Intégration d’un ERP à votre entreprise : l'atout clé pour booster votre efficacité

On évolue dans un contexte économique chaque jour plus concurrentiel. Pour se démarquer et gagner en productivité, les entreprises s’appuient de plus en plus sur la technologie. Les logiciels se multiplient, adressant tous les besoins métiers.

Parmi eux, l’ERP (Enterprise Resources Planning) sort du lot.

Véritable couteau suisse, il permet de gérer l’ensemble de vos processus de manière automatisée et unifiée. Il s’agit donc d’un dispositif puissant et parfois complexe, qui doit pour autant parfaitement se fondre à votre écosystème de travail existant. Ce dernier point constitue un défi de taille !

Entre définitions, enjeux ou encore méthodologie, penchons-nous en détail sur la question de l’intégration ERP.

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Qu’entend-on par intégration ERP ?

Déployer un ERP au sein de votre entreprise se révèle un choix stratégique, tant il accroît l’efficacité opérationnelle. En parallèle, il permet d’accéder à des données actualisées et justes, pour piloter plus intelligemment votre activité.

Comptabilité, ressources humaines, gestion de stock, gestion commerciale… ce type d’outil inclut de nombreux modules interconnectés les uns avec les autres afin de :

• fluidifier la circulation de l’information entre les différents services ;
• automatiser au maximum vos workflows.

À la clé : une augmentation de la productivité des collaborateurs, mais aussi un affinement de la stratégie.

Ceci étant dit, qu’entend-on alors par la notion d’intégration ERP ?

👉 Elle désigne la mise en place d’un système d’Enterprise Resources Planning au sein de l’organisation, et donc son alignement avec les process ainsi que les méthodes de travail déjà établis (d’où l’importance de la dimension humaine !).

Mais on peut aller plus loin, car l’intégration d’un ERP fait aussi référence à sa connexion aux applications présentes dans l’environnement technologique, comme les logiciels CRM, de comptabilité, de gestion de stock, etc.

Pourquoi intégrer un ERP dans votre écosystème de travail ? Les avantages

• ✅ Centralisation des données. Un ERP centralise au sein d’une même interface les données éparpillées dans les différents départements de l’entreprise. Finis les silos qui mettent à mal la collaboration !
  
  
• ✅ Amélioration de la communication. Grâce à cette meilleure circulation de la data, les salariés disposent en temps réel d’informations précises et unifiées… même en télétravail ou en situation de mobilité ! De quoi favoriser les échanges inter-services nécessaires à la bonne exécution des missions quotidiennes.
  
  
• ✅ Prise de décision éclairée. Accéder ainsi facilement aux données simplifie la compréhension globale de l’entreprise. Les dirigeants sont plus à même de prendre des décisions éclairées et stratégiques, orientées par la data.
  
  
• ✅ Automatisation des processus. Avec l’automatisation de nombreuses tâches et processus, les pertes de temps inutiles sur les opérations à faible valeur ajoutée se réduisent. Les équipes gagnent en efficacité et en productivité, tandis que le risque d’erreurs diminue.
  
  
• ✅ Retour sur investissement. Malgré le coût du logiciel, un bon ERP garantit un ROI tout à fait satisfaisant. Il contribue grandement à abaisser les coûts opérationnels.
  
  
• ✅ Conformité réglementaire. Tous les secteurs sont soumis à des normes de plus en plus strictes. En intégrant une solution ERP à l’ensemble de vos opérations, vous soutenez l’alignement réglementaire à l’échelle de l’entreprise.

Quels enjeux autour de l’intégration ERP ?

Des facteurs techniques…

Face à tous les avantages énumérés ci-dessus, les organisations sont nombreuses à se lancer dans un tel projet… et se confrontent souvent à des enjeux de taille qu’il vaut mieux anticiper.

Le premier que vous risquez d’affronter : la complexité technique. En effet, l’objectif de tout ERP est de parfaitement s’accorder aux besoins et particularités de l’entreprise, ce qui nécessite souvent des développements spécifiques.

De plus, la multiplication des outils et les silos de données complexifient l’intégration des ERP aux écosystèmes de travail actuels. Par exemple, dans certaines sociétés, on retrouve des data sur site tandis que d’autres demeurent dans le cloud. Tout le processus peut donc prendre du temps, notamment si vous optez pour une méthode de gestion manuelle des APIs.

