13 conseils clés pour bien choisir et exploiter sa plateforme événementielle

La taille du marché mondial des logiciels de gestion d’événements était estimée à 7 milliards de dollars en 2022, et devrait croître à un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 12,5 % dans les 7 prochaines années (étude Saas Advisor, 2023).

Un constat sans équivoque : les entreprises ont pleinement saisi l’efficience et la pertinence de ces plateformes pour centraliser leurs événements, mutualiser les coûts et augmenter la productivité des équipes. Le défi réside désormais dans l’aptitude à choisir la bonne solution en fonction des besoins stratégiques de l’entreprise, et à en exploiter pleinement les capacités après son adoption.

Voici 13 conseils clés pour orienter votre prise de décision et vous assurer de sélectionner l’outil qui maximisera la performance de vos efforts et optimisera le ROI de vos événements.

Avant la sélection

Conseil n° 1 : Envisagez cet investissement comme une source de profit et non de dépense

En effet, avez-vous déjà fait le lien entre le coût horaire de votre poste ou celui de vos collègues, et le temps passé à traiter des tâches qui pourraient être effectuées en 4x moins de temps via une solution événementielle ? Faites l’exercice, et vous vous rendrez compte que le coût d’un EMS sera très vite rentabilisé par le temps que vous y gagnerez.

Par exemple, chez Eventdrive, lors du premier call avec nos équipes, nous calculons ensemble les économies que vous pourriez réaliser en investissement dans la solution. Vous risqueriez d’être étonné !

Ce temps gagné et ces économies réalisées sont surtout l’occasion pour vous et votre entreprise d’exploiter vos qualités, vos connaissances et votre expérience sur des missions/projets à plus forte valeur ajoutée.

Attention également à la perception de gratuité que l’on peut avoir de certaines solutions de gestion et/ou de diffusion d’événements qui peuvent être à votre disposition (nous parlons bien souvent de Microsoft Teams ou Zoom). Il ne faut pas se méprendre : ces outils sont payants. Ce n’est peut-être pas simplement le budget de votre service qui est imputé, mais celui d’un autre — bien souvent l’IT.

Conseil n° 2 : Prévoyez un collège afin d’identifier tous les besoins métiers

Intégrer un logiciel de gestion d’événements au sein de son entreprise ne doit pas impliquer uniquement les utilisateurs métiers.

Entre ceux qui interviendront dans la bonne implémentation du logiciel (équipe IT), et ceux pouvant tirer profit de la plateforme pour leurs objectifs métiers (équipes Marketing, RH, commerciales,…), les parties prenantes sont diverses. Réunissez-les afin que chacune d’entre elles puisse exprimer ses besoins au regard de l’utilisation d’une nouvelle solution événementielle.

À titre d’exemple :

• L’équipe Marketing souhaitera peut-être continuer à utiliser leur outil de mailing, ou souhaitera récupérer de manière automatique les données collectées des participants ne faisant pas déjà partie de leur base, ou tout simplement compléter et mettre à jour le profil de contacts existants.
  
  
• L’équipe Commerciale souhaitera intégrer des contacts (prospects/clients) à la liste des participants de l’événement directement depuis leur CRM. À l’inverse, elle souhaitera que les informations récoltées remontent directement dans la fiche client/prospect de leur outil pour un meilleur suivi commercial.
  
  
• Le service RH souhaitera intégrer l’annuaire interne de l’entreprise à la plateforme événementielle pour y faire remonter l’ensemble des informations sur les collaborateurs et simplifier la gestion/communication de leurs événements.
  
  
• Enfin, le service IT jouera bien évidemment un rôle central et crucial ici. Une fois les tests de sécurité validés (conseil #7), ce seront eux qui auront la charge et la responsabilité d’assurer la réussite du projet en répondant aux besoins d’intégration de la solution événementielle avec les outils tiers existants. Cela afin d’adresser les besoins définis en amont avec les différents corps de métiers.

Une communication interne transparente et une implication active de toutes les équipes concernées garantissent une adoption réussie de l’EMS et favorisent une utilisation optimale.

