La solution pour prévenir les risques professionnels efficacement ? Un outil RH qui dématérialise le DUER

Le Document Unique d’évaluation des risques est obligatoire par tout employeur afin d’évaluer les risques éventuels pour assurer la sécurité et protéger la santé de ses collaborateurs.

Depuis le décret n°2022-395 du 18 Mars 2022, le 31 Mars 2022 sont entrées en vigueur de nouvelles réglementations notamment sur la mise à jour du DUER.

Spoteo, spécialiste de la dématérialisation RH, vous liste dans cet article les avantages de la mise en place d’un SIRH pour dématérialiser votre DUER.

La mise en place du DUER dans les entreprises

Pour prévenir les risques de son entreprise l’employeur doit réaliser et tenir à jour son DUER. Ce document doit comprendre:

• L'identification des risques potentiels qu’encourent chaque salarié,
• La mesure des risques avec des indicateurs allant de 1 à 5 (probabilité, gravité et la maîtrise),
• Les actions misent en place ou à mettre en place.

Les nouvelles mesures mises en place par le gouvernement obligent l’employeur de mettre à jour le DUER, voici les conditions:

• mise à jour annuelle pour les entreprises de 11 salariés,
• toutes modifications d’aménagement modifiant les conditions de travail des collaborateurs,
• lorsqu’une information complémentaire vient compléter l’évaluation des risques dans une unité de travail spécifique ( apparition maladie professionnelle, accident de travail…)

 La crise sanitaire bouscule le DUER 

Avec un virus inconnu, la France a dû adopter des protocoles sanitaires très stricts dans le milieu professionnel. La mise à jour du DUER est nécessaire !

Cette mise à jour doit : 

• identifier les risques liés à la Covid 19,
• identifier les unités de travail impactées,
• retranscrire dans le DUER les risques possibles,
• prévoir et mettre en place un protocole sanitaire afin de minimiser les risqués liés à la Covid 19. 

💡A noter, il faut prévoir également les risques psychosociaux à cause de l'isolement qui découle du télétravail. Ces risques ne sont pas à mettre de côté, ils provoquent beaucoup de dommages. 
 

Beaucoup de dirigeants se posent de nombreuses questions concernant le DUER. Voici les réponses à vos questions:

Quels risques sont encourus si l’employeur ne met pas à jour le DUER ?

Pour les dirigeants de tous types d’entreprises de la TPE à la très grande entreprise, vous risquez des sanctions pénales.

💡 À savoir : pour ne pas mettre à jour votre évaluation des risques, vous risquez une contravention de 5ème classe avec une amende qui s’élève à 1 500 euros et à 3 000 euros en cas de récidive.

On entend parler du Comité social et économique (CSE), quel est leur rôle ?

Dans la mise à jour du DUER, l’employeur doit consulter le Comité Social et Économique dès 11 salariés. La nouvelle réforme du Code de travail concernant le DUER certaines entreprises ont des obligations:

• Pour les entreprises de 11 salariés à 49 salariés, le CSE participe aux mises à jour du DUER afin de promouvoir la santé, la sécurité et l’amélioration des conditions de travail des collaborateurs de l’entreprise.
• Pour les entreprises de + de 50 salariés, le CSE procède à l’analyse des risques professionnels.

Combien de temps faut-il conserver le DUER ?

Vous vous interroger sur combien de temps conserver le DUER, la réponse est au moins 40 ans.

👉Ceci permet de garantir une traçabilité aux anciens employés afin de rechercher les causes en cas d’apparition de pathologie (cancer…). Certains secteurs d’activités sont propices à des maladies après plusieurs années comme par exemple les boulangers avec l’exposition aux farines.

De plus, la nouvelle loi a instauré une obligation de dépôt dématérialisé du DUERP et de ses versions successives sur un portail numérique. Ceci entrera en vigueur à partir du 1 er Juillet 2023 pour les entreprises d’au moins 150 salariés et du 1 er Juillet 2024 pour les autres entreprises.

Les SIRH pour dématérialiser votre DUER

Ces nouvelles mesures à venir vous effraient, vous vous demandez comment faire cette dématérialisation facilement. Les systèmes d’information de gestion des ressources humaines vous aident à dématérialiser de nombreuses tâches et documents.

Qui sont les SIRH ?

Un système d’Information Ressources Humaines est un système qui permet de digitaliser de nombreuses tâches des ressources humaines. Ceci a pour but d’améliorer la gestion des ressources humaines.

Quelles sont les fonctions de ces logiciels ?

Ces logiciels peuvent traiter différents modules qui peuvent être digitaliser comme:

• La gestion de la paie : Ce module va permettre d’éditer de façon automatique les bulletins de paie
• Le registre du personnel : Avec ce genre de logiciel, vous pourrez entièrement digitaliser votre registre et le mettre à jour rapidement
• Le DUER : Comment nous l’avons vu précédemment le DUER va devenir obligatoire en version numérique. Encore peu de logiciels proposent ce service mais il en existe quelques-uns.
• La formation : le responsable rh repère facilement les besoins en formation et propose des solutions adaptées et pertinentes
• Le recrutement : cette digitalisation permet d’avoir une banque de CV à jour et archiver

💡Cette liste n’est pas exhaustive, il peut y avoir la gestion des absences, des congés, agendas, temps de travail….

Quels sont les avantages de digitaliser pour des TPE et PME

• Gagner du temps: En facilitant des tâches, le personnel peut alors se concentrer sur d’autres tâches et être ainsi plus performant
  
  
• Augmenter la satisfaction de ses collaborateurs: Les collaborateurs n’ont plus des tâches longues et fastidieuses. Avec la digitalisation, la motivation des collaborateurs est en pleine croissance
  
  
• Optimiser sa démarche RSE: L’intégration de cette démarche permet de réduire l’impact environnemental de l’entreprise et donc de s’impliquer dans une démarche environnementale
  
  
• Réduire ses coûts: Moins de papier permet de réduire les coûts
  
  
• Réduire son turn over: Grâce à la motivation des salariés, le stress n’est plus présent au travail et réduit le turn over
  
  
• Gage de qualité pour ses clients: Les clients auront une bonne satisfaction grâce à des services rapides et de qualité qui découlent de processus de dématérialisation.

Pour conclure

Pour conclure, le DUER a subi des modifications juridiques au fur et à mesure des années. De plus, les nouvelles technologies s’en sont mêlées ! Cette digitalisation est un véritable atout pour les TPE et PME.

Puis de nombreuses solutions numériques s’offrent à elles pour pouvoir répondre à leur besoin à faible coût. Les entreprises peuvent être prêtes à accueillir ce nouveau tournant juridique et numérique !