💡 Pour pallier ces difficultés techniques, certaines organisations font appel à un intégrateur ERP, c’est-à-dire un prestataire, généralement partenaire de l’éditeur du logiciel choisi, chargé du déploiement de la solution.

… aux facteurs humains et organisationnels

Comme toujours, l’humain constitue aussi un défi. L’intégration d’un ERP implique une organisation minutieuse ainsi qu’une communication optimale entre les différents partis, notamment à une époque charnière où le travail à distance se généralise.

En d’autres termes, il s’agit d’instaurer une vraie gestion de projet, avec tout ce que ça implique en matière de ressources, de planification ou encore de suivi budgétaire.

Enfin, qui dit humain dit également résistance au changement. L’introduction d’un nouvel ERP peut être source d’inquiétude, en particulier pour les employés obligés de s’adapter à de nouveaux process et méthodes de travail. Vos mots d’ordre au moment d’initier un tel projet : dialogue, sensibilisation et formation.

Quels domaines intégrer à votre ERP ?

De nombreuses intégrations aux systèmes existants sont possibles, et promettent toutes leur lot d’avantages : CRM, RH, business intelligence, support, comptabilité, gestion de stock, gestion de projet, etc.

Focus sur quelques domaines opérationnels souvent prioritaires pour les entreprises :

Le CRM

Un CRM sert à centraliser les informations relatives à la clientèle, à suivre les interactions et à piloter les ventes.

Avec de plus en plus de valeur accordée par les consommateurs à l’expérience client, vous conviendrez qu’il est primordial de leur offrir un parcours parfaitement fluide, en connectant la gestion commerciale avec la gestion de commande au moyen d’un ERP.

En parallèle, la synchronisation des données entre les deux systèmes permet d’affiner le message marketing et commercial… qui en devient plus impactant !

L’e-commerce

Par l’accélération de la vente en ligne, les entreprises sont davantage enclines à suivre la tendance, et donc à s’armer d’une solution e-commerce.

Mais aujourd’hui, vendre sur internet ne signifie plus seulement présenter une offre, accepter un paiement en ligne… et basta. Il s’agit d’un nouveau terrain de jeu ultra-concurrentiel, où se démarquer implique d’exploiter au mieux l’ensemble des données, notamment celles des magasins physiques.

Évidemment, là aussi il importe de rationaliser les opérations, spécialement celles liées à la gestion de stock, pour éviter les erreurs et les points de friction qui détériorent l’expérience du client.

Les RH

Dans un monde de plus en plus compétitif, le département RH, à l’instar de n’importe quel pôle, est désormais piloté par la data et en quête d’optimisation de ses processus.

Grâce aux intégrations ERP/RH, les ressources humaines exécutent leurs missions à partir d’informations plus fiables. Elles peaufinent alors leur stratégie et identifient les grandes tendances émergentes dans leur entreprise.

Et grâce à l’automatisation des activités (recrutement, gestion de la paie, des congés, etc.), elles libèrent plus de bande passante à consacrer à la valorisation du capital humain, enjeu actuel majeur.

La gestion de stock

L’intégration d’un ERP vous fait gagner en visibilité et en efficacité sur l’ensemble de votre supply chain.

Niveaux de stock, gestion des commandes, réapprovisionnements, livraison… profitez de la puissance analytique et de l’approche globale permise par les outils d’Enterprise Resources Planning pour obtenir un meilleur contrôle de votre chaîne logistique, au bénéfice de votre rentabilité et de la satisfaction de votre clientèle.

Le service client

Une des clés de l’efficacité d’un service client reste incontestablement sa capacité à communiquer avec les différents départements de l’organisation.

Avec un ERP, tout est fluidifié. Les agents sont alors en mesure d’apporter une assistance vraiment personnalisée, contextualisée, le tout rapidement.

L’ERP permet également d’accélérer les process opérationnels le cas échéant, comme la réexpédition d’un produit ou encore les remboursements.

