite échelle avant qu'ils n'affectent l'ensemble de l'entreprise.
Utilisation d'une plateforme d'adoption digitale (DAP)
Investir dans une plateforme d'adoption digitale peut grandement faciliter le processus d’adoption des logiciels. Comment ?
- Les DAP fournissent un guidage contextuel en temps réel, autrement dit, des instructions directement dans l'application, pour aider les utilisateurs à comprendre et à utiliser les fonctionnalités sans quitter l'interface du logiciel.
- Elles offrent des modules de formation personnalisés, adaptés aux besoins et aux compétences de chaque utilisateur, ce qui accélère la courbe d'apprentissage.
- Ces plateformes vous aident à suivre en temps réel comment les employés utilisent le logiciel : vous identifiez ainsi les zones où des améliorations ou des formations supplémentaires sont nécessaires.
- En fournissant des solutions aux problèmes courants directement via la plateforme, les DAP réduisent la charge sur les équipes de support technique.
- Enfin, les feedbacks recueillis via les DAP permettent d'identifier rapidement les points faibles et de mettre en place des améliorations continues pour optimiser l'adoption du logiciel.
On vous en dit plus sur les DAP, avec quelques exemples, plus loin dans cet article. 🤫
4 - Phase d’essai
On vous recommande de commencer par une phase d’essai avec un groupe d'utilisateurs restreint.
Pour procéder, vous pouvez organiser des essais impliquant plusieurs membres des équipes de projet, chargés d’évaluer la facilité d'utilisation, l'intégration avec d'autres outils existants et l'impact potentiel sur la productivité.
Vous identifiez ainsi les problèmes potentiels et adaptez par la suite le déploiement à grande échelle. 🪜
5 - Retours de l’essai
Utilisez les retours d'expérience de la première équipe ayant testé les logiciels pour améliorer la stratégie de déploiement à l'échelle de l'entreprise.
Si les utilisateurs de l’équipe test rencontrent des difficultés avec certaines fonctionnalités, ces problèmes peuvent être résolus avant le déploiement complet. ☝️
Les retours peuvent également fournir un aperçu précieux sur la manière dont les utilisateurs interagissent avec le logiciel, permettant ainsi d'ajuster les formations et le support en conséquence.
6 - Période d'essai à grande échelle
De nombreux logiciels offrent une période d'essai gratuite. Elle permet aux organisations de tester les logiciels et de décider s'ils répondent à leurs besoins avant de s'engager. Vous pouvez par exemple essayer une solution de gestion des ressources humaines pendant un mois pour évaluer ses fonctionnalités et son impact sur les processus de gestion du personnel.
✅ Si l'essai est concluant, l'organisation peut décider d'adopter le logiciel de manière permanente.
Une fois le logiciel mis en place, il est crucial de former le personnel et de l’accompagner dans l'apprentissage de ses nouvelles fonctionnalités.
7 - Former et accompagner les équipes
Documentation et ressources
Il est important de fournir une documentation détaillée et facilement accessible pour aider les utilisateurs à comprendre et à utiliser le logiciel.
🔍 Il est important de leur communiquer où trouver des guides d'utilisation, des tutoriels vidéo et des FAQ qui couvrent les fonctionnalités clés.
Formations adaptées
Proposez des formations adaptées aux différents niveaux de confort des salariés avec les logiciels.
🔍 Pour faciliter la prise en main des outils, organisez des sessions de formation de base pour les nouveaux utilisateurs, ainsi que des sessions avancées pour les utilisateurs expérimentés souhaitant approfondir leurs compétences. La direction peut organiser des réunions et des heures de formation pour expliquer les avantages des nouveaux outils.
Selon une étude publiée par Cegid, 74 % des employés estiment que des formations adaptées sont essentielles pour maîtriser les nouveaux logiciels.
Importance du soutien de la direction
Il est important que la direction montre son soutien au projet, afin de faciliter l'acceptation et l'adoption des nouveaux logiciels par les employés. 🤝
Selon une étude de McKinsey, 73 % des initiatives de changement échouent en raison de la résistance des travailleurs et du manque de soutien de la direction.
Pour aider les collaborateurs à gérer le stress et la peur liés aux changements, organisez des réunions régulières où ils peuvent partager leurs retours, exprimer leurs préoccupations et poser des questions.
8 - Évaluation continue et mise à jour
Les logiciels doivent être régulièrement évalués pour s'assurer qu'ils répondent toujours aux besoins des utilisateurs. Les mises à jour et les améliorations doivent être effectuées quand il est nécessaire pour éviter que les outils ne deviennent obsolètes.
Faire en sorte que les logiciels soient mis à jour régulièrement assure aux utilisateurs qu’ils travaillent avec la version la plus efficace et la plus pratique pour eux.
Cette évaluation continue permet également d'identifier les opportunités d'amélioration et de maximiser les bénéfices de l'adoption digitale.