💡Une bonne pratique serait par exemple de créer collégialement un cahier des charges de l’utilisation souhaitée de chacun sur la plateforme, pour ensuite guider votre processus de sélection.

Attention également à ne pas uniquement identifier les besoins immédiats, mais aussi les défis de l’entreprise à moyen et long terme.

Conseil n° 3 : Listez vos besoins à moyen et long terme

En anticipant les besoins futurs, vous évitez les dépenses récurrentes et inutiles dans des logiciels qui ne répondent qu’à des besoins à court terme.

Sans cette étape, vous vous exposez au risque de devoir changer d’outil dès l’apparition d’un nouveau défi, impliquant alors :

• Un manque de cohérence et d’harmonisation dans vos événements ;
• Du temps et des efforts perdus dans l’adoption du précédent outil ;
• Des données potentiellement fragmentées entre différents systèmes ;
• Le développement d’une résistance au changement par vos collaborateurs ; etc.

Pour envisager un partenariat sur le long terme, écrivez donc noir sur blanc vos besoins en anticipant autant que possible les défis et objectifs futurs.

Pendant la sélection

Conseil n° 4 : Privilégiez un logiciel encourageant la communication et la coordination fluide des équipes

La gestion d’un événement implique d’avoir une très bonne organisation, mais aussi une parfaite communication. Opter pour un outil favorisant la communication et fluidifiant la collaboration, c’est :

• Créer une dynamique d’équipe ;
• Favoriser l’intelligence collective et la co-construction ;
• Booster la productivité et la rapidité d’exécution des tâches ;
• Minimiser les risques d’oublis, d’erreurs, de doublons et d’incohérences ; etc.

À titre d’exemple, le logiciel de gestion d’événements Eventdrive vous permet de créer des to-do lists, d’attribuer et de prioriser des tâches, d’affecter des rôles/équipes spécifiques, ou encore d’octroyer différents niveaux de permissions.

Le principal avantage d’avoir ces fonctionnalités directement dans votre logiciel de gestion d’événements est que vous évitez d’accumuler les outils additionnels.

Vous verrez que centraliser les données et les informations sur une seule plateforme impactera directement la productivité et la qualité du travail de vos équipes, et, in fine, la qualité d’organisation de vos événements qui sera plus structurée, professionnelle et homogène.

Conseil n° 5 : Évaluez le niveau d’évolutivité et d’extensibilité du logiciel

Évolutivité

La plateforme choisie doit savoir s’adapter aux changements du marché et aux différents besoins métiers exprimés par ses utilisateurs.

Si vous en avez l’occasion, n’hésitez pas à rechercher et interroger les clients ou anciens utilisateurs des solutions que vous envisagez d’utiliser.

Sinon, certaines plateformes communiquent librement sur les développements et améliorations produits effectués durant l’année. Si vous avez accès à ces informations, cela peut être un bon moyen de vous assurer que votre futur partenaire reste scalable et compétitif.

Extensibilité

Aussi, choisissez une solution capable de s’intégrer et d’interagir avec votre écosystème digital interne (CRM, systèmes d’information, etc.), ou qui vous permet de développer vos propres applicatifs ou besoins spécifiques. L’extensibilité peut s’envisager au début de l’exploitation de l’outil ou plus tard.

En permettant à vos données, produits et processus de travailler en synergie, vous réduisez considérablement le temps passé à la gestion et l’analyse des données. Vous minimisez également les risques liés au facteur humain (erreurs de saisie, oublis, doublons, etc.).

Conseil n° 6 : Favorisez une solution modulable pour tout type d’événement

Avec environ 380 000 événements professionnels organisés en France métropolitaine (source : Office de Tourisme de Paris), les événements se succèdent, mais ne se ressemblent pas.

Au sein même de chaque entreprise, le format et la typologie d’événement peuvent varier en fonction de qui l’organise et pourquoi.

