Bienvenu⸱e dans la data room, ou la chambre des données

Aujourd’hui les entreprises le savent : la data qu’elles hébergent en ligne est de plus en plus exposée aux risques de cyberattaques. En parallèle, elles sont souvent amenées à communiquer des informations sensibles avec des externes, notamment lors de grosses transactions.

Cela signifie-t-il qu’à l’heure de la transformation digitale de la société, se préserver des menaces implique de se déplacer directement auprès de son interlocuteur pour partager des documents confidentiels avec lui ?

La data room, ou dataroom, est là pour pallier ce problème.

Mais de quoi parle-t-on exactement ? Dans quel contexte utiliser ces logiciels ? Comment choisir la solution adaptée à vos besoins ?

Pénétrons ensemble dans cette « chambre des secrets données » et voyons ce qu’il s’y cache… 🤫

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Data room : définition

La data room, traduction de « chambre des données », se définit comme un outil cloud destiné au stockage et à l’échange d’informations confidentielles entre deux parties prenantes souhaitant collaborer en toute sécurité.

Cette sécurité est assurée :

• grâce à des technologies de type chiffrement des données ;
• au moyen de fonctionnalités de traçage, de contrôle et de limitation des accès. L’objectif ? S’assurer que seules les personnes autorisées ont la possibilité de consulter tel fichier, et au bon moment.

Vous l’aurez compris, une data room virtuelle n’est pas un simple espace d’échange en ligne et elle diffère grandement d’autres dispositifs de type Dropbox ou Drive. En effet, ces derniers ne possèdent pas le même niveau de protection des informations, et surtout n’incluent pas une gestion si fine des droits des utilisateurs.

Pourquoi utiliser une data room ? Les 3 avantages principaux

#1 Une sécurité accrue

Le premier avantage d’une virtual data room réside, bien entendu, dans le niveau de sécurité offert.

En effet, les fournisseurs assurent, en règle générale :

• le cryptage des fichiers, à l’aide notamment d’une clé de chiffrement 256 bits,
• un hébergement certifié (certification ISO 27001),
• l’utilisation de serveurs hébergés dans le même pays afin de répondre aux exigences réglementaires locales.

Certains logiciels proposent même de protéger les documents par l’ajout de filigranes spéciaux !

#2 Une gestion fine des accès

Cette sécurité est aussi garantie grâce à la traçabilité et au contrôle des droits des utilisateurs, permettant par exemple de :

• limiter l’accès aux documents dans le temps ou à des adresses IP données ;
• bloquer certaines fonctionnalités pour tel ou tel utilisateur. Ainsi, certains pourront simplement consulter un fichier sans possibilité de le télécharger.

Par ailleurs, ces accès nécessitent généralement une double authentification, ou authentification forte, à l’aide d’un code SMS ou encore d’une clé physique.

#3 Des processus accélérés et fluidifiés

Grâce aux datarooms virtuelles, l’information est mise à disposition en quelques clics auprès des parties prenantes impliquées. Ces dernières peuvent alors la consulter 24 h/24 7j/7. Par ailleurs, il est usuellement autorisé d’inviter un nombre illimité d’utilisateurs.

Résultat : une accélération des processus, des négociations, des acquisitions, etc.

Bien plus pratique et rapide que si vous deviez rencontrer vos interlocuteurs physiquement un à un !

Quels documents partager dans une data room ? Les cas d’usage

Data room et M&A

Dans l’absolu, toute entreprise peut avoir besoin, à un moment ou à un autre, d’utiliser une dataroom.

Mais en règle générale, les sociétés y recourent dans des cas bien précis, lorsqu’il s’agit de faire face à de gros enjeux commerciaux, dans le cadre d’audits d’acquisition par exemple. C’est pourquoi la notion de data room virtuelle est souvent associée aux transactions Mergers and Acquisitions (M&A), ou transactions de fusion et acquisition en français.

En effet, ces opérations impliquent la mise en place de processus de due diligence : pour éviter les mauvaises surprises avant d’investir dans une entreprise, l’acheteur potentiel étudie ses forces et ses faiblesses par l’observation d’un nombre important de données (comptables, fiscales, stratégiques, environnementales, etc.). Données qui, évidemment, revêtent un caractère particulièrement sensible.