Avez-vous pensé à une plateforme d'adoption digitale ? Avantages et exemples d’outils
Comme on vous le disait plus haut, une plateforme d’adoption digitale (DAP) définit un environnement technologique conçu pour faciliter l'intégration, l'utilisation et la maîtrise de nouvelles technologies ou logiciels au sein d'une organisation.
Ces plateformes accélèrent le processus d'adoption en fournissant des ressources de formation, un support personnalisé et des outils de gestion du changement. 💪
5 fonctionnalités et avantages d'une DAP
1 - Gestion du changement
Les DAP utilisent des outils de gestion du changement pour faciliter la transition numérique de l'entreprise. Ils opèrent en fournissant :
- des ressources sur les meilleures pratiques pour gérer le changement,
- des check-lists pour les différentes étapes du déploiement,
- des outils pour mesurer l'impact des nouvelles technologies sur l'organisation.
2 - Création et gestion de contenu
Les administrateurs peuvent créer et gérer des contenus d'aide directement depuis l'application. Par exemple, ils peuvent :
- ajouter de nouveaux tutoriels,
- mettre à jour des guides déjà existants,
- personnaliser les contenus pour répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs.
3 - Ressources d’apprentissage personnalisées
Certaines DAP proposent des cours personnalisés sur le fonctionnement des logiciels. Une DAP peut offrir des modules de formation spécifiques pour les différents rôles au sein de l'organisation, tels que :
- les managers,
- les équipes de vente,
- les départements de support technique.
Ces ressources peuvent être adaptées aux besoins de chaque groupe, assurant ainsi une formation ciblée et efficace.
La DAP peut aussi inclure un système de "pop-ups" destinées à guider en temps réel les utilisateurs sur leur nouvel outil, sous forme de messages contextuels. Elles apparaissent pour fournir des conseils et des astuces lors de l'utilisation de nouvelles fonctionnalités, ou pour rappeler aux utilisateurs les fonctionnalités les plus pratiques pour eux.
4 - Suivi des KPI
Les équipes en charge de la plateforme peuvent suivre les indicateurs de performance clés (KPI) pour évaluer l'appropriation des logiciels par les apprenants.
Par exemple, les KPI peuvent inclure :
- le taux de complétion des cours de formation,
- les scores des évaluations,
- le taux de satisfaction des utilisateurs.
Ces outils permettent de mesurer l'efficacité de l'adoption des logiciels et d'apporter des améliorations continues.
Les administrateurs de la DAP utilisent des fonctionnalités de suivi pour monitorer l'utilisation des logiciels. Ils peuvent utiliser des outils comme des tableaux de bord analytiques pour suivre quelles fonctionnalités sont les plus utilisées :
- pour identifier les zones où les utilisateurs rencontrent des difficultés,
- pour déterminer les contenus à conserver ou à développer
- pour ajuster les fonctionnalités des logiciels et les formations en conséquence.
5 - Support personnalisé
Beaucoup de DAP aujourd’hui offrent un support sous forme d'assistant virtuel ou de ligne d'assistance téléphonique. Elles ont un assistant virtuel basé sur l'IA pour aider les utilisateurs sans qu’ils aient besoin d’attendre l'intervention d'un support technique.
Quelles plateformes d’adoption digitale choisir ?
Peu importe votre situation, que vous cherchiez à :
- améliorer l’engagement des équipes de votre entreprise en facilitant la prise en main de leurs logiciels,
- réduire la dépendance au support technique et par la même occasion réduire vos coûts,
- simplement accélérer vos retours sur investissement (ROI) en fournissant à vos collaborateurs des outils pour devenir plus productif,
il existe des logiciels sur le marché qui sauront satisfaire vos demandes.
K-NOW, par exemple, est une DAP fonctionnant comme un GPS applicatif. Autrement dit, elle permet aux utilisateurs d’être guidés pas à pas dans la prise en main de leurs différents logiciels métiers, au moyen d’une aide contextualisée selon leur profil et leur progression sur l’outil. Au niveau de la conception pédagogique, K-NOW séduit par sa simplicité d'utilisation : vous créez facilement des contenus adaptés puis les diffusez en un clic.
K-NOW
Que doit-on retenir de l’adoption des logiciels pour votre entreprise ?
Les plateformes d’adoption digitale (DAP) jouent un rôle crucial dans l'intégration des technologies numériques au sein des entreprises. En optimisant les performances et en améliorant l’expérience utilisateur, elles permettent aux entreprises de rester compétitives.
En suivant une stratégie bien définie et en utilisant des outils appropriés, elles peuvent réussir leur transformation digitale et maximiser les bénéfices de leurs investissements technologiques.
En fin de compte, l'adoption des logiciels n'est pas seulement une question de technologie, mais aussi de changement culturel et organisationnel. Il est donc essentiel de créer un environnement où les employés se sentent soutenus et engagés dans le processus de transformation, et où les nouvelles technologies sont vues comme des outils facilitant leur travail et améliorant leurs performances.