8 conseils pour faciliter l'organisation du travail hybride

Améliorer le bien-être et la qualité de vie de vos collaborateurs, tout en augmentant leur productivité et en réalisant des économies : voici ce que vous pouvez gagner en mettant en place le travail hybride au sein de votre entreprise !

Toutefois, vous devez garder en tête que son déploiement n’est pas sans risques. Du collaborateur isolé aux bureaux désertés, du déni d’un référentiel commun au présentéisme à distance, sa mise en place doit être mûrement réfléchie et concertée.

Par conséquent, et pour garantir le succès de sa mise en place, découvrez dans cet article 8 conseils à mettre en application.

Le travail hybride, qu’est-ce que c’est ?

Le terme « travail hybride » fait référence à une organisation du travail qui concilie les périodes de travail en présentiel et les périodes de travail à distance. Ces dernières peuvent se dérouler à domicile (télétravail) ou peuvent avoir lieu dans un environnement propice aux activités professionnelles (un espace de coworking).

Cependant, cette forme de travail n’a connu ses lettres de noblesses qu’à l’arrivée du Covid-19. Effectivement, avant la pandémie, et selon l’enquête Sumer, ce n’était que 7 % des salariés qui pratiquaient le télétravail de manière régulière ou occasionnelle.

Durant la crise sanitaire, cette pratique s’est imposée et les employeurs ont dû passer outre les idées reçues. Le résultat ?

• une hausse significative de la productivité et de l’efficacité des salariés,
• une amélioration du bien-être et de la QVT,
• un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et personnelle des collaborateurs,
• une diminution de la fatigue physique, ainsi qu’une santé mentale bonifiée.

Ces bénéfices ont pu être constatés dans de nombreuses entreprises ! Et aujourd’hui, c’est :

• 54 % des salariés qui pratiquent le télétravail et/ou travail hybride depuis la fin du Covid-19 ;
• 84 % des dirigeants qui sont prêts à le déployer dans les mois à venir ;
• 31 % des salariés qui sont prêts à changer d’employeurs en cas de retour à 100 % en présentiel.

Ces chiffres, issus de diverses études menées en 2022, témoignent du fait que le travail hybride s’impose à présent comme une nouvelle norme, et non comme une simple tendance passagère. En parallèle, on constate qu’il devient un véritable levier de fidélisation et d’attractivité. Par conséquent, il est crucial, en tant qu’employeur moderne, de considérer les nouveaux besoins des salariés en misant sur le travail hybride.

8 conseils pour garantir le succès du travail hybride

Si le travail hybride présente des avantages non négligeables et peut séduire de nombreux dirigeants et collaborateurs, il peut également présenter un visage plus sombre (manque de contact humain, baisse de motivation, souci d’ergonomie, etc.). Cela est d’autant plus vrai si sa mise en œuvre n’a pas fait l’objet d’une stratégie réfléchie.

Ainsi, pour échapper à ces risques et bien implémenter le travail hybride au sein de votre entreprise, voici 8 conseils à prendre en considération !

Conseil n° 1 : anticipez sa mise en œuvre en répondant à ces 5 grandes questions

La mise en place du travail hybride soulève cinq questions auxquelles il faut parvenir à répondre pour connaître vos objectifs, la trajectoire à emprunter et comment garantir la pérennité de cette nouvelle organisation du travail. À savoir :

• Quels sont les objectifs de cette transition ? Ces objectifs peuvent être divers. Cela peut être, par exemple, pour améliorer les pratiques existantes en offrant davantage de flexibilité aux collaborateurs – apporter une plus grande satisfaction et fidéliser ces derniers – attirer de nouveaux talents, etc.

• Quelles sont les modalités de travail hybride qui conviennent à l’histoire de votre entreprise, votre ADN et vos valeurs ? Pensez que votre politique de travail hybride doit s’arrimer aux politiques existantes et être en harmonie avec la culture organisationnelle de votre entreprise.

• Faut-il réorganiser les locaux de votre entreprise afin de les adapter au travail hybride ? Vous pouvez décider de repenser l’aménagement de vos bureaux, réduire leur superficie, partager vos locaux avec d’autres entreprises ou louer des espaces de travail partagés.

