Assurez la bonne santé de votre trésorerie grâce au calcul du DSO

Vous attendez chaque mois avec impatience le règlement de vos clients pour vous acquitter (enfin !) de vos différentes charges ? En effet, il subsiste toujours un délai, plus ou moins long, entre le moment où vous émettez la facture de vente et celui où l’argent tombe sur votre compte en banque.

C’est ce qu’on appelle le DSO.

Maîtriser cet indicateur, c’est assurer une meilleure gestion de la trésorerie de votre entreprise. D’où l’intérêt de procéder régulièrement au calcul du DSO.

À quoi correspond-il précisément ? Comment calculer le délai moyen de paiement des clients ? Et surtout quelles actions mettre en place pour le réduire ?

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Qu’est-ce que le DSO en comptabilité ?

Le DSO, pour Days Sales Outstanding, correspond au nombre moyen de jours s’écoulant entre :

• l’émission de la facture,
• la réception du paiement.

En français, on rencontre aussi cette notion sous les terminologies :

• NFC, ou Nombre de Jours de Crédits clients,
• DMP, ou Délai Moyen de Paiement client.

Le DSO concerne à la fois :

• les encours courants, lorsque les factures ne sont pas échues. Pour rappel, selon la loi Hamon du 13 juin 2014, le délai maximum de règlement doit être au choix :
  • de 60 jours calendaires ;
  • de 45 jours à partir de la fin du mois ;
  • de 45 jours à partir de l’émission de la facture ;
• les encours exigibles, c’est-à-dire quand des retards de paiement surviennent.

💡Le DSO est intimement lié au BFR (Besoin en Fonds de Roulement), et fait partie des indicateurs financiers à suivre absolument.

À quoi cet indicateur sert-il ?

Le DSO sert à jauger la bonne santé financière de votre entreprise. En contrôlant votre délai de paiement moyen, vous gérez mieux votre trésorerie, tout simplement.

Vous appréhendez également davantage votre besoin en fonds de roulement, c’est-à-dire que vous savez si vos charges seront financées à temps, avant de tomber dans le négatif.

Le calcul du DSO offre par ailleurs d’autres avantages :

• il révèle la fiabilité de votre processus de facturation au global, en particulier au niveau de vos procédures de relance client et de recouvrement des impayés ;
• il sert la stratégie de l’entreprise, notamment l’évaluation du risque encouru avec tel ou tel client. En effet, il existe une méthode pour calculer le DSO par compte, afin de prendre les mesures nécessaires si les voyants sont au rouge (demander systématiquement un acompte par exemple).

☝️Cet indicateur varie fortement selon les domaines d’activité. À titre d’illustration, la construction connaît un DSO plus élevé que l’agroalimentaire. Prenez donc en compte les normes de votre secteur lors de vos analyses.

Comment calculer le DSO ? Les 2 méthodes principales passées à la loupe

Le calcul du DSO par la méthode comptable

Voici la première formule à connaître, celle de la méthode comptable.

Pour commencer, rassemblez les données présentes dans votre bilan et dans votre compte de résultat.

Puis procédez au calcul suivant 👉

NB : la formule ci-dessus est valable pour 90 jours. Mais vous avez la possibilité d’étudier votre DSO sur la période qui vous convient (calcul du DSO par mois par exemple), en tenant compte des créances et du CA correspondant.

💡 Exemple du calcul du DSO :

Sur les 90 derniers jours, l’entreprise de Monsieur Dupont a généré 70 000 € de chiffre d’affaires. Les encours clients, eux, atteignent 30 000 €.

Son DSO est donc de 38 jours 👉

Avantages et inconvénients de la méthode

✅ Avantages

• Les professionnels apprécient cette formule pour sa simplicité.
  
  
• Elle autorise plus facilement la comparaison avec d’autres entreprises.
  
  
• Elle permet de distinguer :
  • les encours courants et votre DSO contractuel qu’il est possible de renégocier ;
  • les encours exigibles, synonymes de retards de paiement.