Comment intégrer un ERP ? Les différentes méthodes

Intégrer un ERP à votre entreprise

L’intégration d’un ERP à l’entreprise s’apparente à une vraie gestion de projet, articulée autour de grandes étapes à suivre :

• L’évaluation des besoins spécifiques de l’organisation et des différents services, afin de déterminer les fonctionnalités ainsi que les modules nécessaires.
  
  
• La sélection du bon ERP conformément aux exigences matérialisées dans le cahier des charges préalablement établi.
  
  
• La planification du projet, avec spécification des :
  • objectifs,
  • délais,
  • budgets,
  • ressources humaines et matérielles,
  • responsabilités de chaque membre de l’équipe.

☝️ Il convient à cette étape de nommer un chef de projet.

• Le déploiement progressif du logiciel par phases ou par modules, pour minimiser les risques, mais aussi faciliter le suivi des progrès.
  
  
• La configuration de l’outil en fonction des spécificités de l’entreprise et des besoins métier uniques.
  
  
• Le transfert des données existantes de l’ancien système vers l’ERP, en veillant à leur intégrité.
  
  
• La formation des employés à l’exploitation du logiciel, prérequis à une utilisation efficace, mais aussi à une conduite du changement réussie.
  
  
• La réalisation de tests approfondis pour vérifier que l’ERP fonctionne correctement, qu’il est exempt d’erreurs.
  
  
• Le support post-implémentation continu aux utilisateurs après la mise en œuvre.
  
  
• L’évaluation régulière des performances de l’ERP, avec mise en place d’ajustements ou d’optimisations si nécessaire.

☝️ Comme vu précédemment, il est possible de faire appel à un intégrateur ERP externe. Ce dernier travaillera main dans la main avec un chef de projet interne à l’entreprise, pour s’assurer tout au long du déploiement que tous les partis restent alignés.

Intégrer son ERP à votre écosystème technologique

Il existe plusieurs méthodes d’intégration ERP à votre écosystème technologique, avec chacune ses avantages et ses inconvénients.

Passons en revue trois d’entre elles :

Point-to-Point (P2P)

La méthode point à point, ou P2P, consiste à établir des connexions directes entre l’ERP et les autres systèmes concernés.

Chaque intégration est réalisée individuellement, créant ainsi des liaisons spécifiques entre les applications. Il s’agit d’une approche manuelle.

👍 Avantage principal :

Simplicité et rapidité de mise en œuvre pour quelques intégrations basiques.

👎 Inconvénient principal :

Manque de flexibilité et de scalabilité. Le P2P devient chronophage et coûteux lorsque le nombre d’outils à connecter augmente.

Enterprise Service Bus (ESB)

Ce « bus de services d’entreprise » désigne un middleware opérant comme une couche d’intégration entre l’ERP et les autres applications.

En d’autres termes, les différents systèmes se connectent à l’ESB afin que ce dernier gère les communications entre eux.

👍 Avantage principal :

L’Enterprise Service Bus agit comme un hub central, offrant ainsi une approche plus flexible et évolutive.

👎 Inconvénient principal :

Puisqu’elle nécessite également beaucoup de support manuel, la mise en place d’un ESB implique parfois un investissement initial en temps et en ressource important.

Integration Platform as a Service (iPaaS)

L’iPaaS permet d’intégrer l’ERP à l’écosystème technologique via une plateforme hébergée dans le cloud. Vous n’avez donc pas besoin de gérer l’infrastructure sous-jacente.

Cette solution inclut généralement des fonctionnalités avancées telles que la transformation des données, la gestion des workflows ou encore la mise à jour des correctifs de sécurité.

👍 Avantage principal :

Une mise en œuvre plus rapide et moins de contraintes au niveau des ressources internes.

👎 Inconvénient principal :

Il faut compter le coût de l’iPaaS en plus de celui de l’ERP, ce qui entraîne un retour sur investissement plus tardif.

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L’intégration ERP en bref

L’intégration d’un ERP n’est pas une tâche aisée, tant sur le plan organisationnel que technique.

La réussite de votre projet requiert un parfait cadrage de vos besoins et de toutes les étapes du déploiement. L’objectif ? Que le tout se déroule de la manière la plus fluide qu’il soit, sans impacter l’activité… et démoraliser les collaborateurs !

Et n’oubliez pas que vous pouvez faire appel à des professionnels pour vous accompagner 😉.