Réussir votre projet ERP : 4 phases à suivre pour bien piloter votre projet

Vous souhaitez développer un projet ERP au sein de votre entreprise, mais savez-vous par où commencer ?

Pour que votre projet soit une réussite, vous devez respecter plusieurs étapes avant de déployer un logiciel ERP (Enterprise resource planning) dans votre système d’information.

Comment piloter un projet ERP ? Quelles sont les différentes phases d’un projet ERP à suivre ? Quelles sont les erreurs à éviter lors du déploiement d’un ERP ? Et comment choisir le meilleur ERP parmi toutes les offres sur le marché ? Appvizer vous guide pas à pas pour mener à bien votre projet !

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Projet ERP : définition

Qu’est-ce qu’un projet ERP ?

Un projet ERP est un processus de gestion de projet en plusieurs étapes, de la définition des besoins à l’après-projet, qui s’articule autour du déploiement d’un logiciel ERP.

L’objectif principal de la mise en place d’un ERP au sein d’une entreprise est de gérer l’ensemble de ses informations et systèmes opérationnels.

La difficulté réside dans la capacité à faire correspondre les fonctionnalités disponibles dans le logiciel PGI (progiciel de gestion intégré) avec les besoins et attentes de l’entreprise.

Il s’agira de choisir les modules spécifiques en adéquation avec les processus métiers existants, comme :

• la gestion comptable,
• la gestion financière, avec la partie devis et facturation par exemple,
• la gestion des ressources humaines,
• la gestion commerciale et relation client avec un module CRM,
• la gestion de la production,
• la gestion de la distribution,
• la gestion des stocks,
• la gestion de l’e-commerce, etc.

Comment mettre en place un ERP dans une entreprise ?

La phase d’avant-projet

Réaliser une étude préalable

Comme pour tout projet, demandez-vous tout d’abord pourquoi vous souhaitez implémenter ou renouveler votre logiciel ERP. À quelles problématiques sa mise en place permettra-t-elle de répondre ?

Afin de définir vos objectifs de manière détaillée, analysez pour chaque service de l’entreprise :

• les processus,
• les flux d’informations,
• la collaboration entre les services,
• les outils déjà utilisés dans votre entreprise, etc.

Cette phase d’audit permet d’identifier vos besoins et la meilleure manière d’y répondre, c’est-à-dire ce qui est précisément attendu de la mise en place d’un logiciel ERP dans votre entreprise.

Quels sont les objectifs du projet ERP ?

En outre, ce projet doit être intégré à votre stratégie d’entreprise, car il inclut des considérations sur les plans humain, technique, et financier qui ne sont pas négligeables.

En effet, un projet ERP représente un investissement sur la durée et un budget conséquent pour une entreprise. L’audit permet de garantir l’utilité et l’atteinte des objectifs de ce projet pour éviter les sorties de piste.

Prévoir la gestion des risques

Quand on souhaite piloter un projet ERP, il est indispensable de mettre en place une gestion des risques. Pourquoi ?

Le but est de recenser tous les événements pouvant impacter négativement le projet tout au long de sa durée de vie, voire menacer son aboutissement. Les identifier permet à la fois :

• de mieux les éviter en surveillant les différents indices précurseurs pouvant mener à leur réalisation,
• et de préparer en amont les différents plans d’action pour y répondre s’ils sont inévitables, et ainsi limiter les répercussions sur le projet.

👉  Pour chacun des risques, analysez la probabilité qu’il se produise, les conséquences potentielles sur le projet, le plan d’action pour y remédier, et la personne référente en charge de le faire appliquer dans les meilleures conditions.

Composer une équipe

Une fois la décision prise de mettre en place un projet ERP, il faut composer une équipe chargée du projet pour l’étude et la réalisation du projet. Ces deux ou trois collaborateurs, chapeautés par un chef de projet, sont les acteurs clés du projet.

Quelques conseils :

➡ Définissez précisément les rôles de chacun.

➡ Composez une équipe mixte au niveau des compétences : une personne issue du service informatique, avec les compétences techniques, et une ou deux personnes issues d’autres services pour assurer le respect des besoins métiers.

Cette équipe projet assure la gouvernance optimale du projet ERP.