• Quelles sont les principales actions que vous pouvez implémenter, en tant que dirigeant, pour créer une bonne culture du télétravail ? Demandez-vous comment vous allez vous y prendre pour éviter que vos collaborateurs se sentent isolés et improductifs lorsqu’ils sont en télétravail. Proposez diverses actions pour que ce changement soit durable et bénéfique pour chacun.

• Comment allez-vous assurer la sécurité de vos données ? Par exemple, instaurer un système d’authentification des accès à distance peut être judicieux pour prévenir la fuite, la perte ou pire, le vol des données sensibles. En parallèle, et pour éviter les cyberattaques, demandez-vous comment vous allez sécuriser vos flux de données : avec un VPN ? Par une mise à jour régulière des systèmes de sécurité ? Réfléchissez aux précautions indispensables.

Conseil n° 2 : identifiez & clarifiez les besoins et les attentes de vos collaborateurs

Afin de garantir le succès de votre nouvelle organisation du travail, il est primordial d’être à l’écoute des besoins de vos collaborateurs. Pour cela, vous devez obtenir l’opinion de chacun, mais aussi récolter les doutes et les appréhensions sur les modalités du travail hybride que vous souhaitez mettre en place.

Par la suite, et selon les réponses obtenues, vous évaluerez dans quelles mesures elles correspondent à vos exigences.

💡 Notre conseil : Vous pouvez organiser des groupes de discussions pour trouver un consensus avant de présenter et de communiquer à l’ensemble de vos collaborateurs la politique de travail hybride définitive. Vous pouvez également envisager de former un comité de suivi pour mesurer le succès de cette nouvelle organisation du travail.

Conseil n° 3 : définissez un référentiel commun afin d’harmoniser les pratiques du travail hybride

Après avoir recueilli les besoins et les attentes de chacun de vos collaborateurs, il est important de définir un référentiel commun, en posant un cadre précis et des règles communes.

Pour vous aider, voici quelques questions dont la réponse mérite d’être intégrée dans votre politique/charte de télétravail :

• combien de jours de télétravail hebdomadaire, allez-vous allouer à vos collaborateurs ?
• les jours de télétravail sont-ils fixes ou variables ?
• quels sont les lieux acceptés pour l’effectuer (domicile, espaces de coworking, etc) ?
• le télétravail est-il autorisé lors des meetings d’équipe ?
• quels sont les outils collaboratifs mis à disposition pour effectuer des réunions à distance ?
• sur quelle plage horaire le collaborateur se doit d’être joignable ?
• faut-il mettre en place une charte dédiée à la déconnexion ?
• etc.

Ces éléments vous permettront de prévenir les éventuels problèmes qui peuvent survenir durant les premières périodes de « test » de cette nouvelle organisation du travail.

Conseil n° 4 : garantissez les besoins matériels de vos collaborateurs

Afin de garantir le succès et la durabilité du travail hybride, vous devez fournir à vos collaborateurs les meilleures conditions de travail possible. Notamment, pour garantir leur autonomie dans les missions à distance – éviter les soucis d’ergonomie – leur permettre d’être performant et de télétravailler dans un environnement serein.

Dès lors, il est conseillé de leur fournir un équipement informatique adéquat, comme :

• un ordinateur portable et/ou fixe avec une caméra,
• un clavier et une souris d’ordinateur,
• un micro-casque pour les téléconférences,
• les fournitures de bureau essentielles : cahiers, stylos, surligneurs, classeurs, etc.
• dans certains cas : du mobilier peut aussi être offert par l’entreprise (chaise, bureau, etc.).

Conseil n° 5 : accompagnez le travail hybride en faisant le choix du desk sharing

Le déploiement du travail hybride, mêlant présentiel et distanciel conduit régulièrement à ce qu’une partie de vos bureaux restent vides durant plusieurs jours. Malheureusement, cela peut représenter un coût important pour votre entreprise.

De plus, avec une partie de vos collaborateurs en télétravail, posséder de grands locaux pour travailler ne se justifie plus. Dès lors, c’est peut-être l’occasion de réduire la superficie de ces derniers, optimiser le taux d’occupation et réaliser de belles économies (en moyenne : jusqu’à 25 %).

