Générez plus de valeur grâce à ce processus d’achat en 8 étapes

C’est quoi un processus d’achat ?

Cette expression se rapporte à l’ensemble des activités servant à acquérir, auprès d’un fournisseur, les produits ou services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

On a donc affaire ici à un vrai maillon stratégique, tant il concourt à la productivité ainsi qu’à la rentabilité de l’organisation. Sans compter que le processus achat peut découler sur le développement d’une relation pérenne avec vos fournisseurs, gage de l’accroissement de votre efficacité opérationnelle.

Il faut donc le construire rigoureusement ☝️ !

Mais comme chaque structure est tenue de s’adapter à ses spécificités (secteur d’activité, contraintes réglementaires, localisation géographique, budget, etc.), quelles sont les étapes d’un processus d’achat ?

Cet article identifie et détaille les 8 principales, pour vous aider à élaborer vos propres procédures.

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Étape 1 : Récoltez les besoins et rédigez un cahier des charges

Pour commencer, vous devez parfaitement appréhender les besoins de l’équipe ou du collaborateur qui souhaite acquérir tels produit ou service. Et ce qu’importe l’objectif final :

• un nouveau logiciel dans le but gagner en performance ;
• des fournitures pour renouveler le stock de l’entreprise ;
• des matières premières destinées à la production, etc.

Généralement effectuée par le service achat, cette opération exige de la rigueur. Il faut à tout prix éviter les incompréhensions qui mèneraient vers l’acquisition d’un bien incompatible avec les nécessités réelles.

Alors, comment vous y prendre ? En rédigeant un cahier des charges, suffisamment détaillé pour formaliser les exigences et prévenir tout quiproquo.

👉 On y retrouve par exemple :

• les caractéristiques et les spécifications techniques du produit ou service attendus ;
• les critères de qualité ;
• les coûts maximums que vous êtes en capacité de supporter ;
• les conditions commerciales, en particulier les délais de livraison et les modalités de paiement ;
• les exigences légales et réglementaires, etc.

En charge ensuite au service achat de valider cette demande et, en cas de rejet, d’en expliquer les raisons aux principaux intéressés.

💡 Notre conseil : construisez ce besoin de concert avec les collaborateurs à l’origine de la demande, par le biais de groupes de travail par exemple (d’autant plus en cas de forts enjeux en matière de coûts et de compétitivité). On comprend alors très vite à quel point une bonne communication constitue la pierre angulaire d’un processus achat efficace !

👉 Exemple de schéma de processus d’achat d’une entreprise :

Étape 2 : Sourcez les fournisseurs

Il vous faut ensuite partir à la pêche aux meilleurs fournisseurs, au regard du besoin précédemment exprimé 🎣.

Vous avez déjà identifié dans votre base de données un partenaire correspondant à votre cahier des charges ? Bonne nouvelle, votre processus achat va s’en trouver bien raccourci.

Dans le cas contraire, procédez à un sourcing fournisseur. Cette étape consiste à identifier puis à dresser la liste de toutes les sociétés qui proposent les marchandises et/ou services attendus.

Pour mener votre investigation, vous disposez d’une multitude de canaux :

• les moteurs de recherche,
• les annuaires professionnels,
• les catalogues de fournisseurs,
• les salons pro,
• les associations professionnelles et autres chambres de commerce,
• les recommandations de vos pairs, etc.

Il existe aussi des entreprises spécialisées dans le sourcing fournisseurs. Elles vous feront gagner un temps précieux.

💡 Notre conseil : maintenez à jour une liste complète des partenaires susceptibles d’intéresser vos services. Vous n’aurez plus qu’à piocher dedans la prochaine fois !

👉 Approfondissez le sujet en lisant notre article dédié au sourcing fournisseurs.

Étape 3 : Réalisez votre appel d’offres

Next step : affiner votre sélection. Autrement dit, entrez en contact avec les fournisseurs, afin d’en apprendre davantage sur leur proposition commerciale.

