Comment valoriser votre mémoire technique d’appel d’offres ?

Après la proposition tarifaire, le mémoire technique est la clé de voûte du dossier de réponse à appel d’offres.

Que vous travailliez dans les espaces verts, la sécurité, le transport ou le bâtiment, il ne faut pas le négliger car il représente votre argumentaire de vente, votre expertise et votre professionnalisme. En bref, il répond à :

• pourquoi vous choisir ?
• qu’est-ce qui vous distingue des autres candidats ?

Comment le rédiger pour vous différencier de la concurrence et remporter le marché ? Nos conseils !

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Qu’est-ce qu’un mémoire technique ?

Définition

Ce document stratégique contient votre proposition technique et commerciale et permet aux décisionnaires privés ou publics, les fameux pouvoirs adjudicateurs, d’apprécier les moyens et les compétences techniques de l’entreprise, avant de décider de l’attribution du marché.

Vous trouverez le mémoire technique sous d’autres termes, tels que :

• notice technique,
• offre technique,
• note méthodologique, 
• mémoire explicatif,
• mémoire justificatif.

« Véritable critère d’attribution, le mémoire technique correspond en moyenne à 40 % de la note totale d’une candidature. »

☝️ Le document est protégé par le secret industriel et le secret commercial, le maître d’ouvrage ne peut pas le divulguer à vos concurrents.

Qui rédige le mémoire technique ?

Si la tâche est souvent confiée à un rédacteur technique, celui-ci compile et structure le travail collaboratif de toutes les parties prenantes, c’est-à-dire :

• l’équipe projet,
• l’équipe d’exécution, 
• le bureau d’études, 
• le responsable chantier, 
• le responsable juridique, 
• le responsable communication, etc.

Comment rédiger un mémoire technique pour appel d’offres ?

Composition du mémoire technique

Il n’y a pas de mémoires techniques types, mais le plan peut se dérouler ainsi :

• la présentation de l’entreprise :
  • raison sociale,
  • interlocuteurs,
  • organigramme,
  • valeurs et engagements (innovation, qualité, respect de l’environnement, etc.),
  • savoir-faire, spécialités, expertise ;
• la mission :
  • contexte,
  • objectifs de la mission,
  • résumé des attentes de l’émetteur ;
• les moyens affectés au projet :
  • moyens techniques,
  • moyens humains,
  • dispositifs de sécurité,
• le mode opératoire (déroulement et organisation),
  • solutions techniques,
  • moyens organisationnels,
• la proposition :
  • les livrables,
  • le planning,
  • le budget,
  • les tarifs ;
• les procédures de suivi et d’évaluation,
  
• les références clients et partenaires,
• etc.

Pour savoir ce qui est attendu, lisez bien au préalable les notices fournies :

• le règlement de la consultation, 
• le cahier des clauses particulières (CCP).

Exemple de mémoire technique pour appel d’offres

Dans cette vidéo, confidentielle donc floutée, on peut voir un exemple de mémoire technique BTP, notamment la structure et l’effort de mise en page :

8 conseils pour réaliser un mémoire technique efficace

La qualité de la rédaction est essentielle car elle témoigne du professionnalisme, de l’application du postulant et de sa motivation.

Un simple copié-collé amélioré d’un exemple de mémoire technique trouvé sur internet, ou encore le recyclage d’une ancienne candidature, n’est pas suffisant, voire dangereux. 

Cela pourrait impliquer des omissions et des erreurs qui vous seraient préjudiciables.

1. Soyez spécifique, ne déballez pas tous vos arguments, mais développez ceux qui intéressent le donneur d’ordre, en fonction de l’appel d’offres.
   
   
2. Respectez le plan demandé, sinon structurez-le pour donner envie de vous lire, un sommaire de qualité sera apprécié. Il facilitera la notation et l’évaluation des moyens que l’entreprise va déployer afin d’exécuter le marché.
   
   
3. Mettez-vous à la place de l’organisme qui recherche un prestataire : les questions posées dans le dossier vous aiguilleront.
   
   
4. Proposez dans l’introduction une synthèse des enjeux et des besoins du donneur d’ordre, en somme, parlez de lui avant de parler de vous.
   
   
5. Harmonisez et présentez vos titres sous forme de bénéfices pour le client : positifs et attractifs !
   
   
6. Illustrez vos arguments avec des faits, des réussites similaires (exemples de maîtrise des coûts, de respect des délais, de satisfaction client, etc.).
   
   
7. Soignez le rédactionnel, notamment l’orthographe et la mise en forme. Un mémoire technique efficace doit être :
   • clair, 
   • aéré,
   • concis,
   • objectif, 
   • équilibré,
   • personnalisé,
   • adapté au projet.
   
   
8. Utilisez un logiciel de gestion des offres commerciales pour gagner en productivité et en qualité.

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Professionnalisez votre mémoire technique pour valoriser votre savoir-faire

Les logiciels pour soigner le fond et la forme

Si le fond est déterminant, la forme est toujours importante, car c’est la porte d’entrée de votre proposition.

Pour rédiger et valoriser vos offres commerciales, il existe des outils professionnels permettant d’automatiser une partie des processus de réponse à appels d’offres.

Par exemple, un logiciel comme AOS, destiné aux professionnels du BTP et de la promotion immobilière, permet la gestion des appels d’offres en ligne notamment la réalisation d’estimations précises des coûts pour un budget de chantier.

Pour ce qui est de la gestion des mémoires techniques et de leurs contenus, il y a Proposal Studio, un logiciel de proposal management.

Pour répondre à la qualité documentaire attendue, il aide les rédacteurs d’offres et les responsables commerciaux, du développement ou de la gestion des offres (bid managers), à « convaincre par l’écrit » en :

• capitalisant les argumentaires gagnants,
• respectant la charte graphique.

Parmi ses fonctionnalités clés : 

• un éditeur de texte intuitif pour personnaliser la proposition ; 
• une base de connaissances pour gouverner facilement les contenus ;
• des champs de fusion pour reprendre automatiquement les données clés du marché dans le volet de candidature ;
• un module collaboratif pour partager, valider et suivre les offres.

Construire un mémoire technique pour gagner des contrats

La finalité est bien là : gagner de nouveaux clients.

Ne considérez pas la rédaction du mémoire technique comme une perte de temps et ne vous concentrez pas uniquement sur l’offre tarifaire, réalisez un document persuasif pour prouver que vous êtes la ou le meilleur·e, dans les délais impartis.