Travaillez mieux maintenant et anticipez vos performances futures grâce au reporting commercial !

Un bon vendeur… c’est un vendeur qui fait du chiffre.

Mais pour évaluer correctement ses performances et ne pas avancer à l’aveugle, encore faut-il qu’il dispose d’outils d’analyse !

Heureusement, les responsables commerciaux et leurs équipes peuvent compter sur le reporting commercial. En offrant une retranscription des activités et des résultats sur une période donnée, il constitue un support de pilotage indispensable.

Pourtant, il effraie parfois certains collaborateurs, qui le perçoivent comme un dispositif de flicage.

Laissez-nous vous expliquer les nombreux bénéfices à en retirer, et ce pour l’ensemble des forces de vente. On vous expliquera aussi comment rédiger un reporting commercial pertinent, grâce aux bonnes pratiques à appliquer.

Cerise sur le gâteau, téléchargez notre reporting commercial Excel gratuit en fin d’article !

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Définition du reporting commercial

Établir un reporting commercial consiste à collecter puis à analyser les données relatives aux forces de vente afin :

• d’évaluer avec précision leurs performances et le niveau d’atteinte des objectifs,
• de suivre le bon déroulé des activités de manière générale.

Il retranscrit alors les résultats individuels de chaque commercial, mais aussi ceux de l’équipe au global.

Ce document se compose généralement d’un tableau de bord ou d’un rapport d’activité, grâce auquel il est possible de surveiller différents KPIs déterminés en amont, selon la périodicité choisie.

☝️ Si le reporting commercial accompagne la stratégie de l’entreprise, il sert également à challenger les individus (ils peuvent comparer leurs performances avec celles de leurs collègues !), puisque souvent, une partie de leur salaire se détermine en fonction de leurs chiffres.

Le reporting commercial au service des besoins des commerciaux

Quels sont les avantages concrets à retirer du reporting commercial ?

Travaillez plus efficacement et gagnez du temps

Entre prospection, gestion de la relation client ou encore suivi des comptes, la charge de travail imposée aux commerciaux est conséquente. Hors de question, alors, de s’éparpiller. Cette précieuse bande passante doit être allouée à des activités qui rapportent vraiment, car le but de tout commercial est de faire de l’argent !

Grâce aux reportings, les équipes sont en mesure d’analyser leurs performances pour concentrer leurs efforts là où ça vaut vraiment le coup. Elles gagnent alors du temps… et en efficacité !

Appréhendez mieux vos faiblesses

Il arrive que les résultats obtenus ne soient pas à la hauteur du prévisionnel préalablement établi.

Le tableau de bord commercial permet de mesurer ces écarts, mais surtout de les comprendre ! En effet, l’objectif de cet outil n’est pas de « sanctionner », mais d’aider tout un chacun à s’améliorer et à emprunter la bonne direction au moyen d’informations fiables.

Communiquez activement

La vente reste avant tout un travail d’équipe. Bonne nouvelle, le reporting commercial soutient la communication.

Quelles actions ont été réalisées ? Où se situe tel ou tel client dans le pipeline de vente ? Etc.

Pratique en cas de départ ou d’absence d’un collaborateur, ou pour fournir un support de travail à des commerciaux mobiles qui n’ont pas l’occasion d’échanger quotidiennement avec leurs collègues.

☝️ Cette communication améliorée favorise en parallèle l’alignement marketing-vente. Une aubaine, puisque les deux services sont tenus d’avancer main dans la main (le département marketing fournit les leads, les commerciaux les transforment en clients) pour garantir l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

Challengez-vous !

La dynamique de vente repose en grande partie sur le challenge.

Autrement dit, motiver les commerciaux à performer (et à obtenir leurs primes) implique de leur apporter de la visibilité sur les performances de chacun. Et donc de s’appuyer sur des données solides et mises à jour en temps réel.

Anticipez votre orientation stratégique

En étudiant les statistiques révélées par votre reporting commercial, vous décelez des tendances et percevez la manière dont votre marché et vos prospects évoluent.

En somme, grâce au reporting, vous disposez de clés pour vous projeter vers l’avenir, et arbitrer sur une éventuelle réévaluation de votre offre et de votre scénario de vente.

Comment faire un bon reporting commercial ? 5 bonnes pratiques à connaître

#1 — Identifiez la meilleure récurrence

À quel moment convient-il d’établir le reporting commercial ? Toutes les semaines ? Tous les mois ? Tous les trimestres ?

En réalité, tout dépend de votre activité.

Par exemple, il est courant que le cycle de vente s’étende dans le secteur B2B, du fait de la valeur plus élevée des transactions, de la personnalisation de la relation client et des nombreux interlocuteurs avec lesquels négocier. Dans ce cas, un suivi mensuel peut être suffisant.

En cas de volume de vente plus important, comme c’est généralement le cas en B2C, optez pour un reporting hebdomadaire, voire quotidien.

#2 — Choisissez les bons indicateurs commerciaux

Pour faciliter la compréhension et la lecture du reporting, hors de question de le surcharger d’informations. Concentrez-vous plutôt sur quelques indicateurs clés.

Mais les KPIs commerciaux se comptent par dizaines ! C’est pourquoi il convient de vous interroger en amont sur vos réels besoins, afin de sélectionner les métriques qui répondent aux objectifs de l’équipe commerciale et/ou aux objectifs individuels.

👉  Quelques exemples d’indicateurs de performance commerciale à surveiller :

• le taux de conversion : nombre de ventes réalisées VS nombre de prospects,
• taux de rétention et taux de fidélisation : vos clients sont-ils suffisamment conquis pour vous refaire confiance ?,
• taux de conquête : pour évaluer l’effort commercial lié à la prospection par rapport au nombre de rendez-vous clients,
• le taux d’efficacité de la prospection : le nombre de rendez-vous pris en comparaison du nombre de premiers appels,
• le nombre de ventes conclues,
• le nombre de ventes perdues,
• le nombre de clients perdus,
• le chiffre d’affaires généré global, par vendeur, etc.,
• le montant du panier moyen,
• le niveau de qualification des leads, etc.