Il s’agit de l’étape de l’appel d’offres (eh non, elle n’est pas uniquement l’apanage des marchés publics !).

Plus concrètement, on entend par là le fait d’exprimer vos desiderata à vos potentiels fournisseurs et de les inviter à répondre à vos questions. Pour ce faire, vous pouvez leur envoyer un mail, un courrier postal ou encore les joindre directement par téléphone.

💡 Notre conseil : envisagez également la RFI, ou Request for Information. Elle sert à obtenir des détails sur les capacités, produits et services des fournisseurs, voire sur le marché et ses innovations récentes. En revanche, a contrario d’un appel d’offres, elle ne suppose pas de soumission de prix ou d’offre commerciale.

Étape 4 : Analysez et confrontez les différentes propositions

Une fois toutes les réponses obtenues, approfondissez l’analyse des différentes propositions, en croisant plusieurs critères éliminatoires comme :

• la qualité des produits ou services proposés,
• les coûts,
• les délais de livraison,
• les conditions de paiement,
• la fiabilité financière de la société,
• la flexibilité en cas d’imprévus,
• une compétence technique particulière,
• la localisation géographique (pour limiter les risques de rupture),
• le degré d’assistance promis,
• la réputation du fournisseur…

… et bien sûr le feeling, car un bon partenariat repose avant tout sur une relation de confiance !

À la fin de cet exercice, vous aurez réduit le nombre de candidatures aux quelques profils qui correspondent vraiment à ce que vous recherchez.

Étape 5 : Entamez les négociations

Ça y est, suite à vos précédentes observations, vous disposez d’une short-list des fournisseurs parfaits.

Il est temps d’approfondir les échanges avec eux afin de négocier les meilleures conditions de contrat possibles.

Mais attention, préparez au maximum cet entretien : imprégnez-vous de toutes les informations récoltées aux étapes précédentes, de sorte à mieux évaluer votre rapport de force en phase de négociation.

💡 Quelques conseils en ce sens :

• Définissez des objectifs clairs et spécifiques (tarifs, délais, qualité, etc.) et utilisez-les comme point de référence tout au long de la discussion ;
• Faites preuve d’écoute active, par exemple en posant des questions pour clarifier les points importants ;
• Restez flexible et ouvert à la recherche de solutions mutuellement bénéfiques, quitte à procéder à des ajustements ;
• Appuyez vos demandes sur des arguments factuels, tels que les données du marché, des comparaisons de prix, etc. ;
• Négociez en gardant à l’esprit les bénéfices à maintenir une relation durable et équilibrée ;
• Si un accord a été trouvé durant les échanges, formalisez-le de suite par écrit avant de quitter la réunion.

☝️ Si vous menez cet entretien de la bonne manière, alors vous profiterez de modalités plus favorables que celles initialement prévues (au niveau des coûts par exemple).

Étape 6 : Faites valider l’offre en interne

Chic, vous êtes parvenu à obtenir les conditions souhaitées de la part du fournisseur 👏.

Pour autant, ne criez pas victoire trop vite : il faut encore faire valider la proposition par vos décideurs internes !

💡 On vous conseille là aussi de suivre un processus clair et structuré :

1. Préparez une synthèse de la proposition commerciale, en mettant en évidence les points clés (prix, qualité, avantages spécifiques, etc.) ;
2. Prévoyez également une analyse comparative avec d’autres offres potentielles, le cas échéant ;
3. Organisez ensuite une présentation avec les décideurs concernés, en expliquant en détail les atouts et les impacts de cette proposition sur les opérations, les finances et les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Étape 7 : Rédigez et faites signer le contrat fournisseur

Tout le monde s’est mis d’accord ? Alors il est temps de closer tout le processus par la signature d’un contrat entre le fournisseur et votre société.