C’est pourquoi, la mise en place du travail hybride va de pair avec une réorganisation et une optimisation de vos espaces de travail !

💡 Notre conseil : envisagez de digitaliser votre transition en optant pour le desk sharing. Cela vous permet d’accompagner vos collaborateurs dans l’adoption de ces nouveaux modes de travail flexible. Par exemple, au travers d’une application dédiée, comme Sharvy, vos collaborateurs peuvent réserver un poste de travail. En parallèle, ils peuvent prendre connaissance des disponibilités durant les prochains jours. Cela leur permet d’organiser plus facilement leur semaine en fonction de leurs souhaits et/ou de leurs contraintes personnelles.

Conseil n° 6 : adaptez votre management au travail hybride

En opérant une transition vers une organisation du travail hybride, vous allez obligatoirement devoir adapter votre management à cette dernière. Par conséquent, votre objectif est de parvenir à trouver le subtil équilibre entre l’autonomie, l’accompagnement, la confiance et le suivi des activités de vos collaborateurs.

En parallèle, il vous faut trouver les outils adéquats pour maintenir le lien, à la fois hiérarchique, mais également entre les membres de votre équipe.

💡 Notre conseil : Il peut être judicieux d’organiser et de programmer de nouveaux rituels (point hebdomadaire, team meeting, etc.) individuels et collectifs, formels ou informels. De plus, il est important de choisir des outils collaboratifs adaptés à votre activité et surtout, acceptés par l’ensemble de vos équipes. Notamment, pour maintenir la communication et le suivi des tâches à distance. Sur ce point, nous pouvons citer Notion, Asana, Teams, Slack, etc.

Conseil n° 7 : conservez une bonne culture d’entreprise pour renforcer l’inclusion

Il n’y a pas de doutes : diffuser et maintenir une bonne culture d’entreprise est tout de même plus difficile dans une organisation hybride. Toutefois, rappelons qu’elle est indispensable pour maintenir un environnement de travail sain favorisant l’engagement et l’épanouissement de chacun, ainsi qu’une belle cohésion d’équipe.

Par conséquent, il est essentiel de prévoir des jours où toutes les équipes sont présentes en même temps. De cette façon, vous maintenez la cohésion d’équipe et vous renouvelez leur engagement en cas de baisse de leur motivation. Enfin, pensez à instaurer des moments d’interactions informels avec l’ensemble de vos équipes, par exemple en réalisant mensuellement des déjeuners et/ou des sessions de team building.

Conseil n° 8 : revoyez votre politique de stationnement afin qu’elle soit en adéquation avec votre nouvelle organisation du travail !

Ce dernier point ne nous vient pas intuitivement à l’esprit, et pourtant, il vous permet à la fois :

• d’optimiser la gestion de votre parking d’entreprise,
• d’éviter des frais supplémentaires,
• d’améliorer l’expérience collaborateur.

Effectivement, avec la mise en place du travail hybride combinée aux congés et aux déplacements quotidiens de vos collaborateurs, votre parking d’entreprise est rarement complet ! Par conséquent, de nombreuses places restent vacantes, alors que d’autres pourraient les utiliser. Pour éviter cela, et finalement, doubler le nombre de personnes ayant accès au parking, vous pouvez envisager la mise en œuvre du flex parking.

💡 Notre conseil : bénéficier d’une solution dédiée au flex parking comme Sharvy, vous permet d’une part de faire le point sur la sécurité, l’aménagement et le stationnement au sein de votre entreprise. D’autre part, de trouver des solutions aux problèmes récurrents que vous et vos collaborateurs peuvent rencontrer !

En conclusion

Il y a nul doute à dire qu’aujourd’hui, les personnes en quête d’un emploi accordent autant d’importance, si ce n’est plus, aux conditions de travail et à leur flexibilité qu’à la rémunération offerte. Il en va de même pour vos collaborateurs déjà en poste. Par conséquent, en déployant le travail hybride au sein de votre organisation, vous vous positionnez comme une entreprise moderne, attractive et soucieuse de la QVT et du bien-être de ses collaborateurs. Les retombées n’en seront que meilleures pour votre performance et pour votre marque employeur !