Établir un cahier des charges

Le cahier des charges technique et fonctionnel sert à définir un périmètre fonctionnel clair. C’est le document de référence tout au long du projet.

Le cahier des charges ERP doit être détaillé et le plus précis possible. Il ne se contente pas d’exprimer des besoins, mais :

• il fournit toutes les informations clés sur l’entreprise et ses problématiques,
• il reprend l’analyse réalisée en amont afin de présenter les flux, les processus, et les interactions entre services existants, et les éventuels blocages pouvant se présenter,
• il liste une par une les fonctionnalités attendues et les bénéfices qu’elles peuvent apporter.
• il met en évidence les contraintes à respecter liées à l'activité de l'entreprise

💡 Ce document est utile pour le prestataire avec lequel vous travaillerez, et pour assurer une communication fluide et éviter les mauvaises surprises lors de la mise en place de l’outil.

La phase du choix du logiciel ERP

Vous savez ce que vous recherchez, et les fonctionnalités dont vous avez besoin : il ne vous reste plus qu’à choisir l’outil.

Logiciel ERP open source ou en mode SaaS, et à quel prix ? Réaliser une étude de marché pourra vous apporter la réponse à cette question. 

Gardez à l’esprit que vous ne choisissez pas seulement un outil, mais aussi des experts avec lesquels travailler.

Prêtez attention au support proposé et ce qu’il comprend.

Voici une sélection de logiciels ERP en mode SaaS pour vous guider dans votre choix :

🛠 Ekkotime, pour les TPE, PME, ETI et grands groupes : cette solution ERP développée sur mesure s’adapte au plus près des besoins de chaque entreprise grâce à des modules fonctionnels existants et des développements spécifiques. 100 % mobile et accessible partout pour les collaborateurs en déplacement, en rendez-vous chez un client, etc.

Le + d’Ekkotime : une interface agréable, simple et intuitive compatible avec d’autres outils (suite Google, Sage, etc.).

🛠 Fitnet Manager pour les sociétés de services (cabinets de conseil, ESN, bureaux d'études, architectes…) : cette solution de gestion tout-en-un vous assure une gestion centralisée et complète de votre activité via l’intégration de plus de 40 extensions et plugins (multi–devises, Chorus Pro, comptabilité, etc). Vous avez accès à des fonctionnalités avancées, automatisées et entièrement paramétrables pour gérer tous les processus de votre entreprise (facturation, RH, gestion de projet et planification, reportings en temps réel…).

Le + de Fitnet Manager : un logiciel Made in France doté de certifications GDPR et ISO 27001.

🛠 Holded, pour les freelances, TPE et petites PME : Holded offre un outil des plus complets à un prix abordable, afin que les indépendants et petites entreprises puissent gérer toutes les facettes de leur activité sur la même interface (facturation, équipe, comptabilité, CRM, etc.), automatiser leurs tâches, et suivre la santé de leur business sur un tableau de bord intelligent.

Le + de Holded : une interface moderne et intuitive régulièrement améliorée

 🛠 Kafinea, pour les PME et TPE, est une solution tout-en-un qui fournit les fonctionnalités ERP adaptées à votre métier. Vous facilitez le travail de vos collaborateurs grâce à l’automatisation et l’intelligence artificielle tout en prodiguant une plateforme simple d’utilisation et ergonomique.

Le + de Kafinea : le logiciel se suffit à lui-même grâce à des modules CRM, Finance, RH, Ventes et Service ainsi qu'un extranet. 

🛠 Myfab pour les PME et ETI industrielles de tous les secteurs : l’ERP Open-Prod de Myfab est une solution 100 % française, entièrement dédiée aux besoins spécifiques des industries pour faciliter la gestion de l’ensemble des processus d’une entreprise manufacturière (production, achat, contrôle qualité, stocks, ventes, CRM, etc.).

Le + de Myfab : l’accompagnement dans la conduite de projet ERP, pour amorcer la transformation digitale des entreprises industrielles.

🛠 Odoo est un logiciel open source entièrement personnalisable, ultra-intuitif et modulaire, qui contient des centaines d'applications commerciales conçues par des experts. Conçu pour toutes tailles et types d’entreprises, le logiciel tout-en-un répond à tous les besoins de votre activité via 45 modules sur mesure divisés en 8 catégories principales (Finance, ventes, marketing, sites web, inventaire & MRP,  RH, Services et productivité). 

