Les 4 étapes à suivre pour organiser et réussir une réunion de chantier

La réunion de chantier fait partie des étapes essentielles pour mener à bien des travaux de construction ou de rénovation.

Pour qu’elle soit utile et fructueuse, elle doit mobiliser tous les intervenants (professionnels, client, maître d’œuvre…) et se dérouler selon un processus précis.

Découvrons à quoi sert réellement la réunion de chantier, comment la piloter (prioriser les informations, mener les échanges…) et quelles étapes respecter (convocation, compte rendu…).

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Qu’est-ce qu’une réunion de chantier ?

La réunion de chantier est un rendez-vous organisé sur le lieu des travaux de façon régulière.

Elle a pour objectif de rassembler tous les acteurs concernés par le chantier de construction ou de rénovation, soit :

• le maître d’ouvrage (le client),
• le maître d’œuvre ou le conducteur des travaux (architecte, bureau d’études, artisan…),
• les différents intervenants (plombier, peintre, électricien…) choisis pour les prestations.

Quel est le but d’une réunion de chantier ? Les 5 avantages clés

Organiser des visites de chantier fréquentes remplit plusieurs objectifs et présente plusieurs avantages.

# 1 Coordonner tous les professionnels

La réunion de chantier permet à tous les corps de métier de se coordonner et d’agir dans le même sens (le bon déroulement des travaux).

👉 Par exemple, si l’électricien n’a pas fini de passer tous les câbles, l’intervention du plaquiste peut être retardée de quelques jours. Si les travaux de plomberie se terminent, le carreleur peut prendre la suite comme prévu dans le planning.

# 2 Valider les choix des devis

Les réunions de chantier servent aussi à se rendre compte de l’effet de tel matériau ou de telle configuration.

👉 Par exemple, le choix d’une couleur de peinture se fait très souvent à partir d’un nuancier. Il peut arriver que la teinte, une fois la peinture appliquée, ne corresponde pas vraiment à ce qui était attendu.

Et cela est valable pour de nombreuses prestations, de l’implantation d’une cuisine à la réfection d’un sol, en passant par la pose d’une faïence ou d’ouvertures.

Les visites permettent soit de valider les options d’un devis, soit de rectifier les choix avant que le chantier ne soit fini et livré. Ce qui assure un gain d’argent et de temps pour les professionnels comme pour le client.

# 3 Faire face aux imprévus

Les entrevues régulières sur le lieu des travaux permettent d’identifier des complications, des défauts ou des erreurs, et de trouver une solution.

Les imprévus sont assez fréquents lors des projets de rénovation notamment. Il arrive de mettre à jour certains problèmes :

• surface en amiante lors de la dépose d’un revêtement de sol,
• canalisations défectueuses lors de la réfection d’une salle de bain,
• poutres infestées lors de la pose d’isolation sous-toiture…

Il est possible aussi que des cotes du plan aient été mal relevées, qu’une nouvelle cloison ne s’avère pas totalement d’aplomb ou que des prises électriques ne se situent pas au bon endroit.

Un suivi de chantier régulier permet de faire face à tous ces imprévus.

#4 Suivre l’avancée des travaux

Les rencontres entre intervenants sont donc essentielles au bon déroulement et à la réussite des travaux.

Elles permettent également au maître d’œuvre ou au conducteur des travaux de vérifier que les professionnels exécutent les décisions validées en amont et qu’ils utilisent bien les matériaux et les équipements précisés dans leur devis.

Se rendre sur le chantier est aussi indispensable pour savoir si les règles de sécurité sont respectées et pour valider les factures de situation (ou intermédiaires).

# 5 Respecter les délais et le budget

Enfin, les réunions de chantier servent à tenir le planning et à éventuellement anticiper les retards.

Elles permettent aussi, en cas d’imprévus ou d’erreurs, d’estimer les travaux supplémentaires indispensables à la poursuite du chantier et de déterminer les surcoûts.