💡 Et des KPIs, il en existe encore beaucoup ! Découvrez-les grâce à notre article 40 indicateurs de performance commerciale pour piloter son activité.

#3 — Soignez le visuel du reporting

Pour prendre rapidement les meilleures décisions, le reporting commercial doit être simple et lisible. D’autant plus si vous êtes amené à partager ces informations avec d’autres équipes (direction, marketing, etc.).

Soignez donc le visuel du document.

💡 Quelques conseils :

• Choisissez intelligemment les graphiques du reporting commercial, en fonction de la nature de la donnée à retranscrire et du message à faire passer. Par exemple :
  • une courbe pour analyser une évolution dans le temps,
  • un camembert (ou diagramme circulaire) afin de signifier une répartition,
  • un histogramme pour comparer des données, etc.
    
    
• Hiérarchisez vos informations. Il est commun de faire figurer les plus primordiales en haut, puis d’entrer par la suite dans un niveau de détail important. Rassemblez également vos graphiques par thématiques.
  
  
• Fignolez votre design. Par exemple, limitez-vous à un nombre de couleurs réduit.

#4 — Communiquez sur sa valeur

Comme évoqué précédemment, le reporting peut-être mal perçu par les équipes commerciales, qui voient en lui un outil de « flicage ».

Par conséquent, les directeurs commerciaux sont tenus de démontrer sa valeur et ses bénéfices, certes pour l’entreprise, mais également pour le commercial lui-même.

Pour rappel, cet outil le soutient dans l’amélioration de son travail !

#5 — Restez agile

La manière de réaliser votre reporting commercial ne doit pas rester figée dans le temps.

Afin d’accompagner au mieux l’évolution de votre organisation, mais aussi celle du marché, n’hésitez pas à questionner régulièrement le choix de vos indicateurs, la nature des informations à transmettre.

Quels sont les outils de reporting commercial ?

Le reporting commercial sur Excel

Aujourd’hui, beaucoup d’équipes commerciales procèdent via Excel (ou son équivalent en ligne Google Sheet) pour établir leurs reportings. Il faut dire qu’il est connu de tous et présent dans la majorité des entreprises. Bien pratique !

Néanmoins, le célèbre tableur présente des limites :

• une esthétique et une ergonomie limitées pour vraiment valoriser les données,
• un certain niveau de maîtrise requis afin d’exploiter au mieux ses capacités (formules, tableaux croisés dynamiques, etc.),
• le manque de souplesse de l’outil,
• la difficile collaboration sur le document,
• l’impossibilité d’ajouter des pièces jointes,
• la saisie manuelle des informations qui accroît le risque d’erreur.

Par conséquent, de nombreux services commerciaux se tournent désormais vers des logiciels plus adaptés.

Les logiciels plus avancés

Il existe des solutions de reportings commerciaux plus puissantes.

On les qualifie de :

• logiciels de BI (logiciels de business intelligence),
• logiciels d’intelligence décisionnelle,
• logiciels de data visualisation.

Le plus de ces outils ?

• Leur capacité à recueillir et à traiter une quantité de données importante.
• La restitution de cette data de manière visuelle, au moyen de statistiques, de diagrammes ou encore de courbes, à l’esthétique soignée.
• Un hébergement souvent disponible en mode SaaS qui simplifie la collaboration. Les informations deviennent alors accessibles à tous, même en situation de mobilité, et ce, depuis divers supports (ordinateur, smartphone, tablette). Les reportings sont facilement distribuables à qui en a besoin (direction par exemple).

Enfin, parmi ces logiciels, certains vont encore plus loin. Grâce aux progrès de l’intelligence artificielle, ils réalisent des analyses prédictives afin d’accompagner les équipes dans l’identification de leurs opportunités et dans la construction de leur stratégie future.

💡 Exemple de solution :

MyReport est un outil de business intelligence à destination des PME et des ETI. Il collecte automatiquement vos informations depuis différentes sources de données, comme votre CRM. Créez ensuite, en quelques clics, des reportings personnalisés. Puis générez des tableaux de bord à partir des résultats, qui prendront la forme souhaitée : camemberts, histogrammes, pyramides… Autre atout : un solide accompagnement de l’équipe MyReport (consultant dédié) pour vous aider à déployer la solution et à l’exploiter au mieux.

👆 Notez également que le CRM, l’outil préféré de nos chers commerciaux, permet également la génération de reportings, tableaux de bord et autres rapports d’activité.

Reporting commercial : exemple gratuit à télécharger

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Il ne vous reste plus qu'à vous en inspirer pour l'adapter à vos propres besoins.

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Que retenir ?

Le reporting commercial constitue un outil de prise de décision précieux, pour le management comme pour les opérationnels. Si son aspect challengeant peut effrayer, il sert surtout à travailler plus efficacement ainsi qu’à améliorer la collaboration et la communication. Et parfois, il sort sa boule de cristal pour lire l’avenir et vous aider à déceler les futurs comportements de votre marché. Grâce à lui, prenez une longueur d’avance… dès maintenant !

Mais pour ce faire, le reporting commercial doit aller droit au but : déterminez son objectif, choisissez les bons indicateurs et restituez les résultats de façon simple, lisible et visuelle.

Heureusement, il existe des outils pour vous soutenir dans cette tâche, en particulier les logiciels de business intelligence. Avec eux, gain de temps garanti, justesse des résultats… et la promesse de belles performances commerciales !