Comment améliorer votre gestion du temps et des priorités ?

Pourquoi améliorer votre gestion du temps ? Pour être productif et éviter le burn-out, entre autres...

Que vous soyez au bureau, sur le terrain, ou confiné·e en télétravail 😉, la problématique est la même : comment bien organiser votre temps de travail ? Oui, mais pas seulement pour bien travailler.

Nous vous parlons d’emploi du temps, littéralement de son bon usage, pour dissocier vie professionnelle et vie privée, avoir une vision claire de ce que vous avez à faire, afin d’avoir du temps pour vous, souffler et ainsi reprendre vos tâches en étant à 100 %.

Car gérer votre temps de travail, c’est gérer vos urgences, mais aussi vos temps de pause, votre rythme, votre énergie.

Nous vous donnons ici 7 méthodes de gestion du temps réparties à travers 4 étapes pour trouver votre équilibre et accomplir vos projets sereinement.

Ces derniers temps, il y a déjà assez de facteurs de stress, non ?

Votre emploi du temps des 10 prochaines minutes :

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C’est quoi la gestion du temps ?

La gestion du temps est la méthode employée pour planifier et organiser ses activités afin d’utiliser ses disponibilités le plus efficacement possible.

L’objectif est donc d’optimiser sa journée ou sa semaine en apprenant à exploiter au mieux le temps dont on dispose.

Sans une gestion du temps minimale, les tâches s’accumulent, c’est la panique et la perte de temps augmente de façon exponentielle, un véritable cercle vicieux !

Les avantages de la gestion du temps

Si vous lisez cet article, vous comprenez déjà l’importance de la gestion du temps. Mais quels sont les avantages d’une bonne gestion du temps et donc d’un travail bien organisé ?

💪 En structurant vos tâches et en définissant votre emploi du temps en amont, vous diminuez votre charge mentale et gagnez en productivité. L’enchaînement des tâches est plus fluide, vous gagnez du temps et vous vous dégagez du temps libre.

⚠️ La gestion des priorités est un levier incroyable pour diminuer le stress : identifier ces tâches primordiales et les réaliser en premier engendre bien-être et sérénité pour accomplir tout le reste.

🤜 Si vous travaillez en collaboration, votre équipe sait où vous en êtes et peut éventuellement vous aider sur certaines tâches. Et si vous travaillez tout seul·e, vous visualisez aisément votre charge de travail.

Ce qu’il ne faut pas faire :

❌ Surcharger votre agenda

Votre planning doit être réaliste, voire légèrement pessimiste, en gardant des plages horaires vides pour « le cas où », les urgences, les oublis.

❌ Dire oui à toutes les demandes

Vous êtes un·e bon·ne collègue, un·e bon·ne employé·e, plein·e de bonne volonté ? Peut-être mais vous n’êtes pas une machine, il faut savoir dire non. Sinon vos tâches s’empilent, votre stress augmente, et vous ne vous en sortez plus.

❌ Procrastiner

Ne remettez pas les tâches qui vous emballent le moins à plus tard, surtout si elles sont vraisemblablement prioritaires : au contraire, débarrassez-vous-en en premier, vous serez fier·e et tranquille d’esprit. De toute façon, plus vous les repoussez, plus les corvées semblent insurmontables…

❌  Faire du multitâche

Vous savez faire plusieurs choses à la fois ? Peut-être, mais les faites-vous aussi bien que si vous étiez concentré·e sur chacune d’elles à tour de rôle ? En croyant gagner du temps, vous en perdez.

❌ Ne pas prendre de pauses

Les pauses sont pourtant indispensables pour que votre cerveau récupère et soit efficace. Votre corps vous remerciera aussi : prendre l’air, changer de point de vue peut être source d’inspiration pour l’esprit, et cela évite les crampes et les maux de dos qui n’aident pas à la concentration.

❌ Laisser la porte ouverte aux distractions

Isolez-vous des interruptions potentielles, des collègues bruyants, des boîtes mail et des chats dont les notifications clignotent.
Nous ne parlons même pas des réseaux sociaux qui vous font de l’œil sur votre smartphone. Débranchez tout, mettez un casque, mettez votre statut sur « occupé », tout sur silencieux.
Les pauses sont là pour consulter vos messages. Vous verrez, vous n’avez rien raté d’important et vous êtes d’autant plus réceptif·ve aux moments de détente quand vous êtes vous même détendu·e !

❌  Changez de rythme en télétravail

Certes le réveil peut être un peu retardé, et pourquoi ne pas vous accordez une sieste sur le temps de pause, mais gardez une routine, un cadre pour être efficace. Lecture et réponses aux mails le matin, tâches importantes en premier, et le smartphone dans un tiroir, entre autres !

❌ Faire des journées longues

Faites le tri dans vos tâches et faites-vous une raison, vous ne pourrez pas tout faire. Si vous essayez, vous allez imploser, quel est l’intérêt ?
Le monde ne va pas s’arrêter de tourner, certaines choses peuvent parfaitement attendre.
Que vous aimiez vous lever tôt, ou au contraire, si vous êtes plus productif le soir, ne cumulez pas les heures supplémentaires, et gardez du temps pour vous, votre famille, vos loisirs : c’est comme ça que vous rechargerez vos batteries, et travaillerez mieux !

❌ Tout vouloir faire vous-même

Savoir déléguer est très important, mais pour cela, il faut savoir faire confiance ! Lâchez prise...