❌ Inconvénients

La méthode comptable ne tient pas compte des évolutions de chiffre d’affaires sur l’année, notamment si l’activité est soumise à une forte saisonnalité.

Heureusement, il existe une autre technique, celle de l’apurement de l’encours.

Le calcul du DSO par apurement

Cette méthode est aussi connue sous d’autres noms :

• roll-back,
• countback,
• épuisement du chiffre d’affaires.

Elle consiste à :

• déduire, chaque mois, le chiffre d’affaires TTC du montant de l’encours client ;
• d’additionner en parallèle le nombre de jours des mois correspondant ;
• jusqu’à épuisement de l’encours.

💡 Exemple du calcul du DSO :

Reprenons l’exemple de Monsieur Dupont, qui souhaite réaliser son calcul au 1er juin.

Pour le mois de mai, son encours est de 50 000 € et son CA TTC de 20 000 €.

Voici sa démarche pas à pas :

• Pour le mois de mai : il soustrait le CA TTC du mois de mai (de 20 000 €) à l’encours client du mois de mai (de 50 000 €). Il reporte le résultat obtenu, 30 000 €, dans la case de l’encours client d’avril. Il renseigne le nombre de jours compris dans le mois dans la colonne DSO.
  
  
• Pour le mois d’avril : il soustrait le CA TTC du mois de mai (de 25 000 €) à l’encours restant de 30 000 €. Il reporte le résultat obtenu, 5 000 €, dans la case de l’encours client de mars. Il renseigne le nombre de jours compris dans le mois dans la colonne DSO.
  
  
• Pour le mois de mars : il ne reste que 5 000 € d’encours client, soit un montant inférieur au CA du mois. Il effectue alors le calcul suivant :
  👉 5 000/30 000 X 31 (le nombre de jours dans le mois de mars) = 5
  Puis il renseigne ce résultat dans la colonne DSO.
  Il additionne enfin le nombre de jours total :
  👉 31 + 30 + 5 = 66

Au 1er juin, le DSO de Monsieur Dupont est donc de 66 jours.

Avantages et inconvénients de la méthode

✅ Avantages

• Cette méthode prend en compte les variations de chiffre d’affaires.
  
  
• Il est possible de déterminer le DSO pour des groupes de clients, ou pour un seul compte par exemple.
  
  
• Vous bénéficiez de données remontées quotidiennement, et pouvez calculer vos délais en temps réel.

❌ Inconvénients

Avec ce procédé, difficile de comparer les entreprises entre elles.

De plus, si vous procédez manuellement, l’obtention d’une information actualisée nécessite un travail de calcul quotidien fastidieux.

Comment analyser le DSO ?

Votre DSO est faible ? Bravo 👏, vous bénéficiez de délais de paiement courts, qui contribuent à diminuer votre besoin en fonds de roulement.

Votre DSO est élevé ? Deux interprétations sont possibles :

• Vous avez défini des délais de règlement contractuels trop longs. Sans doute devriez-vous entamer des négociations avec vos clients ?
  
  
• Vous subissez carrément des retards de paiement, constat qui implique souvent de revoir votre processus de recouvrement.

Dans tous les cas, un DSO conséquent impacte négativement votre trésorerie. D’où l’urgence de le réduire !

Comment faire pour réduire le DSO ?

Diminuer les délais de paiement contractuels

Si les clients ne sont pas de mauvais payeurs, ils attendent fréquemment le dernier moment pour s’acquitter de leurs factures.

Par conséquent, encouragez-les à payer plus vite, en leur proposant en échange des avantages tels que des réductions sur le montant total.

💡 Pour disposer à coup sûr d’une trésorerie suffisante, certaines entreprises généralisent la pratique de l’acompte à verser dès la commande.

Instaurer un processus de recouvrement

Autre piste : mettre en place un solide processus de recouvrement, impliquant notamment des relances préventives :

• pour les clients qui tardent souvent à payer ;
• ou lorsque les sommes en jeu sont conséquentes.