• Le Marketing peut se servir d’une solution de gestion d’événements pour organiser des webinaires en vue de générer et qualifier des leads.
• Les Ressources humaines peuvent vouloir l’utiliser pour mettre en place des formations ou des sessions de recrutement hybrides.
• Les Relations Publiques peuvent souhaiter organiser des conférences de presse. Etc.

Choisissez une solution événementielle suffisamment flexible, capable de gérer tous types d’événements, du plus petit au plus grand, en direct ou asynchrones, à distance ou en présentiel.

Conseil n° 7 : Assurez-vous que la plateforme soit sécurisée, conforme et disponible

Que la solution réponde aux besoins métiers est une chose, qu’elle réponde également aux exigences de sécurité de votre entreprise en est une autre. Et vous n’aurez pas le dernier mot face à votre RSSI (Responsable de la Sécurité des Systèmes d’Information).

Gagnez du temps en faisant un premier « audit » et assurez-vous notamment :

• Que les serveurs sont hébergés en France,
• Que les données sont chiffrées,
• Qu’une authentification entreprise unique (SSO) est possible,
• Que les données sensibles sont automatiquement supprimées après un événement (#RGPD),
• Que vous pouvez facilement gérer les droits d’accès à la plateforme pour chaque utilisateur ou groupes d’utilisateurs,
• Que les APIs sont authentifiées,
• Ou encore que des audits sont régulièrement effectués sur la plateforme.

Si la solution coche déjà toutes ces cases, il y a fort à parier que ce partenaire accorde une attention particulière à la sécurité des données de ses clients.

Conseil n° 8 : Vérifiez que l’outil est fluide, intuitif et permet une prise en main rapide

Si la solution que vous adoptez est amenée à être utilisée par différents. es métiers, équipes, filiales, pays, assurez-vous que tous les utilisateurs puissent rapidement devenir autonomes sur la plateforme.

Ainsi, pour faciliter la prise en main de l’outil, assurez-vous que :

• L’expérience utilisateur (UX) est intuitive et optimale,
• Le processus de création pour créer ses premiers événements est fluide,
• L’accompagnement fourni par les équipes support de la solution est présent,
• Une formation de l’outil peut être faite par votre responsable de compte.

Conseil n° 9 : Privilégiez une plateforme en marque blanche

Au-delà des fonctionnalités « classiques » de personnalisation des événements (intégration de votre logo et de vos couleurs sur votre site événementiel, flexibilité dans l’ajout de vos visuels et de vos contenus dans les e-mails, etc.), il existe aussi des fonctionnalités de personnalisation plus avancées. C’est là qu’intervient la marque blanche.

C’est cette dernière qui va permettre d’évaluer le niveau de personnalisation d’une solution. Elle représente un véritable élément de différenciation face aux plateformes concurrentes.

Eventdrive vous permet par exemple d’intégrer vos propres polices, paramétrer vos propres noms de domaine (email et URL de site web) ou encore retirer la mention de la marque (« Powered by Eventdrive »), proposant ainsi une réelle valeur ajoutée en termes de personnalisation avancée.

Vous élevez ainsi l’immersion et l’expérience de vos participants au niveau supérieur.

Conseil n° 10 : Choisissez une solution automatisant les tâches chronophages

L’un des principaux bénéfices d’un logiciel de gestion d’événements doit être de permettre aux Event Managers de gagner un maximum de temps. Ainsi, l’automatisation des processus doit être au cœur de la solution, que ce soit lorsqu’il faudra configurer son compte, créer ses événements ou communiquer auprès de ses participants.

Configurer des flux de travail automatisés pour envoyer des e-mails à des moments clés, traiter efficacement les inscriptions et les participants ou encore générer automatiquement des badges d’accès pour l’événement sont des exemples de fonctionnalités allant dans ce sens.

6 principaux bénéfices :

• Réduire les risques d’erreurs humaines,
• Optimiser les ressources (humaines, matérielles et financières),
• Faciliter les communications (rappels automatiques),
• Améliorer l’expérience participant (processus d’inscription fluide, meilleur ciblage des communications, etc.),
• Simplifier la collecte, le suivi et l’analyse des données,
• Et last but not least, vous faire gagner du temps pour vous concentrer sur des aspects plus stratégiques, tels que l’atteinte de vos objectifs événementiels ou l’analyse de vos différents KPIs.

