Pourquoi quitter Excel pour un outil de Supply Chain ?

Encore aujourd’hui, les entreprises ont souvent recours aux tableurs pour piloter leur Supply Chain.

Or, Excel n’excelle pas dans l’agilité…

Et dans un environnement toujours plus concurrentiel et incertain, les entreprises ont plus que jamais besoin d’agilité, de réactivité et de fiabilité.

Quitter Excel pour un outil de Supply Chain peut alors s’imposer. Voici 7 raisons de franchir le pas !

1 — Pour gagner du temps

Même pour les plus aguerris et expérimentés, l’utilisation d’Excel peut s’avérer particulièrement fastidieuse :

• nettoyage manuel d’historiques,
• formules « maison » de calcul de prévisions,
• réconciliation des données pour effectuer un reporting,
• récupération des données souvent manuelle…

Il n’est pas rare que l’équipe Supply Chain passe des jours à manipuler ses tableurs, pour réaliser des tâches qui pourraient être effectuées en quelques clics sur un outil de planification de la Supply Chain.

Bien qu’Excel représente une solution rassurante, car largement utilisée et flexible, le temps de prise en main d’un logiciel dédié est très vite rentabilisé. Une fois que l’outil de Supply Chain est paramétré et maîtrisé, toutes les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée sont automatisées. De quoi gagner un temps précieux !

2 — Pour avoir une vision globale de votre Supply Chain

Historiques de ventes, prévisions, carnet de commandes, stocks… De nombreuses données sont au cœur du processus Supply Chain, et gagnent à être croisées pour être pleinement exploitées.

Le problème d’Excel ?

Toutes les informations sont éparpillées, consignées dans plusieurs fichiers, souvent eux-mêmes dispersés dans les différents services de l’entreprise. Cet éclatement des données complique alors l’analyse et la prise de décisions stratégiques.

Un outil Supply Chain présente l’avantage de centraliser les données sur une seule et même plateforme. Dès lors, il devient particulièrement simple de croiser les informations pour disposer d’une vision globale et piloter efficacement la Supply.

3 — Pour agir en masse sur vos prévisions de ventes

Certains aléas obligent les entreprises à modifier leurs prévisions de ventes en urgence. Et, dans ces circonstances, plus l’entreprise est réactive, moins l’aléa aura de répercussions négatives sur la Supply Chain.

Or, avec Excel, il est difficile d’intervenir rapidement sur les prévisions et encore plus difficile d’agir en masse : il faut modifier les calculs produit par produit… un processus particulièrement long et fastidieux lorsque l’entreprise propose de nombreuses références.

Par ailleurs, ces ajustements de dernière minute peuvent être source d’erreurs, et ne permettent pas de tester simultanément différentes hypothèses.

Un outil Supply Chain permet d’éviter ces écueils. En quelques clics, il devient possible de se mettre au bon niveau de granularité pour agir sur tous les produits et clients qui appartiennent à un niveau de détail donné.

4 — Pour gagner en fiabilité et en anticipation

La fiabilité des prévisions est un critère stratégique d’efficacité de la Supply Chain. En effet, plus les prévisions sont fiables, plus il est aisé d’anticiper la production et les approvisionnements sans risquer le surstock ou la rupture.

Malheureusement, Excel ne permet pas d’agréger et de désagréger les données pour réaliser des prévisions plus fiables, pas plus qu’il ne permet de choisir automatiquement les meilleures méthodes de calcul, qui sont par ailleurs limitées. Difficile alors de lancer les bons ordres de commande et/ou de production.

L’utilisation d’un outil Supply Chain permet de prévoir la demande avec plus de fiabilité, grâce à :

• l’analyse automatisée des historiques de ventes,
• le choix automatique parmi de nombreux algorithmes,
• la prise en compte de facteurs influents (saisonnalité, cycle de vie produit, lancement…).

Les stocks sont ainsi dimensionnés au plus juste et sont disponibles au bon endroit, au bon moment, pour couvrir efficacement la demande.

5 — Pour faciliter la collaboration entre les équipes

Marketing, commerce, finance, direction… Le processus Supply Chain concerne et implique de nombreux services de l’entreprise. À ce titre, la collaboration et l’alignement des fonctions sont essentiels pour un pilotage performant.

Pourtant, force est de constater que, sur Excel, les différentes parties prenantes rencontrent des difficultés à travailler de concert. Partage d’informations, mise à jour des données, ajout de commentaires, travail simultané ne sont pas toujours accessibles, et consolidation, suivi d’un workflow ou gestion d’alertes manquent aujourd’hui sur Excel. Toutes ces contraintes empêchent la bonne collaboration des équipes et affectent la performance de l’entreprise.

Certains outils de Supply chain permettent de résoudre ces problématiques, grâce à une gestion native de la collaboration. Chaque acteur peut ainsi :

• entrer de nouvelles données,
• ajouter des événements,
• enrichir la prévision,
• créer des alertes…

Il devient alors possible de prendre des décisions stratégiques coordonnées et cohérentes, et de piloter le processus Supply Chain avec une plus grande efficacité.

6 — Pour sécuriser vos données

Travailler sur Excel implique de partager de nombreux fichiers. Aussi, les tableurs sont généralement enregistrés directement sur les ordinateurs : chacun peut y accéder sans connexion dès lors que la session est ouverte. Ces caractéristiques créent un risque direct pour vos données.

Les logiciels SaaS de Supply Chain présentent l’avantage de déployer des mesures de sécurité renforcée :

• connexion HTTPS,
• authentification à deux facteurs,
• cryptage de données,
• détection d’intrusions…

7 — Pour faire progresser votre CA

Dernière raison — et pas des moindres ! — : passer d’Excel à un outil de Supply Chain participera à faire progresser votre CA.

Démonstration logique : grâce à de meilleures prévisions, un logiciel dédié permet de répondre de manière anticipée à la demande marché :

• ce qui permet de mieux vendre, en évitant notamment les ruptures et les retards ;
• ce qui impacte positivement le taux de satisfaction client ;
• ce qui fidélise et limite les ventes perdues ;
• ce qui fait progresser le chiffre d’affaires de l’entreprise.

C’est aussi simple que cela !

Au-delà du CA, un outil Supply Chain participe à améliorer la rentabilité et la trésorerie de l’entreprise, et ce, pour plusieurs raisons :

• diminution des pénalités de retard,
• diminution des coûts liés aux urgences,
• diminution des stocks et de l’obsolescence,
• Diminution de l’immobilisation financière.

À la clé : davantage de cashflow disponible pour investir dans de nouveaux projets, en faveur du développement de l’entreprise. Ainsi, quitter Excel pour un outil de Supply Chain vous permet de disposer d’un ROI significatif rapidement.

Pour conclure…

Facile à prendre en main, bon marché et avec une puissance de calcul acceptable, le tableur Excel est un outil utilisé par de (trop) nombreuses entreprises pour gérer leur Supply Chain.

Idéal pour les petites entreprises qui n’ont que quelques lignes de produits, l’outil montre cependant rapidement ses limites lorsqu’il s’agit de gérer de gros volumes, des marchés erratiques ou d’intégrer des pratiques métiers et des processus de collaboration.

Adopter un outil de Supply Chain tel que Colibri S&OP s’avère alors particulièrement intéressant !