Le + d’Odoo : des prix très abordables en ne payant que ce que vous utilisez avec une tarification basée sur les applications installées et le nombre d'utilisateurs.

🛠 Ogust, pour les entreprises de service à la personne : ce logiciel de gestion tout-en-un dédié répond à vos besoins spécifiques et vous permet de gérer votre entreprise de manière globale avec ses nombreux modules (CRM, facturation, signature électronique, gestion des réservations et des documents, etc.). 

Le + d’Ogust : une application mobile pour un suivi du planning et des intervenants à distance.

🛠 Pythagore, pour les sociétés d’ingénierie et de conseil, les bureaux d’études et les cabinets d’architectes : ce logiciel se décline en quatre éditions pour répondre aux besoins des entreprises de la manière la plus personnalisée possible en fonction de leur taille, avec 6 modules pour couvrir tous les besoins (RH, relation client, devis et factures, etc.).

Le + de Pythagore : 20 ans d’expertise sur les spécificités métiers de ses clients.

La phase de déploiement

Mettre en place la solution ERP choisie

C’est enfin à l’étape 5 qu’interviennent l’installation et la mise en production de l’outil ERP. Cela peut nécessiter une mise à jour de l’infrastructure : installer un serveur dédié pour héberger toutes les données, par exemple, si vous choisissez un ERP open source ou propriétaire à installer en local.

Opter pour un ERP en mode SaaS vous facilite la vie : vos données sont hébergées dans le cloud et vous n’avez pas à vous occuper de l’hébergement. C’est votre prestataire qui s’en charge.

Ensuite, le déploiement met l’outil à disposition de tous les utilisateurs en l’intégrant dans votre système d’information.

Tester l’outil

Il est nécessaire de réaliser la recette globale de l’outil pour vérifier qu’il répond effectivement à tous les besoins qui ont été posés au début du projet.

Centralisez les retours des utilisateurs pour ajuster certains éléments et, le cas échéant, régler des problèmes qui auraient pu survenir.

L’intégration d’un ERP peut comporter son lot de difficultés. Ne négligez la phase de test sous aucun prétexte. C’est ce qui conditionne le bon fonctionnement de la solution dans l’entreprise.

La phase d’après-projet

La réussite de votre projet réside aussi dans l’attention que vous y portez après l’installation et la phase de test, et particulièrement l’accompagnement au changement des collaborateurs.

Cela passe tout d’abord par la formation des utilisateurs. Cette étape est plus ou moins longue en fonction de la complexité de l’outil, des connaissances et de l’aisance des utilisateurs.

Il faut ensuite veiller à la mise en place de nouveaux processus et d’une nouvelle organisation du travail, notamment en passant par la mutualisation des informations pour une utilisation optimale de votre PGI.

Travaillez en collaboration avec votre prestataire et les équipes de support pour pallier d’éventuels derniers ajustements dans les semaines voire les mois suivants le déploiement. Vous faites ainsi évoluer l’outil à mesure que de nouveaux besoins se font sentir, que l’entreprise grandit, etc.

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Les facteurs clés succès d’un projet ERP… et les erreurs à éviter

Pour commencer, voici quelques erreurs à éviter si vous souhaitez assurer le succès de votre projet ERP :

• se précipiter pour mener à bien le projet : c’est le meilleur moyen de prendre de mauvaises décisions ;
• oublier d’impliquer toutes les parties prenantes au projet et de communiquer sur son avancement ;
• négliger la phase d’adaptation au changement : pour faciliter l’adhésion de tous ses utilisateurs, recueillez leur feedback, identifiez leurs points bloquants, et donnez-leur des moyens pour adapter leurs usages au nouvel outil.

Et enfin, nos derniers conseils :

• composez une équipe projet volontaire et impliquée, en incluant dès le début du projet les « key users » (utilisateurs clés), soit ceux qui connaissent parfaitement la réalité opérationnelle ;
• assurez-vous du soutien de la direction de votre entreprise avant le début du projet, si la volonté n’émane pas d’elle ;
• profitez de toute l’expertise de votre éditeur ou intégrateur.