Conseil n° 11 : Priorisez une solution avec des fonctionnalités de reporting

En parlant de KPIs, l’un des aspects les plus précieux d’un logiciel de gestion d’événements est sa capacité à fournir des données exploitables grâce à des fonctionnalités de reporting avancées.

Optez donc pour une solution qui vous permet de suivre et d’analyser diverses données, telles que le taux d’ouverture et taux de clics de vos emails, le taux d’inscription et de participation (ou no-show), le temps de connexion au Live si l’événement est en ligne, le profil des visiteurs de votre site événementiel, la provenance de vos participants (grâce aux URL de tracking), les réponses obtenues lors des services interactifs, la liste des participants les plus engagés, etc.

Ces informations vous aident au quotidien dans la gestion et le suivi jour après jour de votre événement et vous offrent des perspectives essentielles pour évaluer le succès de votre événement. Vous pouvez désormais prendre des décisions éclairées pour les futurs projets. En priorisant une solution avec des fonctionnalités de reporting robustes, vous êtes mieux armé(e) pour affiner vos stratégies au fil du temps et maximiser l’impact de vos événements.

Après la sélection

Conseil n° 12 : Prévoyez des ressources et sessions de formation pour accompagner les utilisateurs

Une fois l’EMS en place, de nouveaux défis peuvent survenir.

Sous-estimer les temps de formation pour accompagner les différents acteurs dans l’adoption et l’utilisation de l’outil peut compromettre le bon déploiement au sein de l’entreprise. Un Change Management efficace est nécessaire pour assurer une transition en douceur, notamment avec les utilisateurs les plus réticents ou moins à l’aise avec les outils digitaux.

Assurez-vous donc de prévoir un temps d’onboarding suffisant pour former les utilisateurs de la solution et faciliter son adoption.

Conseil n° 13 : Utilisez l’EMS comme levier de performance pour orienter les décisions stratégiques

Certains professionnels de l’événementiel sous-estiment le potentiel des logiciels de gestion d’événements en tant qu’outil d’aide à la prise de décisions stratégiques pour divers départements comme le marketing, les ventes, les ressources humaines, et bien d’autres.

En considérant l’événementiel comme un canal d’acquisition de prospects et de conversion client, ces équipes peuvent rapidement percevoir l’utilité d’utiliser l’EMS pour leurs activités et leur stratégie. En exploitant l’outil pour la génération de leads et l’engagement des participants, le marketing peut optimiser ses campagnes et renforcer sa présence auprès de son public cible. L’équipe commerciale peut, quant à elle, intégrer l’EMS à son CRM, et bénéficier de données précieuses pour une meilleure connaissance de ses prospects et clients.

En bref, l’utilisation que vous faites de votre plateforme événementielle ne doit pas s’arrêter à la gestion de vos équipes événementielles, à l’envoi de campagnes de communication ou à la diffusion de vos événements. Utilisez aussi votre solution pour obtenir des insights puissants, orienter les prises de décisions et maximiser le ROI de vos actions événementielles.

Au-delà d’être un outil de gestion d’événements, un EMS doit être un puissant outil de communication d’entreprise et de performance globale.

En explorant ces 13 conseils clés, vous vous êtes armé d’une feuille de route précieuse pour tirer parti de chaque fonctionnalité et capacité qu’offre un logiciel de gestion d’événements. Que vous soyez sur le point d’adopter une nouvelle solution ou que vous cherchiez à améliorer votre utilisation actuelle, il est essentiel de reconnaître que les logiciels de gestion d’événements vont au-delà de la simple organisation d’événements.

Élevez vos événements à un niveau supérieur, et transformez chaque interaction en une opportunité de croissance.

Le potentiel est là, à vous maintenant d’exploiter pleinement chaque facette de votre solution événementielle pour des succès durables et une influence accrue dans le paysage événementiel dynamique d’aujourd’hui.