Et dès que les retards sont constatés, ne traînez pas ! Suivez une procédure systématique et parfaitement cadrée.

👉 En voici un exemple dans notre article dédié aux factures impayées.

Enfin, pour vous faciliter la tâche, sachez qu’il est possible d’externaliser votre processus de recouvrement dans des agences spécialisées.

💡 Des entreprises autorisent parfois à certains comptes, à titre dérogatoire, un rallongement des délais de règlement. Mais dans ce cas, l’équilibre du BFR exige une contrepartie, comme l’achat d’un plus gros volume de marchandise.

Recourir au financement des factures

Citons deux dispositifs :

• l’affacturage, consistant à obtenir par anticipation le financement des factures avant leur arrivée à échéance. Ce service est fourni par des sociétés de crédit appelées affactureurs ;
• l’assurance crédit, ou assurance recouvrement. Ici, l’organisme prend en charge une partie de la créance non payée, selon les termes du contrat.

Faire preuve de rigueur pour sa facturation

Avant d’exiger de la rigueur de la part de vos clients, montrez vous-même l’exemple quant à votre processus de facturation. Par exemple, vous êtes tenu d’envoyer en temps et en heure la facture si vous souhaitez être payé rapidement. Pensez également à mentionner clairement les délais escomptés dans le document.

En parallèle, assurez un suivi rigoureux de vos états de paiement ainsi que de votre DSO :

• Quelles sont les sommes dues à un instant T ?
• Quels clients relancer en priorité ?
• Le DSO évolue-t-il dans le temps et faut-il réajuster votre stratégie ? Etc.

Utiliser des logiciels spécialisés

Le suivi rigoureux de vos encours implique souvent le recours à la technologie, d’autant plus si votre entreprise compte un nombre important de clients.

Grâce aux logiciels spécialisés, vous obtenez en quelques clics toutes les données relatives à votre DSO, afin de prendre à temps les bonnes décisions. Ces outils automatisent également de nombreuses tâches liées à la facturation. En somme, vous devenez plus agile et réactif dans la préservation de votre trésorerie.

🛠️ Citons par exemple Quadient Comptes Clients, solution SaaS de gestion complète du poste client. Avec elle, finies les approximations : vous obtenez votre DSO en temps réel. Pour mieux réagir, le logiciel vous permet aussi d’anticiper les paiements à venir ainsi que les comportements des mauvais payeurs. Et en cas de problème, Quadient Comptes Clients automatise complètement votre processus de recouvrement.

Assainir sa trésorerie

Là, il n’est pas question d’optimisation du DSO en soi, mais on juge important de connaître les bonnes pratiques à déployer en parallèle pour limiter son besoin en fonds de roulement.

Plus concrètement, assainir votre trésorerie passe aussi par une meilleure gestion :

• de votre cycle fournisseur, ou procure to pay,
• de votre stock.

L’objectif ? Toujours disposer du cash suffisant le temps de récupérer les paiements dus.

C’est d’ailleurs pourquoi d’autres indicateurs, intimement liés au DSO, peuvent être observés :

• le DPO (Days Payable Outstanding), correspondant au délai de paiement moyen de vos factures fournisseurs ;
• le DIO (Days Inventory Outstanding), se rapportant au délai moyen de rotation des stocks.

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Calcul du DSO : on résume !

Ça y est, le DSO n’a plus aucun secret pour vous.

Si son calcul ne paraît pas très compliqué, une parfaite gestion de votre trésorerie implique une surveillance régulière de cet indicateur. D’où l’intérêt d’utiliser des logiciels spécialisés, connectés à l’ensemble de vos sources de données, en vue d’accéder à de l’information fiable en temps réel.

Toutefois, calculer son DSO pour calculer son DSO ne sert à rien ! Derrière, il convient de mettre en place des actions concrètes, surtout s’il se révèle trop élevé. Mais le jeu en vaut la chandelle, puisqu’une trésorerie saine promet un avenir radieux à votre entreprise ☀️.