☝️ De surcroît, cette démarche nécessite aussi :

• de la fluidité dans les échanges afin d’accélérer les transactions ;
• une collaboration et une communication accrues pour mieux appréhender les informations fournies.

Les autres cas d’usage

Bien sûr, au regard de la valeur grandissante de la donnée, l’utilité d’un service de data room s’étend à d’autres domaines et projets. Partout où il est question de documents confidentiels ainsi que de propriété intellectuelle, nos salles de données tombent à point nommé.

Citons par exemple :

• les autres types de transactions financières importantes,
• les introductions en bourse,
• les processus immobiliers,
• les levées de fonds,
• les appels d’offres,
• les dépôts de brevet, etc.

On rencontre donc un intérêt croissant pour les datarooms dans certains secteurs et professions, comme :

• la finance et l’investissement,
• les banques d’affaires,
• l’immobilier,
• la santé,
• la recherche scientifique,
• les cabinets d’avocats,
• les notaires.

Les éléments attendus d’une bonne data room

Chaque fournisseur de data room virtuelle propose un panel de fonctionnalités variable.

Néanmoins, certaines restent incontournables :

• le dépôt et le stockage de documents,
• leur consultation et leur téléchargement,
• la collaboration autour de ces fichiers,
• la recherche avancée des documents,
• un système d’alerte (ajout de fichier, modification, etc.),
• la gestion des accès,
• l’authentification à deux facteurs,
• la traçabilité des opérations,
• une version mobile.

À cela s’ajoutent parfois d’autres fonctions pour renforcer la protection des informations et la communication :

• des outils Q&A pour les questions-réponses (FAQ, discussions en live, etc.),
• la traduction des données en temps réel (pratique pour des transactions entre acteurs de pays différents),
• la sécurité des documents (filigranes, biffure, mode d’affichage restreint, etc.).

☝️ Évidemment, la question du prix de la data room entrera aussi dans l’équation lorsque viendra le moment de choisir votre prestataire.

À l’image de la couverture fonctionnelle, les tarifs dépendent des fournisseurs. Néanmoins, nombre d’entre eux proposent désormais un système d’abonnement mensuel, avec résiliation souple, afin d’obtenir plus de flexibilité (d’autant plus si vous avez besoin du logiciel uniquement dans le cadre d’un projet précis).

Quelle data room choisir ? Exemples de logiciels

Une bonne data room compile un haut niveau de sécurité et toutes les fonctionnalités de base attendues,

Fort de ces précisions, quel service choisir ?

Il existe plusieurs outils valables sur le marché. Arrêtez donc votre choix selon l’usage que vous souhaitez en faire.

Citons par exemple :

• LockTransfer, logiciel de partage de fichiers et d’espaces d’échanges sécurisés 100 % français et certifié par l’ANSSI. Dès le début de votre projet, l’outil permet d’importer rapidement une arborescence de fichiers. Ils sont chiffrés en AES256 et une gestion fine des droits d’accès est applicable afin de garder le contrôle sur le « qui a accès à quoi ». Chaque action est tracée et des notifications de dépôts/téléchargements sont paramétrables en un clic.
  
  
• Shareable, plateforme destinée à connecter les entreprises avec leurs investisseurs. Elle intègre une data room 100 % sécurisée destinée à centraliser et partager toutes les informations juridiques et sensibles. Grâce à la gestion des rôles et des accès, gardez la main sur les droits associés à chaque dossier et utilisateur. Et pour gagner en fluidité dans vos opérations, Shareable intègre la recherche rapide et la synchronisation automatique des données.

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Que retenir de la data room virtuelle ?

Face au risque cyber croissant, il existe heureusement des dispositifs tels que les data rooms pour le partage d’information sécurisé avec des individus externes à votre entreprise.

Une aubaine pour certains secteurs d’activité, tels que la finance, l’immobilier ou encore la recherche scientifique.

Il ne vous reste plus alors qu’à trouver le meilleur logiciel, conformément à vos besoins. Et à dire « adieu » au stress généré par l’idée de savoir vos données sensibles à disposition d’individus mal-intentionnés.