Tout seul, on va plus vite. Ensemble, on va plus loin.

Proverbe africain

Comment gérer efficacement son temps et ses priorités ?

Pourquoi gérer son temps ? Check ✅ Quelles sont les erreurs à ne pas commettre ? Check ✅

Mais que faut-il faire alors ?

Bonne nouvelle, selon la loi de Pareto, vous pouvez accomplir 80 % de votre mission en réalisant 20 % de vos tâches.
Eh oui, bien souvent, seuls ces 20 % sont vraiment importants et rapportent 80 % des résultats.

Néanmoins, ce ne sont pas des chiffres et une théorie qui vont vous aider à maîtriser votre temps.

Deuxième bonne nouvelle : les méthodes de gestion du temps ne manquent pas.
Nous en avons sélectionné 7, réparties à travers 4 étapes essentielles, à combiner selon les besoins !

Étape 1 : Établissez votre to do list

Pour être bien organisé·e, rien de tel que la méthode de la to do list : vous listez les choses à faire, qu’elles soient petites ou conséquentes, afin de ne rien oublier.

Vous pouvez aller jusqu’à décomposer les tâches importantes en plusieurs sous-tâches (cela a d’ailleurs l’avantage de les rendre moins impressionnantes !) puis les prioriser.

Étape 2 : Définissez vos priorités

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent n’est que rarement important.

Eisenhower

Maintenant que vous avez votre liste de tâches, comment définir vos priorités ? TOUT semble urgent ! Soufflez et regardez à nouveau, en vous aidant de la matrice Eisenhower ci-dessus, ou de celle ci-dessous, basée sur un rapport gain/effort :

Vous répartissez vos tâches selon 4 catégories pour savoir dans quel ordre les faire ou s’il faut les reporter.

💡 Sur ce principe, pour vous motiver en début de journée, n’hésitez pas à commencer par des tâches rapides, dont l’effort est faible et le gain plutôt important. C’est très satisfaisant !

Étape 3 : Planifiez vos tâches !

Vous savez quoi faire et dans quel ordre, planifiez maintenant vos tâches en utilisant un logiciel dédié ou un calendrier.

Donnez une date limite, une deadline à vos travaux, et visualisez le travail aisément, en utilisant des codes couleur.

☝️ Le calendrier partagé est tout indiqué pour un travail à distance ou en équipe.

💡 Planifiez vos réunions en début de journée si possible, et limitez-les dans le temps.
Une réunion en milieu de matinée, ou milieu d’après-midi, casse votre rythme et votre concentration, en fin de journée elle traîne en longueur.

Encore mieux, planifiez-la avant la pause déjeuner, tout le monde sera d’accord pour aller droit au but et satisfaire les estomacs au plus vite.

Étape 4 : Respectez votre planning et évitez la procrastination

Vous vous êtes fixé des objectifs, c’est-à-dire des tâches à réaliser dans un certain ordre et un certain délai.

Maintenant le plus dur est de vous y tenir !

Pour être concentré·e dans vos tâches à accomplir, et éviter le fameux multitasking, adoptez la méthode Pomodoro.

Dédiez des plages horaires bien délimitées à vos différentes tâches (environ 25 minutes chacune, suivies d’une pause de 5 minutes) pour vous y consacrer pleinement et vous donner un rythme.

Si malgré toute votre bonne volonté, il vous arrive de reporter les tâches contraignantes à plus tard, au profit de tâches plus faciles, essayez la méthode GTD, pour Getting things done.

Elle combine plusieurs méthodes de gestion du temps présentées plus haut : le recensement des tâches, leur priorisation, éventuellement leur délégation, et des ajustements au fil de l’eau.

Il faut être organisé·e pour être organisé·e ! Et comme tout, cela s’apprend.

Enfin, sur le même principe, il y a la méthode NERAC :

• Noter : votre liste de tâches,
• Estimer : le degré d’importance de chacune,
• Réserver : des créneaux pour les imprévus,
• Arbitrer : la priorité et donc les échéances,
• Contrôler : ce qui a été fait, reste à faire, et les ajustements à prévoir.

Vous avez compris l’idée ! 😉

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Tic tac tic tac : quand il est temps de maîtriser son temps

Vous êtes en retard ? Pas de panique ! Prenez du temps pour vous organiser… et pour gagner du temps !
Cela peut paraître paradoxal, mais c’est la clé de votre efficacité professionnelle et de votre épanouissement personnel.

Gérer son emploi du temps demande au début un peu de rigueur, mais apporte à terme de la souplesse (encore un paradoxe !) : identifier, hiérarchiser, prioriser, déléguer, exécuter, contrôler, ajuster, tel est le secret.

Ouf... c’est une réelle gymnastique, le plus dur est de commencer une nouvelle routine et de s’y tenir.

Bien sûr, un petit coup de pouce est toujours le bienvenu. Nous pensons que notre boîte à outils en gestion de tâches peut vous aider à atteindre vos objectifs :

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Ces outils collaboratifs, d’organisation et de planification, améliorent considérablement la coordination de votre travail d’équipe ainsi que votre organisation personnelle.
Ils ont l’avantage de faciliter l’accessibilité aux informations-clés et de fixer des objectifs clairs, répartis en fonction des ressources humaines et temporelles.

Et vous quelles sont vos astuces pour mieux gérer votre temps et être plus efficace au quotidien ?