Si cette étape paraît plus simple comparé aux précédentes, restez tout de même vigilant·e. Par exemple, assurez-vous d’être parfaitement en accord avec l’ensemble des termes spécifiés et n’omettez aucune mention importante.

On pense notamment :

• aux conditions de paiement,
• aux éventuelles pénalités de retard,
• aux délais de livraison,
• aux modalités de retour ou de remboursement,
• aux clauses compensatoires, en cas de manquements,
• aux conditions de résiliation du contrat.

💡 Notre conseil : pensez aussi à limiter ce contrat dans le temps. Ainsi, vous laissez la porte ouverte à de futures négociations au besoin.

Étape 8 : Suivez votre processus achat

On pourrait croire que tout s’achève là. Mais il est important d’effectuer un suivi régulier de votre processus achat.

Ce travail implique d’abord de veiller à ce que votre nouveau fournisseur reste dans les clous par rapport à ce qui a été contractualisé.

Les produits livrés correspondent-ils bien aux normes de qualité préalablement établies ? Avez-vous reçu la marchandise en temps et en heure ? Etc.

👉 Il en va du bon déroulé de vos activités, mais aussi du maintien de vos relations commerciales.

En parallèle, il convient de challenger votre processus d’achat en lui-même, afin de préserver son efficacité. En récoltant des données sur vos performances, vous pouvez identifier des opportunités d’amélioration et prendre des décisions éclairées pour vos approvisionnements futurs.

Comment automatiser votre processus achat ?

Tout ceci c’est bien beau… mais l’objectif de formaliser un processus, c’est bien de gagner du temps non ?

Seulement, beaucoup d’entreprises continuent de procéder de façon artisanale, en travaillant sur des fichiers Excel, en s’échangeant une importante quantité de mails pour les validations, etc.

Pourtant, il existe aujourd’hui des solutions logicielles destinées à rationaliser toute la démarche d’approvisionnement.

👍 L’utilisation de ces outils engendre de nombreux bénéfices :

• un gain de temps et d’efficacité grâce à l’élimination des tâches répétitives et chronophages,
• la réduction du risque d’erreurs liées aux opérations manuelles,
• une visibilité augmentée, en temps réel, sur les étapes de la procédure (suivi du statut des approbations par exemple),
• une communication fluidifiée entre les différentes parties prenantes de l’entreprise, mais aussi avec les fournisseurs eux-mêmes,
• une optimisation des coûts, résultant des économies réalisées sur la charge opérationnelle, sur les délais, mais aussi de l’identification d’opportunités, etc.

Convaincu·e par les avantages d’un tel logiciel  ?

👉 Vous pouvez par exemple vous tourner vers Iterop by Dassault Systèmes, une solution BPM (Business Process Management) servant à optimiser l’ensemble des processus métiers des entreprises. Elle vous permet donc de créer vos propres workflows, personnalisés selon vos besoins. Et tout ça sans avoir besoin de coder (logiciel low-code). Grâce à Iterop, vous modernisez alors votre processus d’achat, de l’expression du besoin jusqu’à l’évaluation des fournisseurs. Tout est centralisé au même endroit, pour optimiser la communication interne et tracer vos opérations.

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Que retenir de cet exemple de processus d’achat ?

Vous venez de découvrir un exemple de processus achat en 8 étapes. Si nécessaire, il est possible d’ajouter des phases, d’en regrouper d’autres, etc.

Dans tous les cas, rien n’est figé. D’où l’intérêt de challenger régulièrement vos procédures, de façon à rester performant.

Et pour gagner encore plus en efficacité, reposez-vous sur la technologie, comme les logiciels BPM. Ils vous aideront à vous conformer à votre processus ainsi qu’à fluidifier toutes les étapes entre elles au moyen de workflows.

Ainsi paré·e, vous ferez de votre service achat un générateur de valeur qui contribue, à l’instar d’un pôle commercial par exemple, au succès de votre entreprise 🚀.