GMAO vs logiciel de gestion d’interventions : 5 fonctionnalités qui font la différence !

Dans le domaine de la gestion de maintenance, de plus en plus de solutions font leur apparition sur le marché. Il est alors difficile de s’y retrouver malgré les tableaux comparatifs de fonctionnalités.

Pourquoi ? Parce que chaque solution met en avant ses points forts en négligeant parfois de mentionner des fonctionnalités essentielles que des concurrents peuvent proposer.

Alors qu’une plateforme de gestion des interventions se focalise sur l’amélioration de la planification des interventions et des ressources, une GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) comme Twimm offre une gamme plus étendue de fonctionnalités qui soutiennent la croissance d’une entreprise sur le long terme.

Tout d’abord, les similitudes au niveau fonctionnel :

Une solution de GMAO, comme tout bon logiciel de gestion des interventions, optimise la planification des interventions et les ressources. Les deux proposent un planning performant, disposant de plusieurs filtres pour visualiser les interventions prévues, affectées ou non à un technicien, en cours et/ou terminées.

Elles identifient les techniciens les plus appropriés pour chaque tâche en fonction de leur localisation, de leurs compétences et de leurs disponibilités. Et cela afin de réduire les temps de déplacement, optimiser l’utilisation des compétences spécifiques, respecter les délais d’intervention et maximiser l’efficacité des équipes de maintenance.

Si l’optimisation de la planification des interventions est un champ fonctionnel central, il faut lui associer d’autres fonctionnalités, tout aussi essentielles, pour une bonne gestion de la maintenance. C’est ce que proposent les logiciels de GMAO de dernière génération.

En voici 5 exemples :

1. La digitalisation de l’ensemble des données patrimoniales de ses clients 

Un outil complet de gestion de la maintenance intègre le stockage des informations sur les clients, les sites, les contrats et les équipements gérés. Accessibles en un seul endroit, ces informations facilitent une prise de décisions éclairée et une planification optimisée des interventions.

C’est la connaissance d’informations aussi capitales que l’emplacement des équipements, leur historique de maintenance, leur durée de vie restante et leurs coûts associés qui permet de les suivre tout au long de leur cycle de vie et de gérer de façon proactive leur maintenance. Que ce soit d’ailleurs de la maintenance préventive ou curative, en optimisant les décisions de réparation ou de remplacement et en minimisant les temps d’arrêt imprévus.

2. La gestion des gammes de maintenance et le suivi des plans de maintenance

Déployer une véritable stratégie de maintenance passe par l’établissement et le suivi de plans de maintenance, afin non seulement d’assurer la durabilité et la performance des équipements dans le temps, mais également de diminuer les coûts qui leur sont associés.

Ces plans peuvent être monosites ou multisites en fonction et générer des interventions en masse.

Mais pour obtenir un plan de maintenance performant, il faut en premier lieu établir les gammes de maintenance afférentes aux équipements sous contrat. Ces dernières intègrent la liste des actions à mener sur chaque équipement en spécifiant leur fréquence, leur durée, et incluent les vérifications obligatoires et réglementaires. Un bon plan de maintenance doit aussi intégrer des procédures d’intervention d’urgence claires, des contacts d’urgence et des protocoles pour minimiser les perturbations pour les occupants des bâtiments.

Le technicien est guidé pas à pas et valide pour chaque tâche les différents points de la gamme, ce qui constitue un gain de temps important et limite les risques d’erreur.

Par exemple, avec le logiciel GMAO Twimm, configurer une gamme de maintenance est largement facilitée. Soit vous importez vos gammes courantes, soit vous utilisez des bibliothèques standards ou gammes de maintenance pré-enregistrées.

3. L’accessibilité des données en mobilité pour les techniciens

Une GMAO, comme une application de gestion d’interventions, propose une application mobile ou une web app. Elle est accessible par les équipes de terrain et leur facilite le quotidien.

Mais la GMAO offre aux techniciens, en plus des fonctionnalités de planification et de gestion d’intervention, l’accès depuis leur smartphone ou leur tablette aux mêmes informations que leurs collègues du bureau : historique des interventions, coordonnées des contacts clients, informations liées au site (accès, code, gardien, plan), par exemple.

Les techniciens n’ont plus besoin de contacter le bureau ou d’y passer en raison d’un manque d’informations. Ils peuvent désormais visualiser en temps réel tout ce qui leur est nécessaire pour faire leur intervention dans les meilleures conditions. Y compris accéder aux gammes de maintenance des équipements, leur évitant tout oubli ou erreur. Plus d’annulations d’interventions de dernière minute causées par de simples malentendus.

Les techniciens reçoivent leurs ordres de travail ou bons d’interventions directement sur leur smartphone, mettent à jour les statuts des interventions sur leur planning, consultent les informations techniques et saisissent les données et comptes rendus d’intervention directement sur le terrain.

La mobilité facilite la communication en temps réel, réduit les retards administratifs et améliore l’efficacité globale de la gestion des interventions.

4. La gestion intégrée des stocks et des achats

Dans les GMAO de dernière génération, les fonctionnalités avancées permettent de bénéficier d’une gestion efficace des stocks de pièces détachées.

Il est ainsi possible de suivre en temps réel les niveaux de stock dans différents emplacements, tels que les entrepôts ou les véhicules de maintenance sur le terrain.

Tout commence par le référencement d’articles, organisés dans une base dédiée. Chaque article étant enregistré avec des informations telles que sa description, son numéro de référence, ses spécifications techniques et son fournisseur associé.

Cette base de données facilite la recherche et l’identification des pièces nécessaires lors de la planification des interventions de maintenance.

Il est alors possible de suivre les niveaux de stock (avec des seuils d’alertes paramétrables), de gérer les commandes de pièces, de collaborer avec les fournisseurs et de rationaliser les processus d’approvisionnement.

Adieu les coûts liés aux stocks excédentaires ou aux ruptures, la disponibilité des pièces est assurée, permettant un approvisionnement optimal pour améliorer encore la réactivité lors des interventions.

5. La génération de rapports d’activité personnalisés

En exploitant les données patrimoniales digitalisées, on peut obtenir grâce une GMAO comme Twimm des indicateurs clés de performance (KPI) sur une période définie pour évaluer :

• l’efficacité de la maintenance,
• les coûts,
• la rentabilité des contrats,
• les contrats arrivant à échéance,
• le nombre de devis à réaliser,
• le temps moyen par activité, etc.

Ces informations clés apparaissent sur des tableaux de bord personnalisés et peuvent être extraites pour figurer dans un rapport d’activité. Dans certaines GMAO avec des fonctionnalités avancées, ces tableaux de bord sont totalement personnalisables (à la charte de votre entreprise), définis sur une période de votre choix et restent modifiables par la suite.

Vous pouvez également les enrichir avec votre analyse et vos commentaires à destination de vos clients.

Conclusion

La digitalisation des données patrimoniales, associée à une gestion de maintenance complète, distingue la GMAO des simples logiciels de gestion d’interventions.

En proposant un suivi optimisé des équipements, une gestion intégrée des stocks et des achats, une analyse avancée des données et des rapports d’activité, la GMAO offre des avantages concurrentiels significatifs.

À noter que les 5 points mis en avant ici ne constituent pas une liste exhaustive des fonctionnalités d’une GMAO experte. D’autres, comme l’interopérabilité via des connecteurs avec des systèmes tiers (Paie, RH, CRM…) ou la gestion des flux de devis/commandes/factures permettent également d’améliorer l’efficacité, la productivité et la performance de votre entreprise.