Les 4 étapes pour réaliser ses réunions de chantier

Pour piloter des réunions de chantier avec efficacité, il convient de procéder avec méthode.

Voici les étapes essentielles à respecter.

Étape 1 : définir les rôles de chacun

Un chantier de construction ou de rénovation réunit de nombreux professionnels (couvreur, maçon, électricien…).

Il est primordial, lors de la réunion de démarrage de chantier, de préciser les rôles de chaque acteur, leur date d’intervention et les délais prévus.

Cette première entrevue permet aussi de répondre aux interrogations spécifiques de chaque entreprise ou artisan avant le lancement des travaux. Ce qui permet d’optimiser la mise en route du chantier le jour J.

Étape 2 : planifier la réunion

En tant qu’organisateur, vous devez vous assurer de plusieurs éléments :

• Vous devez vérifier que tous les intervenants concernés ont bien été convoqués à la réunion. Par exemple, il n’est pas nécessaire que le peintre, qui intervient généralement lors des dernières semaines de chantier, soit présent aux premières réunions de chantier qui ne le concernent pas vraiment (sauf imprévu ou nécessité).
  
  
• Vous devez aussi faire en sorte que la réunion soit efficace et productive. C’est à vous de mener les échanges et d’accélérer le déroulé pour éviter que la visite ne s’éternise et fasse perdre du temps à tous les acteurs présents.

Nous vous recommandons également :

• de fixer un créneau horaire (le mardi matin à 10 h par exemple) et de le garder pour toutes les réunions : c’est un repère pour les intervenants ;
• de lister les points qui seront abordés lors de la réunion : cela permet d’orienter les échanges et de ne pas se perdre dans les discussions. Partez des urgences et des priorités ;
• de traiter les questions spécifiques qui concernent un ou deux professionnels en dehors de la réunion hebdomadaire ou mensuelle. Cela permet de garder l’attention de tous.

Étape 3 : actualiser l’avancée des travaux

Il vous faut connaître précisément l’avancée des travaux pour pouvoir traiter et échanger sereinement avec les professionnels du chantier.

Vous pouvez ainsi :

• mieux coordonner les interventions ;
• anticiper les retards (soucis de livraison de matériaux, indisponibilité de tel professionnel, aléa météorologique impactant les travaux…) ;
• répondre aux questions des différentes entreprises.

💡Bon à savoir : des logiciels spécifiques à destination des professionnels du bâtiment peuvent vous aider dans vos différentes tâches. Par exemple, Kizeo Forms digitalise vos processus et simplifie le suivi de chantier ainsi que la création des documents divers. Durant la réunion de chantier, le maître d’œuvre collecte et centralise toutes les données depuis son application mobile (compte-rendu, photos, relevé des discussions…), pour en faciliter le partage et le traitement. Et grâce aux salles de pilotage numérisées, l’ensemble des parties ont accès H24 aux informations, actualisées en temps réel.

Étape 4 : transmettre un compte rendu

Ce rapport de chantier reprend les principales informations et les échanges de la réunion. Il aborde aussi les prestations à venir et revient sur le planning.

Le PV de chantier permet aux professionnels présents ou absents lors de la réunion de se référer à un document précis et actualisé. Il permet d’informer et de rassurer le client.

Le compte rendu doit contenir certaines informations incontournables, comme :

• la date de réunion,
• les noms des personnes convoquées, présentes, absentes et excusées,
• l’ordre du jour,
• les éventuelles réserves,
• la date de la prochaine réunion.

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Réunion de chantier : on résume !

Essentielle à la réussite des travaux de construction ou de rénovation, la réunion de chantier permet d’organiser les interventions des professionnels et de vérifier l’avancement et la conformité des travaux.

Elle doit être organisée régulièrement selon un processus bien défini (convocation, liste des points abordés, actualisation du planning, envoi d’un compte rendu…) pour éviter les incompréhensions ou les erreurs et pour maintenir la coordination entre les entreprises.